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Erster Schritt auf dem elektronischen Weg

Entscheidend ist bereits die Auswahl des Geräts, das aus den Papierunterlagen elektronische Dateien macht. So hat etwa Plustek (Stand I 012) Scanner entwickelt, die laut eigener Aussage speziell auf die Anforderungen in staatlichen und kommunalen Einrichtungen zugeschnitten sind. Das Gerät BS36 ist zum Beispiel dafür ausgelegt, Seiten aus Büchern oder gebundenen Dokumenten zu digitalisieren. Der A4-Flachbettscanner BS28 ist besonders für den Einsatz im Pass- und Meldewesen vorgesehen. An kleine und mittlere Behörden sowie Institutionen richtet sich der Hersteller mit dem BS15. Durch die Kombination von Flachbetttechnik und ADF – also automatischem Dokumenteneinzug – seien eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten in einem Gerät vereint.

Eine netzwerkfähige Scan-Station zeigt Avision am Stand D 010. Mit dem Produkt @V2800 lassen sich gescannte Seiten als Dateien im Netzwerk ablegen – über die ProtokolleHTTP, HTTPS, FTP und CIFS. Das Gerät leitet die Scans aber auch direkt per eMail weiter. Im Adressbuch können Nutzer bis zu 2.000 Kontakte hinterlegen und bis zu 100 Gruppen definieren. Als Kopierer gibt das Gerät außerdem 32 Seiten in der Minute aus, wobei von einer Vorlage bis zu 99 Kopien erstellt werden können.

Das Scannen ist aber nur der erste Schritt bei der elektronischen Bearbeitung von Dokumenten. Systeme für das Inputmanagement nehmen sich der Unterlagen nach ihrer Digitalisierung an – etwa um Daten zu extrahieren und auf die verschiedenen Prozesse innerhalb der Institution oder Behörde zu verteilen.

Die Lösung Scanprod der Bundesdruckerei (Stand G 050) übernimmt das Scannen sowie die anschließende Bearbeitung. Für das Deutsche Patent- und Markenamt zum Beispiel bringt die Bundesdruckerei unveröffentlichte Patentschriften in die elektronische Form. Der Vorgang startet mit dem Prüfen, Selektieren und Scannen der eingehenden Dokumente. In weiteren Schritten folgen unter anderem die Erfassung der Daten, eine automatische Texterkennung, eine manuelle Korrektur der Informationen sowie eine automatische Qualitätskontrolle.

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