Wie IT-Lösungen die Workflows in Kommunen vereinfachen

Die alten Akten haben ausgedient

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Interview

Dr. Rolf Beyer
Dr. Rolf Beyer
(Bild: KDO)

Dr. Rolf Beyer, Geschäftsführer des Zweckverbands Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO), über die Vorzüge elektronischer Akten.

Herr Dr. Beyer, dass IT-Lösungen enorme Effizienzgewinne generieren können, ist keine neue Erkenntnis. Warum setzt sie sich so langsam in den Kommunen durch?

Beyer: Vorweg: Die elektronische Akte wird flächendeckend kommen, das ist keine ­Frage. Nur der Zeitpunkt der Einführung ist sehr individuell von der jeweiligen Gemeinde abhängig. Der Bürgermeister etwa, der drei Jahre vor der Pensionierung steht, lädt sich ein solches Projekt vielleicht nicht mehr auf. Ob das Produkt reif ist oder der Preis stimmt, ist hier eher zweitrangig.

Wohin geht die Entwicklung auf der Angebotsseite?

Beyer: Große Kommunen sind in der Lage, sich passende Aktenlösungen bauen zu lassen. Wir als klassischer Flächendecker haben den Anspruch, Anwendungen speziell für kleine und mittelgroße Gemeinden anzubieten. Die können solche großen IT-Projekte nicht in Eigenregie stemmen. Hier gibt es einen großen Bedarf.

Auf der anderen Seite ist es unser Ziel, möglichst viele Prozesse über die IT abzudecken. Der Kern solcher Lösungen ist die Erfassung, Verarbeitung und anschließend die Archivierung von Akten. Die Herausforderung ist, weitere Workflows anzubinden, etwa bei Bußgeldern oder Beschaffungsakten. Hierfür gilt es in beide Richtungen Schnittstellen zu schaffen, von den Fachverfahren zu den Workflows und umgekehrt. Dabei muss aber die gesamte Verwaltung Schritt halten.

Wie meinen Sie das?

Beyer: Ein Beispiel, das ich an der Stelle oft bemühe, sind Bußgelder. Falschparker werden schon seit einiger Zeit elektronisch erfasst. Manche Bürger sehen das fünf Minuten später, lesen den QR-Code auf dem Knöllchen ein und bezahlen sofort per Paypal. Hier ergab sich früher die Problematik, dass das Geld eher da war als die Anzeige, weil es noch Erfassungsgeräte gab, die erst alles speicherten und abends ausgelesen wurden. Da stellte sich die Frage: Wohin mit dem Geld in der Kasse? Es muss ja zunächst eine Sollstellung geben. Heute regelt man das übrigens mit Smartphones. Aber Sie sehen: Der Teufel steckt manchmal im Detail.

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