Wie IT-Lösungen die Workflows in Kommunen vereinfachen

Die alten Akten haben ausgedient

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Verknüpfung mit Fachverfahren wichtig

Diese Beschleunigung der Prozesse machte sich auf besondere ­Weise bei der Einführung eines solchen Systems bei der Stadt Damme bemerkbar. Als dort der Rechnungseingangsworkflow eingeführt wurde, kam die Kämmerei bereits nach zwei Wochen mit ihrer Liquiditätsplanung in Verzug. „Die Rechnungen lagen auf einmal viel schneller zur Auszahlung vor. Das war zwar nur ein einmaliger Effekt, aber er zeigt die Straffung der ­Prozesse sehr schön“, berichtet Beyer. Ein Landkreis wiederum beschäftigte auf der Bußgeldstelle allein drei Mitarbeiter für den Transport von Akten – sie können jetzt für andere Aufgaben eingesetzt werden.

Der wesentliche Vorteil des DMS: Die Akten liegen digital vor und können parallel bearbeitet werden. Der sequentielle Umlauf gehört der Vergangenheit an. Dank der digitalen Signatur können Dokumente zudem von den Verantwortlichen rechtssicher richtiggezeichnet werden.

Hier hören die Möglichkeiten aber nicht auf: Das DMS muss im Optimalfall eng mit dem Fachverfahren, beispielsweise SAP ERP, verzahnt werden. Bei dem Rechnungseingangsworkflow-Template etwa können Buchungstätigkeiten von einem Fachverfahren auf automatisches Buchen im Rechnungseingangsworkflow gebucht werden. „Wenn da ohnehin Sachen ausgelesen und richtiggezeichnet werden, dann kann es das System auch buchen“, sagt Beyer.

Niedrige Schwellen notwendig

Was sich zunächst nach einem ­hohen Aufwand anhört, haben ­Ceyoniq und KDO bewusst einfach gehalten. „Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems ist eine nicht zu unterschätzende Organisationsherausforderung für die Verwaltung“, sagt Kai Hachmeister, eGovernment-Experte bei Ceyoniq. „Unser gemeinsamer ­Ansatz ist es, möglichst viele Prozesse abdecken zu können, und zwar in einer Art und Weise, die Kommunen eine Umsetzung ohne größere Anpassungen ermöglicht.“ Eine Grundvoraussetzung dafür sei, dass das System an die Bedürfnisse der Anwender angepasst werde und nicht umgekehrt.

Diese Flexibilität und Offenheit der Plattform „nscale“ war für KDO ausschlaggebend, als sich das Unternehmen nach einem passenden Partner für das Projekt umschaute. „Noch wichtiger für uns war, dass Ceyoniq das geplante Geschäftsmodell mitträgt“, unterstreicht Beyer.

Denn: Für Kommunen bestimmter Größenklassen sollte es eine Flatrate geben, um Planungssicherheit zu garantieren, die auch unter anderen Gesichtspunkten wichtig ist: „Jetzt muten sie mal einem Bürgermeister eine Entscheidung zu, die erst einmal kostet und erst nach ein paar Jahren Einsparungen bringt. Da wird es schwierig. Unsere Lösung führt sofort zu einer höheren Effizienz“, sagt Beyer.

Trend ist unumkehrbar

Diese Argumente kommen bei den Kommunen an, die Nachfrage steigt kontinuierlich. „Das ist ein unumkehrbarer Trend, elektronische Akten werden kommen“, unterstreicht Hachmeister. In spätestens zehn Jahren würden die Kommunen flächendeckend elektronische Akten haben. Bislang ­liege die Abdeckung nur bei zehn bis 20 Prozent. Aber: „An dem Thema kommt früher oder später keine Kommune vorbei.“

Auf der nächsten Seite: Interview mit Dr. Rolf Beyer, Geschäftsführer des Zweckverbands Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO).

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