„TR RESISCAN“

Der Teufel steckt wie immer im Detail

| Autor / Redakteur: Ulrich Gerke / Susanne Ehneß

Eine Scan-Richtlinie kann daher in keinem Fall eine ausreichende Gewähr dafür leisten, dass ein Mensch-Maschine-Prozess die fachliche Bearbeitung und physikalische Transformation zu 100 Prozent korrekt durchführt. Solche Fehler können nicht per Definition oder gar Zertifizierung ausgeschlossen werden, weder retrospektiv noch vorausschauend. Daher wird sich ein Richter, egal in welchem Rechtsgebiet, im Streitfall selbstverständlich nicht die freie Beweiswürdigung aller Umstände nehmen lassen.

Dieses gilt übrigens auch für die steuerliche Aufbewahrung gemäß GoBD. Die seit 1995 mehrfach wiederholte Erlaubnis des BMF zum ersetzenden Scannen bindet nicht die Finanzgerichte, sondern nur die nachgeordneten Finanzbehörden. Das ist aber ein Zusammenhang, der bereits zu Zeiten der ersetzenden Mikroverfilmung und seit über 25 Jahren in ersetzenden DMS-Scananwendungen bekannt war, berücksichtigt wurde und nicht zur Verhinderung von ersetzendem Scannen (beziehungsweise ersetzendem Verfilmen) führte.

Dieses gilt übrigens auch für durchgängig analoge, also reine Papier-basierte Erfassungsprozesse. Auch hier traten und treten in der täglichen Praxis Fehler im Papierhandling der Originale auf, die aber weder dazu führ(t)en, dass komplette Eingangskuverts unverändert archiviert wurden noch die Anerkennung der verarbeiteten Papierbelege durch Prüfer und Gerichte verhinderten.

Im Vergleich zu anderen seit Jahren angewandten Verfahren bei ordnungsgemäßen Scan- und Archivierungslösungen führt die TR Resiscan daher faktisch keine höhere Beweisqualität ein. Auch Konformitätsbehauptungen zur TR Resiscan können eine Rechtssicherheit nicht steigern (siehe Bildergalerie, Punkt 2).

Wenn sich 99 Prozent der Fehler durch menschliche Fehler einschleichen: Wie viel Wert hat dann der Nachweis, wenn die Zertifizierung mit anderen Bedienkräften gemacht wird, als denen, die am nächsten Tag oder zwei Jahre später die Erfassung durchführen? Ist es nicht vielmehr nur eine vom Anwender behauptete Qualität?

Aber dennoch, die als Empfehlung gedachte TR Resiscan ist eine weitere Handlungsoption für eine strukturierte Vorgehensweise zur Risikobewertung von Dokumenten und Implementierung von Schutzverfahren während der Dokumentenerfassung.

Welchen Aufwand verursacht TR Resiscan?

Die TR Resiscan umfasst mit den mitgeltenden Anlagen über 160 Seiten; kein leichter Lesestoff, sondern komplexe, teilweise komplizierte, vielfach leider unklare Hinweise und Angaben. Hinzu kommen Verweise auf Hunderte von Seiten aus dem BSI Grundschutz, die man berücksichtigen sollte, da die TR auf über 50 Module aus dem BSI Grundschutz (referenziert) oder diese sogar zur Anforderung erhebt.

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posted am 25.07.2018 um 10:19 von Unregistriert


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