DMS Expo in Köln

Deutlich schneller und effizienter

14.09.2009 | Autor / Redakteur: Nicole Körber / Gerald Viola

DMS Expo in Köln: Schriftgut elektronisch verwalten
DMS Expo in Köln: Schriftgut elektronisch verwalten

Knappe Kassen, aber steigende Anforderungen durch eine Vielzahl von Vorgaben – dies ist die Situation in der Öffentlichen Verwaltung. Die kommunalen Einrichtungen und Behörden stehen auf der einen Seite in der Pflicht, verstärkt Dienstleistungen im Internet anzubieten. Auf der anderen Seite müssen sie ihre Prozesse effizienter gestalten, um dem Bürger diese Services trotz engem Budget zur Verfügung stellen zu können.

Wichtige Instrumente zur Umsetzung dieser Anforderungen sind Systeme für das Informations- und Dokumentenmanagement, wie sie auf der DMS Expo in Köln gezeigt werden. Wer sich über diese Technologien informieren will, kommt an der Fachmesse nicht vorbei. Vom 15. bis 17. September demonstrieren die Aussteller in Halle 7 des Messegeländes, wie sie mit ihren Produkten und Dienstleistungen das Thema eGovernment unterstützen.

So führt etwa der Einsatz einer elektronischen Akte dazu, dass Dokumente stets richtig abgelegt werden und sich die Zeit für Nachbearbeitungen reduziert. Die elektronischen Schriftstücke stehen dann im Bedarfsfall auch schnell wieder zur Verfügung – und zwar jedem Mitarbeiter, der einen Zugriff benötigt. Gleichzeitig lagern die Unterlagen im digitalen Archiv revisionssicher und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen. Umfassende Lösungen für den Posteingang sorgen dafür, dass das Amt für den Bürger auf allen Kommunikationskanälen erreichbar ist – über den klassischen Postweg, per Fax, per eMail oder über ein Online-Formular.

Durch eine Digitalisierung der eingehenden Dokumente werden die Informationen frühzeitig auf ihrem elektronischen Weg durch die Behörde geschickt. Medienbrüche werden abgebaut. Die Folge: Die Anliegen der Bürger lassen sich schneller bearbeiten, die Mitarbeiter in der Verwaltung werden entlastet. Auch die Kommunikation zwischen den Behörden kommt auf Trab.

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