Wie IT-Lösungen die Workflows in Kommunen vereinfachen

Die alten Akten haben ausgedient

| Autor / Redakteur: Nils Dietrich / Susanne Ehneß

Serverraum des Zweckverbandes Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO)
Serverraum des Zweckverbandes Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) (Bild: KDO)

In deutschen Amtsstuben steht eine Zeitenwende bevor: Wo über Jahrhunderte mit Papier gearbeitet wurde, hält jetzt die digitale Akte Einzug. Doch dafür benötigen Kommunen passende IT-Lösungen.

Der typische Lebenslauf einer ­Akte in deutschen Behörden hat sich seit Jahrzehnten kaum geändert. Eine Eingangsrechnung wird in der Poststelle gestempelt, ausgezeichnet und in die Gittermappe gepackt. Dann läuft sie zum Bearbeiter, wird dort sachlich richtig gezeichnet, kontiert, gebucht, ausgezahlt, und irgendwann wird das Dokument abgeheftet.

Dieser Prozess ist nicht nur aufwendig, sondern auch zeitintensiv: „Der Workflow kann zu Beginn des 21. Jahrhunderts effizienter und schneller gestaltet werden“, kommentiert Dr. Rolf Beyer, Geschäftsführer des Zweckverbands Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO).

Zu den Kunden des Unternehmens gehört die niedersächsische Samtgemeinde Altes Amt Lemförde, wo die Abläufe noch bis zum Jahresbeginn die althergebrachten waren. „Mit einem Dokumentenmanagementsystem werden wir die Aktenhaltung im Rathaus schrittweise digitalisieren und die Prozesse damit deutlich vereinfachen. Digitale Steuerakte und Rechnungseingangsworkflow sind bereits eingerichtet worden“, erklärt Gerd-Dieter Bühning, Projektleiter und allgemeiner Vertreter des Bürgermeisters.

Akten immer griffbereit

Die ersten Effekte der Umstellung haben sich schon nach kurzer Zeit bemerkbar gemacht. Heute werden keine Aktenkopien der Rechnungen in den Fachämtern mehr benötigt, weil alles automatisch durch die neue Lösung abgedeckt wird. Belege und Rechnungen können zudem mithilfe einer Suchfunktion in der Software einfach und schnell gefunden werden, die Verwaltung ist jederzeit auskunftsfähig.

„Jetzt können mehrere Personen gleichzeitig einen Aktenvorgang einsehen, und auch unabhängig vom Arbeitsplatz ist ein Zugriff möglich“, sagt Bühning. Ablage-, Such- und Wegezeiten entfallen, Anwendungen wie Microsoft Office und Outlook sind angebunden. Zudem benötige die Verwaltung kein großes Archiv mehr, das Risiko für Schäden durch Feuer oder Wasser entfalle ebenfalls.

Die Zeitenwende im Alten Amt Lemförde möglich gemacht haben der Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) und die Ceyoniq Technology GmbH aus Bielefeld. Beide Unternehmen haben die modular aufgebaute ­Lösung „KDO-DMS&more“ entwickelt, die speziell auf die Bedürfnisse kleinerer Kommunen zugeschnitten ist. „Wir bilden sukzessive auf der Plattform ‚nscale‘ von Ceyoniq alle kommunalen Prozesse ab. Das ist überall dort der Fall, wo aktenbasiert gearbeitet wird“, erklärt Beyer.

Besonders bei Personal-, Steuer-, Bußgeld-, Sozial-, Bau- und Beschaffungsakten machen sich viele Kommunen heute noch viel Arbeit, die mit intelligenten Lösungen nicht nur deutlich reduziert, sondern auch spürbar beschleunigt werden könne.

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Es sei die Bürgerfrage gestattet, warum wieder einmal eine so löbliche Initiative eine...  lesen
posted am 13.01.2016 um 08:41 von Unregistriert


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