DMS Expo in Köln Deutlich schneller und effizienter

Autor / Redakteur: Nicole Körber / Gerald Viola

Knappe Kassen, aber steigende Anforderungen durch eine Vielzahl von Vorgaben – dies ist die Situation in der Öffentlichen Verwaltung. Die kommunalen Einrichtungen und Behörden stehen auf der einen Seite in der Pflicht, verstärkt Dienstleistungen im Internet anzubieten. Auf der anderen Seite müssen sie ihre Prozesse effizienter gestalten, um dem Bürger diese Services trotz engem Budget zur Verfügung stellen zu können.

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DMS Expo in Köln: Schriftgut elektronisch verwalten
DMS Expo in Köln: Schriftgut elektronisch verwalten
( Foto: Koelnmesse )

Wichtige Instrumente zur Umsetzung dieser Anforderungen sind Systeme für das Informations- und Dokumentenmanagement, wie sie auf der DMS Expo in Köln gezeigt werden. Wer sich über diese Technologien informieren will, kommt an der Fachmesse nicht vorbei. Vom 15. bis 17. September demonstrieren die Aussteller in Halle 7 des Messegeländes, wie sie mit ihren Produkten und Dienstleistungen das Thema eGovernment unterstützen.

So führt etwa der Einsatz einer elektronischen Akte dazu, dass Dokumente stets richtig abgelegt werden und sich die Zeit für Nachbearbeitungen reduziert. Die elektronischen Schriftstücke stehen dann im Bedarfsfall auch schnell wieder zur Verfügung – und zwar jedem Mitarbeiter, der einen Zugriff benötigt. Gleichzeitig lagern die Unterlagen im digitalen Archiv revisionssicher und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Umfassende Lösungen für den Posteingang sorgen dafür, dass das Amt für den Bürger auf allen Kommunikationskanälen erreichbar ist – über den klassischen Postweg, per Fax, per eMail oder über ein Online-Formular.

Durch eine Digitalisierung der eingehenden Dokumente werden die Informationen frühzeitig auf ihrem elektronischen Weg durch die Behörde geschickt. Medienbrüche werden abgebaut. Die Folge: Die Anliegen der Bürger lassen sich schneller bearbeiten, die Mitarbeiter in der Verwaltung werden entlastet. Auch die Kommunikation zwischen den Behörden kommt auf Trab.

Erster Schritt auf dem elektronischen Weg

Entscheidend ist bereits die Auswahl des Geräts, das aus den Papierunterlagen elektronische Dateien macht. So hat etwa Plustek (Stand I 012) Scanner entwickelt, die laut eigener Aussage speziell auf die Anforderungen in staatlichen und kommunalen Einrichtungen zugeschnitten sind. Das Gerät BS36 ist zum Beispiel dafür ausgelegt, Seiten aus Büchern oder gebundenen Dokumenten zu digitalisieren. Der A4-Flachbettscanner BS28 ist besonders für den Einsatz im Pass- und Meldewesen vorgesehen. An kleine und mittlere Behörden sowie Institutionen richtet sich der Hersteller mit dem BS15. Durch die Kombination von Flachbetttechnik und ADF – also automatischem Dokumenteneinzug – seien eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten in einem Gerät vereint.

Eine netzwerkfähige Scan-Station zeigt Avision am Stand D 010. Mit dem Produkt @V2800 lassen sich gescannte Seiten als Dateien im Netzwerk ablegen – über die ProtokolleHTTP, HTTPS, FTP und CIFS. Das Gerät leitet die Scans aber auch direkt per eMail weiter. Im Adressbuch können Nutzer bis zu 2.000 Kontakte hinterlegen und bis zu 100 Gruppen definieren. Als Kopierer gibt das Gerät außerdem 32 Seiten in der Minute aus, wobei von einer Vorlage bis zu 99 Kopien erstellt werden können.

Das Scannen ist aber nur der erste Schritt bei der elektronischen Bearbeitung von Dokumenten. Systeme für das Inputmanagement nehmen sich der Unterlagen nach ihrer Digitalisierung an – etwa um Daten zu extrahieren und auf die verschiedenen Prozesse innerhalb der Institution oder Behörde zu verteilen.

Die Lösung Scanprod der Bundesdruckerei (Stand G 050) übernimmt das Scannen sowie die anschließende Bearbeitung. Für das Deutsche Patent- und Markenamt zum Beispiel bringt die Bundesdruckerei unveröffentlichte Patentschriften in die elektronische Form. Der Vorgang startet mit dem Prüfen, Selektieren und Scannen der eingehenden Dokumente. In weiteren Schritten folgen unter anderem die Erfassung der Daten, eine automatische Texterkennung, eine manuelle Korrektur der Informationen sowie eine automatische Qualitätskontrolle.

Beispiele, wie sich der Posteingang in der Öffentlichen Verwaltung auf Trab bringen lässt, kann auch Anydoc vorweisen. So setzt etwa der Kanton Basel-Landschaft die OCR-Lösung des Anbieters ein, um handschriftlich und maschinell geschriebene Steuererklärungen zu erfassen. Auf diese Art werden jährlich über 60.000 mehrseitige Dokumente bearbeitet. Laut Anydoc konnte die kantonale Steuerverwaltung dadurch ihre Effizienz steigern und Kosten reduzieren. Messebesucher haben die Möglichkeit, sich über dieses und andere Einsatzszenarien noch eingehender am Stand E 021 zu informieren.

Speziell auf die Bearbeitung von Post, die in kleinen Mengen und auf den klassischen Weg in die Organisation kommt, hat ASinteg (B 003) sein Produkt ausgerichtet. Vario Mail Desktop besteht aus einem Bildaufnahmetisch und einem Standard-PC. Damit lassen sich Briefe und Päckchen an einem Arbeitsplatz erfassen, speichern und nachverfolgen oder Redressen bearbeiten. Die Lösung liest Postident-Barcodes, 2D-Codes und Adressen mithilfe einer integrierten Bildbearbeitungssoftware und speichert die Informationen in einer Datenbank. Zusätzlich können Tageslisten erzeugt werden.

Eine Integrationsplattform für alle Technologien, die in die Dokumentenerfassung involviert sind, bietet Foxray (Stand G 030). Über standardisierte Schnittstellen lassen sich Drittsysteme an die Lösung Xbound anbinden. Anwender können dann die Prozesse auf Basis eines grafischen Designers definieren und die Abläufe in Echtzeit überwachen. Alle für den Posteingang benötigten Funktionen stehen in Bibliotheken zur Verfügung. Bestimmte Produkte von Partnern sind bereits vorinstalliert – etwa für die qualifizierte Signatur. Die Lösung bietet außerdem Analyse- und Reportingfunktionen.

Eine besondere Art von eingehenden Dokumenten sind Rechnungen. Für ihre Bearbeitung haben Anbieter daher auch spezielle Lösungen entwickelt. So erledigt der Dienstleister Itella (Stand G 057) mit seiner Plattform Exchange für die Anwender die Erfassung der Forderungen. Die Lösung nimmt alle Rechnungen – elektronisch wie papiergebunden – zentral entgegen und bereitet diese für die digitale Weiterverarbeitung vor. Weiter geht es dann mithilfe des Workflow-Werkzeugs von Itella oder auch mit den Tools, die im ERP-System des Anwenders integriert sind. Der Empfänger erhält dabei einen einheitlichen Datenstrom. Itella übernimmt aber auch den Versand der Rechungen – über den klassischen Postweg, als eRechnung oder in Form der direkten Datenübertragung per EDI.

Wer seinen Rechnungseingang nicht auslagern möchte, kann sich zum Beispiel das Portfolio von Codia anschauen. Am Partnerstand des Branchenverbands VOI (Stand E 081/G 080) zeigt das Systemhaus eine entsprechende Lösung auf Basis des Archiv- und Dokumentenmanagementsystems d.3 von d.velop. Messebesucher können den kompletten Vorgang besichtigen – vom Erfassen der Eingangsbelege mit automatischer Erkennung bis hin zur revisionssicheren Belegablage in d.3. Neben dem Umgang mit Rechnungen unterstützt Codia aber auch den kompletten Posteingang sowie eine vollständig elektronische Aktenführung inklusive Vorgangsbearbeitung. Die Werkzeuge sind laut Anbieter in die Fachverfahren Infoma newsystem kommunal, AB Data, H&H sowie Finanz+ integriert.

Virtuelle Akte sorgt für Übersicht

Durch die Integration mit d.3 macht Codia deutlich, wann Organisationen der Öffentlichen Verwaltung den größten Nutzen aus Informations- und Dokumentenmanagement ziehen: Nämlich dann, wenn entsprechende Systeme den gesamten Lebenszyklus eines Schriftstücks im Griff haben. Will heißen: Das Dokument wird Teil einer elektronischen Akte und steht dort für alle Prozesse zur Verfügung.

So zeigt zum Beispiel WeWebU am IBM-Stand (Stand E 020 / C 021) sein Produkt Openwork-Desk. Durch die Kombination von Rollenmanagement und virtuellen Aktenstrukturen lässt sich damit unter anderem die Verteilung eingehender Dokumente oder auch das Vier-Augen-Prinzip bei ausgehenden Dokumenten ohne Workflow-Engine umsetzen. Die Software von WeWebU ist auch in Microsoft Office integrierbar – ohne Client-Installation.

Zu seiner ECM-Lösung (Enterprise Contentmanagement) bietet Windream (Stand E 003/G 004) ebenfalls einen elektronischen Aktenplan an. Die Mitarbeiter in Ämtern und Institutionen können damit Dokumente, die im ECM-System gespeichert sind, mit einem Aktenzeichen versehen. Die Zuordnung erfolgt über einen strukturierten Auswahldialog, der den aktuellen Aktenplan der Behörde abbildet. Außerdem lassen sich zusätzliche Informationen in ein Beschreibungsfeld eintragen, zum Beispiel Art und Inhalt eines assoziierten Dokuments.

Um Anwendern den Umgang mit elektronischer Aktenführung und Dokumentenmanagement zu erleichtern, hat Fabasoft (Stand G 031) am Frontend seiner eGov-Suite gebastelt. Die speziell für den Öffentlichen Sektor entwickelte Workflow- und Dokumentenlösung gibt es in der neuen Version mit zwei unterschiedlichen Benutzeroberflächen. Der Cappuccino-Modus bietet das klassische Frontend mit allen Menüleisten und Funktionen. Im Espresso-Modus stehen dem Nutzer dagegen ausgewählte Menüleisten und Funktionen zur Verfügung – wie etwa eine vereinfachte Sicht auf Formulare und Metadaten.

Wie man die Handhabung von Akten in Institutionen elektronisch unterstützt, weiß auch Anbieter LIB-IT (Stand I 001). Denn das Hochschulservice-Zentrum Baden-Württemberg sowie einige Fachhochschulen des Landes nutzen dessen Informationsmanagementsystem Filero für die Archivierung nach einem landeseinheitlichen Aktenplan und für die Mail-Ablage. Dabei sind keine vorgegebenen Datenstrukturen zu beachten, die Umsetzung einer bedarfsorientierten Ablage ist möglich.

Über den Einsatz von Dokumentenmanagement im öffentlichen Bereich können sich Messebesucher außerdem am Stand der Dokumenten Management GmbH (Stand E 061 /F 060) informieren. So verwenden etwa die Stadtwerke Geretsried die Lösung lobodms für vielfältige Aufgaben – von der Verwaltung von Bescheiden bis zum Schriftverkehr.

Ohne zeitaufwendige Software-Installationen und EDV-Schulungen kommen Behörden und Einrichtungen aus, die das Archivsystem BvLarchivio nutzen. Dies verspricht zumindest Anbieter BvL Bürosysteme (Stand H 071/I 068). Denn Anwender müssen sich die kleine Box nur ins Büro stellen und an Netzwerk sowie Stromnetz anschließen. Das Betriebssystem ist bereits auf einer integrierten Festplatte installiert. Zusätzlich gibt es eine Daten- und zwei Sicherungsplatten. Die Archivierung erfolgt direkt vom PC aus. Der Nutzer – so der Hersteller – benötigt lediglich einen Browser.

Für Dokumente, die bereits in einem digitalen Archiv lagern, hat Research Engineers (Stand G 001) eine Client-Lösung entwickelt. Diese soll den Zugriff auf die Unterlagen vereinfachen. Unter anderem setzt die Deutsche Rentenversicherung – Knappschaft Bahn See (KBS) dieses Software-Produkt für ihr IBM-Archiv ein. In Verbindung mit der Komponente eReview ist der Divarc-Richclient in der Lage, unterschiedliche Arten von Dokumententypen und den dazugehörigen Metadaten zu speichern, zu verwalten und anzuzeigen. Der Client basiert auf der Entwicklungsplattform Eclipse. Die Lösung ist SOA-konform (serviceorientierte Architektur), Geschäftslogik und Darstellung der Daten sind voneinander getrennt.

Einen speziellen Client für den Archivzugriff präsentiert auch Docuware (Stand C 004) auf der DMS Expo. Der Webclient ist Teil der aktuellen Version des hauseigenen Archivsystems. Damit können Nutzer ein Dokument aufrufen und dieses direkt aus dem Browser heraus per eMail verschicken – in PDF-Form oder als Link. Die Mail-Anwendung öffnet sich automatisch. Anmerkungen oder Stempel, die mit Docuware auf dem Schriftstück angebracht wurden, können in das PDF eingefügt oder auch weggelassen werden. Das Dokument selbst bleibt im Archiv im Tiff-Format gespeichert. Verschickt der Anwender den Link, greift der Empfänger über diesen direkt auf die aktuelle Version des Dokuments im Archiv zu.

Anwender berichten aus der Praxis

Wer sich auf der Messe über den Einsatz von Dokumentenmanagement im Öffentlichen Sektor kundig machen möchte, dem stehen dafür aber nicht nur die Stände der Aussteller zur Verfügung. Am 16. und 17. September findet der Praxistag für Kommunen zum Thema eGovernment statt, bei dem Anwender und Branchenexperten zu Wort kommen. Hier gibt es Informationen, wie die elektronische Kommunikation mit dem Bürger sicher und rechtskonform aufgebaut werden kann. Weitere Themen sind die Dienstleistungsrichtlinie EU-DLR und das gerade gestartete Projekt D 115. Am zweiten Tag wird vor allem ein Blick auf die künftige Entwicklung der Verwaltung geworfen – und zwar aus Sicht der Bürger und der Wirtschaft.

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