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Stadtwerke Bad Nauheim Deutlich weniger Inventuraufwand durch Cloud-basierte Stichproben

Redakteur: Gerald Viola

„Neue Wege mit Erfahrung“ lautet die Philosophie der Stadtwerke Bad Nauheim. Neue Wege gehen die Stadtwerke auch bei der Inventur mithilfe der Software INVENT Xpert von INFORM. Die Cloud-basierte Stichprobeninventur hat den Zählaufwand im Lager von 130 auf 35 Stunden reduziert.

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Stichprobeninventur dank Cloud: Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben
Stichprobeninventur dank Cloud: Mehr Zeit für die eigentlichen Aufgaben
(Foto: Stadtwerke Bad Nauheim)

70 Mitarbeiter in Technik und Verwaltung sorgen bei den Stadtwerken Bad Nauheim täglich dafür, dass Energie- und Trinkwasser zuverlässig und sicher bei den Einwohnern der Stadt ankommen. Damit die Ressourcen stets in gleichbleibend hoher Qualität vorliegen, führt das Team regelmäßige Leitungskontrollen durch und investiert kontinuierlich in die Instandhaltung und Erneuerung der Versorgungsleitungen.

Für Reparaturen, Instandhaltungen und Neubaumaßnahmen wie auch für Anschlüsse in Privathaushalten oder Unternehmen werden unterschiedlichste Materialien benötigt. Darunter fällt alles von PE-Leitungen über Strom- und Wasserzähler bis hin zu Leuchtmitteln.

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2.216 Artikel umfasst das zweistöckige Lager auf dem Werksgelände in Bad Nauheim. Um das Lager­management kümmern sich zwei Mitarbeiter in der Materialwirtschaft und ein Einkäufer. Warenein- und -ausgänge erfasst das Team mithilfe des IT-Systems LIMA (ASP) von rhenag.

Bis 2010 führten die Stadtwerke eine Vollinventur durch. Dabei nahm das Team jede einzelne Lagerposition anhand von Zählzetteln aus LIMA händisch auf. Die Ergebnisse wurden im IT-System erfasst und im Anschluss Prüflisten erstellt. Bei größeren Abweichungen mussten die Lagerarbeiter die betroffenen Positionen noch einmal nachzählen und Korrekturen im System vornehmen.

Stichprobeninventur sticht Vollerhebung aus

Bei den riesigen Artikelmengen bedeutete die damals gängige Vollerhebung einen hohen Zeit- und Personalaufwand. Simone Güldner, Leiterin Rechnungswesen und Controlling bei den Stadtwerken Bad Nauheim, erinnert sich:

„Wir mussten das Lager bei jeder Vollinventur für drei bis vier Tage schließen. Acht Mitarbeiter haben dann rund 130 Stunden lang gezählt – das hat enorm viel Zeit und Manpower gekostet.“ Ein neues, IT-gestütztes Erhebungsverfahren musste her, ohne das Budget unnötig zu strapazieren.

Die Möglichkeiten, die eine Stichprobeninventur bietet, klangen verlockend: Bei dem gesetzlich anerkannten, mathematisch-statistischen Verfahren müssen nur noch wenige Artikel oder Lagerplätze gezählt werden.

Unternehmen können so ihren Inventuraufwand um bis zu 99,99 Prozent senken. Das Ergebnis der Stichprobeninventur hat dabei qualitativ den gleichen Aussagewert wie das einer Vollinventur.

Die Stadtwerke Bad Nauheim gingen aber noch einen Schritt weiter: Sie entschlossen sich für eine permanente Stichprobeninventur in der Cloud.

Cloud Computing bedeutet Software direkt über das Internet zu beziehen und zu nutzen. Laut einer aktuellen Umfrage des Branchenverbands BITKOM soll der Umsatz mit Cloud Services in Deutschland bis 2015 auf rund 13 Milliarden Euro steigen – mehr als drei Mal so viel wie heute.

„Wir haben Cloud Computing von Anfang an als große Chance gesehen, unsere Flexibilität bei der Inventur zu erhöhen“, sagt Güldner und erklärt: „Mit der Cloud-basierten Stichprobeninventursoftware INVENT Xpert von INFORM entfallen zeitraubende und kostenintensive Softwareinstallationen, Wartungen und Systemupdates. Wir können durch die Cloud Software schnell und einfach auf neueste Technologiestandards zugreifen und immer mit der aktuellsten Softwareversion arbeiten.“

Bei der On-Demand-Version von INVENT Xpert weichen Anfangsinvestitionen und Lizenzkosten einer einmaligen Nutzungsgebühr pro Inventur. Gerade für IT-Anwendungen, die nur einmal im Jahr zum Einsatz kommen, wie eine Inventur-Software, bietet Cloud Computing deshalb eine Alternative.

Neben der Kombination von Stichprobeninventur und Cloud Computing bot INVENT Xpert aber noch einen entscheidenden Vorteil für die Stadtwerke: „Wir hatten zunächst noch einen anderen Software-Anbieter im Blick. Dieser konnte uns aber letztlich wegen der fehlenden Schnittstelle zu LIMA nicht überzeugen“, so Güldner.

Inventur durch Hochrechnung

Die Stadtwerke Bad Nauheim erhalten ihre Datenbasis, mit einer Auflistung aller Artikelstämme und Bestände, nach wie vor aus LIMA. Diese Buchdaten werden an INFORM übermittelt.

INVENT Xpert errechnet daraufhin den Stichprobenumfang, die Schichteinteilung und die aufzunehmenden Inventurpositionen. Nachdem die Stadtwerke die Inventur mit nur noch wenigen Stichproben durchgeführt haben, startet INVENT Xpert mit der Hochrechnung des Lagerbestands.

Die Ergebnisse können von den Inventurverantwortlichen schließlich einfach über das Internet abgerufen werden.

Den ersten Inventurlauf mit der neuen Cloud-basierten Stichproben­inventursoftware führten Simone Güldner und ihr Team im Dezember 2011 durch. Durch die standardisierten Schnittstellen zwischen INVENT Xpert und LIMA kann die Inventur im laufenden Betrieb kontrolliert und verfolgt werden.

„Im direkten Vergleich mit der Vollinventur hat sich der Zeit- und P­ersonalaufwand d­eutlich reduziert. Während früher acht Mitarbeiter insgesamt 130 Stunden lang gezählt haben, wickeln wir die Inventur heute zu fünft in gerade einmal 35 Stunden ab. Das entspricht einer reinen Zeitersparnis von 73 Prozent“, freut sich Güldner.

Statt 2.216 Artikel bei der Voll­erhebung, müssen bei der Stichprobeninventur insgesamt nur noch 598 Artikel gezählt werden. Das hat den Inventuraufwand bei den Stadtwerken Bad Nauheim von 16 auf 4 Manntage gestrafft. Durch die Bereitstellung in der Cloud ist zudem ein schneller und flexibler Zugriff auf den Inventurbericht möglich.