Wie IT-Lösungen die Workflows in Kommunen vereinfachen Die alten Akten haben ausgedient

Autor / Redakteur: Nils Dietrich / Susanne Ehneß

In deutschen Amtsstuben steht eine Zeitenwende bevor: Wo über Jahrhunderte mit Papier gearbeitet wurde, hält jetzt die digitale Akte Einzug. Doch dafür benötigen Kommunen passende IT-Lösungen.

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Serverraum des Zweckverbandes Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)
Serverraum des Zweckverbandes Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)
(Bild: KDO)

Der typische Lebenslauf einer ­Akte in deutschen Behörden hat sich seit Jahrzehnten kaum geändert. Eine Eingangsrechnung wird in der Poststelle gestempelt, ausgezeichnet und in die Gittermappe gepackt. Dann läuft sie zum Bearbeiter, wird dort sachlich richtig gezeichnet, kontiert, gebucht, ausgezahlt, und irgendwann wird das Dokument abgeheftet.

Dieser Prozess ist nicht nur aufwendig, sondern auch zeitintensiv: „Der Workflow kann zu Beginn des 21. Jahrhunderts effizienter und schneller gestaltet werden“, kommentiert Dr. Rolf Beyer, Geschäftsführer des Zweckverbands Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO).

Zu den Kunden des Unternehmens gehört die niedersächsische Samtgemeinde Altes Amt Lemförde, wo die Abläufe noch bis zum Jahresbeginn die althergebrachten waren. „Mit einem Dokumentenmanagementsystem werden wir die Aktenhaltung im Rathaus schrittweise digitalisieren und die Prozesse damit deutlich vereinfachen. Digitale Steuerakte und Rechnungseingangsworkflow sind bereits eingerichtet worden“, erklärt Gerd-Dieter Bühning, Projektleiter und allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters.

Akten immer griffbereit

Die ersten Effekte der Umstellung haben sich schon nach kurzer Zeit bemerkbar gemacht. Heute werden keine Aktenkopien der Rechnungen in den Fachämtern mehr benötigt, weil alles automatisch durch die neue Lösung abgedeckt wird. Belege und Rechnungen können zudem mithilfe einer Suchfunktion in der Software einfach und schnell gefunden werden, die Verwaltung ist jederzeit auskunftsfähig.

„Jetzt können mehrere Personen gleichzeitig einen Aktenvorgang einsehen, und auch unabhängig vom Arbeitsplatz ist ein Zugriff möglich“, sagt Bühning. Ablage-, Such- und Wegezeiten entfallen, Anwendungen wie Microsoft Office und Outlook sind angebunden. Zudem benötige die Verwaltung kein großes Archiv mehr, das Risiko für Schäden durch Feuer oder Wasser entfalle ebenfalls.

Die Zeitenwende im Alten Amt Lemförde möglich gemacht haben der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) und die Ceyoniq Technology GmbH aus Bielefeld. Beide Unternehmen haben die modular aufgebaute ­Lösung „KDO-DMS&more“ entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse kleinerer Kommunen zugeschnitten ist. „Wir bilden sukzessive auf der Plattform ‚nscale‘ von Ceyoniq alle kommunalen Prozesse ab. Das ist überall dort der Fall, wo aktenbasiert gearbeitet wird“, erklärt Beyer.

Besonders bei Personal-, Steuer-, Bußgeld-, Sozial-, Bau- und Beschaffungsakten machen sich viele Kommunen heute noch viel Arbeit, die mit intelligenten Lösungen nicht nur deutlich reduziert, sondern auch spürbar beschleunigt werden könne.

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Verknüpfung mit Fachverfahren wichtig

Diese Beschleunigung der Prozesse machte sich auf besondere ­Weise bei der Einführung eines solchen Systems bei der Stadt Damme bemerkbar. Als dort der Rechnungseingangsworkflow eingeführt wurde, kam die Kämmerei bereits nach zwei Wochen mit ihrer Liquiditätsplanung in Verzug. „Die Rechnungen lagen auf einmal viel schneller zur Auszahlung vor. Das war zwar nur ein einmaliger Effekt, aber er zeigt die Straffung der ­Prozesse sehr schön“, berichtet Beyer. Ein Landkreis wiederum beschäftigte auf der Bußgeldstelle allein drei Mitarbeiter für den Transport von Akten – sie können jetzt für andere Aufgaben eingesetzt werden.

Der wesentliche Vorteil des DMS: Die Akten liegen digital vor und können parallel bearbeitet werden. Der sequentielle Umlauf gehört der Vergangenheit an. Dank der digitalen Signatur können Dokumente zudem von den Verantwortlichen rechtssicher richtiggezeichnet werden.

Hier hören die Möglichkeiten aber nicht auf: Das DMS muss im Optimalfall eng mit dem Fachverfahren, beispielsweise SAP ERP, verzahnt werden. Bei dem Rechnungseingangsworkflow-Template etwa können Buchungstätigkeiten von einem Fachverfahren auf automatisches Buchen im Rechnungseingangsworkflow gebucht werden. „Wenn da ohnehin Sachen ausgelesen und richtiggezeichnet werden, dann kann es das System auch buchen“, sagt Beyer.

Niedrige Schwellen notwendig

Was sich zunächst nach einem ­hohen Aufwand anhört, haben ­Ceyoniq und KDO bewusst einfach gehalten. „Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist eine nicht zu unterschätzende Organisationsherausforderung für die Verwaltung“, sagt Kai Hachmeister, eGovernment-Experte bei Ceyoniq. „Unser gemeinsamer ­Ansatz ist es, möglichst viele Prozesse abdecken zu können, und zwar in einer Art und Weise, die Kommunen eine Umsetzung ohne größere Anpassungen ermöglicht.“ Eine Grundvoraussetzung dafür sei, dass das System an die Bedürfnisse der Anwender angepasst werde und nicht umgekehrt.

Diese Flexibilität und Offenheit der Plattform „nscale“ war für KDO ausschlaggebend, als sich das Unternehmen nach einem passenden Partner für das Projekt umschaute. „Noch wichtiger für uns war, dass Ceyoniq das geplante Geschäftsmodell mitträgt“, unterstreicht Beyer.

Denn: Für Kommunen bestimmter Größenklassen sollte es eine Flatrate geben, um Planungssicherheit zu garantieren, die auch unter anderen Gesichtspunkten wichtig ist: „Jetzt muten sie mal einem Bürgermeister eine Entscheidung zu, die erst einmal kostet und erst nach ein paar Jahren Einsparungen bringt. Da wird es schwierig. Unsere Lösung führt sofort zu einer höheren Effizienz“, sagt Beyer.

Trend ist unumkehrbar

Diese Argumente kommen bei den Kommunen an, die Nachfrage steigt kontinuierlich. „Das ist ein unumkehrbarer Trend, elektronische Akten werden kommen“, unterstreicht Hachmeister. In spätestens zehn Jahren würden die Kommunen flächendeckend elektronische Akten haben. Bislang ­liege die Abdeckung nur bei zehn bis 20 Prozent. Aber: „An dem Thema kommt früher oder später keine Kommune vorbei.“

Auf der nächsten Seite: Interview mit Dr. Rolf Beyer, Geschäftsführer des Zweckverbands Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO).

Interview

Dr. Rolf Beyer
Dr. Rolf Beyer
(Bild: KDO)

Dr. Rolf Beyer, Geschäftsführer des Zweckverbands Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), über die Vorzüge elektronischer Akten.

Herr Dr. Beyer, dass IT-Lösungen enorme Effizienzgewinne generieren können, ist keine neue Erkenntnis. Warum setzt sie sich so langsam in den Kommunen durch?

Beyer: Vorweg: Die elektronische Akte wird flächendeckend kommen, das ist keine ­Frage. Nur der Zeitpunkt der Einführung ist sehr individuell von der jeweiligen Gemeinde abhängig. Der Bürgermeister etwa, der drei Jahre vor der Pensionierung steht, lädt sich ein solches Projekt vielleicht nicht mehr auf. Ob das Produkt reif ist oder der Preis stimmt, ist hier eher zweitrangig.

Wohin geht die Entwicklung auf der Angebotsseite?

Beyer: Große Kommunen sind in der Lage, sich passende Aktenlösungen bauen zu lassen. Wir als klassischer Flächendecker haben den Anspruch, Anwendungen speziell für kleine und mittelgroße Gemeinden anzubieten. Die können solche großen IT-Projekte nicht in Eigenregie stemmen. Hier gibt es einen großen Bedarf.

Auf der anderen Seite ist es unser Ziel, möglichst viele Prozesse über die IT abzudecken. Der Kern solcher Lösungen ist die Erfassung, Verarbeitung und anschließend die Archivierung von Akten. Die Herausforderung ist, weitere Workflows anzubinden, etwa bei Bußgeldern oder Beschaffungsakten. Hierfür gilt es in beide Richtungen Schnittstellen zu schaffen, von den Fachverfahren zu den Workflows und umgekehrt. Dabei muss aber die gesamte Verwaltung Schritt halten.

Wie meinen Sie das?

Beyer: Ein Beispiel, das ich an der Stelle oft bemühe, sind Bußgelder. Falschparker werden schon seit einiger Zeit elektronisch erfasst. Manche Bürger sehen das fünf Minuten später, lesen den QR-Code auf dem Knöllchen ein und bezahlen sofort per Paypal. Hier ergab sich früher die Problematik, dass das Geld eher da war als die Anzeige, weil es noch Erfassungsgeräte gab, die erst alles speicherten und abends ausgelesen wurden. Da stellte sich die Frage: Wohin mit dem Geld in der Kasse? Es muss ja zunächst eine Sollstellung geben. Heute regelt man das übrigens mit Smartphones. Aber Sie sehen: Der Teufel steckt manchmal im Detail.

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