Zentrale Ablage aller Kundendaten und -dokumente

Dezentrales Scannen mit Lösungen von HP

| Redakteur: Advertorial

HP PageWide Enterprise
HP PageWide Enterprise (Bild: HP)

Das Interesse am Scannen von Dokumenten wird immer größer. Multifunktionsgeräte etablieren sich daher zunehmend als Standard.

Über 3,3 Millionen Kunden mit mehr als 10,6 Millionen Verträgen vertrauen der LVM Versicherung. Sie gehört damit zu den 20 führenden Erstversicherungsgruppen in Deutschland. Durch das dichte ­Vertriebsnetz von rund 2.300 Agenturen ist die LVM bundesweit kundennah präsent.

Farbige Ausdrucke und dezentrale Scan- Möglichkeiten

Zum täglichen Geschäft der Agenturen gehört es, Angebote und Anträge für Kunden zu erstellen sowie deren Schäden aufzunehmen. Das Drucken von Dokumenten ist dabei sehr wichtig: Bei einem Angebot für eine Lebensversicherung beispielsweise umfasst ein Ausdruck rund 60 Druckseiten.

„Das Druckvolumen in den Agenturen steigt kontinuierlich, nicht zuletzt aus regulatorischen Gründen“, sagt Andrea Patten, Projektleiterin in der Abteilung DV-Organisation für Vertriebsanwendungen bei der LVM Versicherung. „Gleichzeitig wünschen immer mehr Agenturen die Möglichkeit, Dokumente farbig drucken zu können.“ Deshalb kommen bei den Agenturen seit einigen Jahren ­Multifunktionsdrucker mit HP ­PageWide Technologie zum Einsatz. Diese bringen der Versicherung deutliche Kostenvorteile im Vergleich zu Laserdruckern: Der Stromverbrauch ist wesentlich geringer, zudem sind die Verbrauchsmaterialien günstiger.

„Multifunktionsgeräte haben sich in den Agenturen mittlerweile als Standard etabliert, da das Interesse am Scannen von Dokumenten immer größer geworden ist“, so Patten. Deshalb hat das Unternehmen ein Projekt zur Integration der Geräte in die Arbeitsabläufe aufgesetzt. Ziel war es, dass alle Mitarbeiter Kundenunterlagen digital ablegen, speichern und durchsuchen können. Bis dahin wurden alle eingehenden Unterlagen vom Kunden entweder in den Agenturen in Aktenordnern abgelegt oder in der Zentrale in Münster eingescannt und damit für alle Beteiligten verfügbar gemacht – angefangen bei Bescheinigungen über ­Fotos, etwa von Schäden, bis hin zu Urkunden wie Führerschein oder Personalausweis. Dafür wurden die Unterlagen per Post in die Zentrale geschickt. Insgesamt werden bei der LVM Versicherung im Durchschnitt täglich knapp 80.000 Seiten gescannt.

Zeitvorteile für Agenturen und Kunden

„Der Zeitfaktor spielte eine wesentliche Rolle dabei, eine entsprechende Workflow-Lösung aufzusetzen: Die Unterlagen sollten schneller für den Innendienst verfügbar sein. Außerdem wollten wir den Agenturen den Weg zum komplett digitalen Aktenordner ermöglichen“, erklärt Patten.

Nach einem Vergleich unterschiedlicher Angebote entschied sich die LVM für die HP Embedded Capture Software. Die Lösung ist in das unternehmenseigene Anwendungssystem integriert. Mit wenigen Klicks greifen die Mitarbeiter im Innen- und Außendienst hier auf einheitliche Produktinformationen und Vertragsdaten zu. Dies erleichtert nicht nur die Arbeitsabläufe im Unternehmen, sondern ermöglicht den Mitarbeitern auch, die Anliegen ihrer Kunden schnell zu bearbeiten.

„Die Agenturen loben, dass die ­Lösung einfach zu bedienen ist. Sie haben darüber hinaus eine saubere, zentrale Ablage aller Kundendaten und -dokumente und ersparen sich künftig die Papierablage in Aktenordnern. Auch das Wiederfinden von Dokumenten funktioniert wesentlich einfacher. Letztlich haben die Agenturen damit Zeit für den Vertrieb gewonnen.“

Zeit gewinnt die LVM Versicherung durch die Digitalisierung der Dokumente auch bei der Bearbeitung im Innendienst. Dies kommt auch den Kunden zugute: „Schadensfälle beispielsweise können wir somit heute schneller bearbeiten, da durch das dezentrale Scannen und Speichern der Postversand entfällt“, freut sich Patten. Sie rechnet damit, dass aufgrund der Vorteile in Zukunft sämtliche Agenturen mit der neuen Lösung von HP arbeiten.

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