Praxisbericht Stadt Haren (Ems)

Der frühen Rechnungserfassung gehört die Zukunft

03.01.2012 | Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Gerald Viola

Rathaus von Haren (Ems)
Rathaus von Haren (Ems)

„Dem frühen Erfassen gehört die Zukunft“, weiß Ralf Suelmann auch aus zahlreichen Gesprächen mit Kassenvertretern anderer Kommunen. Zwar sei das Thema komplex und die Einführung zum Teil recht aufwändig, der Nutzen in der täglichen Praxis aber lohne jede Mühe bei der Einführung. Interessierten Kommunen rät er, für die Projektdurchführung entsprechendes Personal einzuplanen.

In Haren (Ems) ging es vier Monate nach Doppik-Umstellung los, seit März 2011 wird Fachbereich für Fachbereich mit der d.3-Lösung ausgestattet. In einigen Abteilungen gibt es Besonderheiten, wie im Bauamt oder bei den internen Diensten, wo die Freigabeabläufe nicht ganz dem gängigen Schema entsprechen.

Diese Abteilungen widmete sich das Projektteam folglich zum Schluss, als alle anderen Fachbereiche ausgestattet waren. 48 Personen in allen Verwaltungsteilen arbeiten nach vollständigem Ausbau mit dem Rechnungsfreizeichnungsworkflow, 90 d.3 Clients gibt es in Haren (Ems) bisher insgesamt.

Bei der Ausarbeitung des Vier-Augen-Prinzips im d.3-System konnte das Projektteam in Haren (Ems) übrigens auch einige Organisationsmängel aufdecken. Diese waren bislang nicht aufgefallen – im Zuge der Lösungseinführung hat man sie nun geändert oder eliminiert. So wurden zum Beispiel die Kosten für Bürobedarf in der Vergangenheit nach einem bestimmten Schlüssel auf das ganze Haus aufgeteilt.

Über 20 Split-Buchungen entstanden dabei jedes Mal – viel zu aufwendig, um sie im elektronischen codia-Workflow abzubilden. Deshalb werden die Buchungen heute nicht mehr aufgeteilt. Stattdessen bucht die anordnende Stelle nur noch auf ein Sachkonto und die Finanzbuchhaltung löst periodisch, in der Regel vierteljährlich, mit einer Buchung alles auf.

„Die Einführung der Doppik war 2011 für alle Beschäftigten der Stadtverwaltung ein großer Schritt“, weiß Markus Honnigfort, Bürgermeister von Haren (Ems), „mehr Arbeit mit der doppelten Buchführung und der Anlagenbuchhaltung fällt an. Weil die Stadt aber gleichzeitig ihre Arbeitsabläufe durch die codia-Lösung verschlankt und beschleunigt hat und die Finanzbuchhaltung jetzt auf der anderen Seite enorm Zeit spart, konnten wir eine Personalerhöhung vermeiden und letztlich Geld sparen.“

Für die Bürger der Stadt Haren (Ems) heißt das in letzter Konsequenz: Sie sparen Steuern, weil diese Einsparung dazu beiträgt, Steuererhöhungen zu vermeiden.

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