Statement

Der Weg zur intelligenten eAkte

| Autor / Redakteur: Peter Panitz* / Susanne Ehneß

Die reine Digitalisierung von Dokumenten und anschließende Ablage in einer eAkte kann Behörden zukünftig auch vor große Herausforderungen stellen
Die reine Digitalisierung von Dokumenten und anschließende Ablage in einer eAkte kann Behörden zukünftig auch vor große Herausforderungen stellen (Bild: © Wax/ Fotolia.com)

2020 ist es soweit. Bis dahin müssen alle Bundesbehörden auf ­eAkten umgestellt haben. Das wurde im eGovernment-Gesetz verbindlich festgelegt.

Die Vorteile einer elektronischen Aktenführung scheinen auf der Hand zu liegen. Digitale Dokumente können nicht nur wesentlich platzsparender und damit kostengünstiger gelagert werden. Auch lange Bearbeitungs-, Transport- und Liegezeiten von Vorgängen werden auf ein Minimum reduziert. Die digitale Transformation schafft so für Verwaltungsorganisationen von Bund und Ländern mehr Effizienz, Sicherheit und Transparenz im Management der weiter steigenden Dokumentenflut und öffnet darüber hinaus ­bürger- und unternehmensfreundliche, barrierefreie Kommunikationswege.

Umsetzung des eGovernment-Gesetzes

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Umsetzung des eGovernment-Gesetzes

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Dokumente digitalisieren

Die reine Digitalisierung von Dokumenten und anschließende ­Ablage in einer eAkte kann Behörden zukünftig aber auch vor große Herausforderungen stellen. Denn für eine effiziente Verarbeitung von Informationen genügt es bei weitem nicht, Papierarchive oder eingehende Dokumenten zu scannen und dann manuell eAkten zuzuordnen.

Hier helfen Technologien für Text­erkennung (OCR) und intelligente Datenerfassung. Um digitalisierte Dokumente später auch wieder aufzufinden, ist die Konvertierung von papierbasierten in voll-maschinenlesbare Dokumente Grundvorausetzung. Bilddateien, wie von Scannern erzeugt, werden dabei in durchsuchbare und weiterbearbeitbare Formate umgewandelt und ermöglichen so Stichwortsuche und Verschlagwortung.

Je nach Anwendungsbedarf bietet der Markt hier IT-Lösungen sowohl für die OCR-gestützte Digitalisierung einzelner Dokumente auf Sachbearbeiter-Ebene an als auch für eine serverbasierte, automatisierte Konvertierung großer Aktenbestände und Dokumentenvolumina.

Der ultimative Schritt zur intelligenten Aktenverwaltung ist jedoch die tiefe Integration von Technologien und Softwarekomponenten für OCR, Data Capture und Klassifizierung in bestehende eAkten-Lösungen und Workflows. Dort, wo gescannte Dokumente automatisch und zeitnah der korrekten eAkte zugwiesen werden, wird effizientes, fallbezogenes und fallabschließendes Arbeiten möglich.

Der Dokumententyp eingehender (oder in Aktenbeständen archivierter) Dokumente wird nach dem Scannen automatisch erkannt, entsprechend klassifiziert und zugeordnet. Relevante Daten werden automatisch ausgelesen und in die entsprechende Fachanwendung übergeben. So bekommt der zuständige Sachbearbeiter zeitnah alle fallbezogenen Informationen in der Fachanwendung angezeigt und kann weiterführende Informationen digital per Stichwort­suche recherchieren.

Manuell wäre die Zuordnung und Datenübergabe in die Fachanwendung ein langwieriger und fehleranfälliger Prozess. Intelligente Erfassungslösungen, die an eGovernment-Suiten oder eAkten-Software angebunden sind, können diesen Prozess automatisieren und Behörden unter anderem dabei unterstützen, den heutigen Erwartungen der Verfahrensbeteiligten hinsichtlich Bearbeitungs- und ­Reaktionszeit gerecht zu werden.

Beispiel München

Die Anwendungsszenarien in staatlichen Organisationen sind vielfältig. Die Landeshauptstadt München hat beispielsweise im vergangenen Jahr damit begonnen, Bauakten digital zu verarbeiten. Mit Hilfe einer Erfassungslösung werden die Bauakten automatisch digitalisiert, klassifiziert und relevante Daten in die Fachanwendung übergeben. Die dazugehörigen ­Dokumente werden strukturiert in der eAkte abgelegt und zusätzlich im PDF/A Format zur Langzeit­archivierung übergeben. Bei bis zu drei Millionen eingehenden Papier­dokumenten pro Jahr bedeutet dies, dass die Bearbeitungszeit bei Bauanträgen signifikant verkürzt, der manuelle Aufwand und damit die laufenden Kosten für die Behörde reduziert werden können.

Der Autor: Peter Panitz
Der Autor: Peter Panitz (Bild: © www.schuller-photo.de)

Kommunen müssen Gas geben

Die Umstellung auf eAkten ist also richtig und notwendig. Alleine die Umstellung auf eine digitale Aktenführung kann jedoch nicht der Weisheit letzter Schluss sein. Um eine tatsächliche Arbeitserleichterung und Kosteneinsparungen für Behörden und Steuerzahler zu erreichen sowie Serviceorientierung und Transparenz zu steigern, braucht es intelligente IT-Systeme, die interne Abläufe unterstützen oder gar optimieren. Der Einsatz solcher Lösungen – speziell im kommunalen Bereich – ist noch spärlich gesät.

Die Umstellung auf intelligente ­IT-Systeme wird eine der zentralen Herausforderungen von Behörden in den nächsten drei Jahren werden.

* Peter Panitz, Senior Engagement Manager bei ABBYY Europe

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