Praxisbericht Stadt Haren (Ems)

Der frühen Rechnungserfassung gehört die Zukunft

03.01.2012 | Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Gerald Viola

Rathaus von Haren (Ems)
Rathaus von Haren (Ems)

Das Haushalts- und Rechnungswesen ist Kernstück jeder kommunalen Verwaltung. Im Zuge des Schwenks von der Kameralistik zur Doppik wird es auch dort immer wichtiger, Informationen schnell im Zugriff zu haben. Die Stadt Haren (Ems) sorgt dafür durch den Einsatz einer Lösung für automatisierte Rechnungsbearbeitung mit Freizeichnungsworkflow der codia Software GmbH, die auf dem ECM-System d.3 von d.velop basiert.

Ohne diese hätte die Kommune die aufwendige Umstellung auf doppische Buchhaltung am 1. Januar 2011 nur durch eine Personalaufstockung bewältigen können, ist sich Kassenverwalter Ralf Suelmann sicher.

Trennung von Anordnung, Ausführung und Kontrolle, dies ist in allen Kommunen das Prinzip bei der Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Es entspricht den in der Privatwirtschaft praktizierten Abläufen von Kontierung, Freigabe, Buchung und Bezahlung. Ausgaben und die damit verbundenen Buchungen dürfen demnach nur aufgrund schriftlicher Anordnungen getätigt werden.

Bei solchen Vorgängen entsteht Papier, das abgelegt werden und im Bedarfsfall schnell griffbereit sein muss. Deshalb praktiziert die Stadt Haren (Ems) schon seit 2004 das späte Erfassen von Buchungsbelegen, Rechnungen und weiteren zahlungsbegründenden Unterlagen mit einer Archivierungslösung von codia.

Für Ralf Suelmann, Kassenverwalter und Projektleiter ECM in Haren (Ems), war der Schritt zum frühen Erfassen eine logische Weiterentwicklung des bisherigen Vorgehens. Seit März 2011 scannt die Stadtverwaltung Eingangsrechnungen nun direkt nach ihrem Eintreffen ein.

Eine Erfassungskomponente des d.3-Systems liest die Rechnungskopfdaten aus und validiert sie mit den Stammdaten aus der Finanzsoftware Infoma newsystem kommunal. Die Belege werden mit den Kopfdaten anschließend in ein Rechnungseingangsbuch im ECM-System übernommen und per codia Freizeichnungsworkflow auf die einzelnen Fachbereiche zur Prüfung und Freigabe verteilt.

Workflow kennt Änderungen im Gemeindehaushaltsrecht

Dank der automatischen Erfassung der Rechnungsdaten per OCR muss nun kein Verwaltungsangestellter mehr Rechnungsdaten per Hand in die Finanzsoftware übertragen. Außerdem gelangen die Rechnungen mit dem Freizeichnungsworkflow per Knopfdruck zum Feststeller, welcher sie auf gleiche Art an den Anordnenden weitergibt.

Der Workflow berücksichtigt auch die Änderungen im neuen niedersächsischen Gemeindehaushaltsrecht, welches im Gegensatz zur alten Kassenverordnung weniger Vorschriften beinhaltet. Dies betrifft unter anderem die Frage, ob die Finanzbuchhaltung eine Rechnung noch nach Feststellung und Anordnung ändern darf. Die Lösung wurde so konfiguriert, dass dies möglich ist und der gesamte Workflow in diesem Falle nicht noch einmal durchlaufen werden muss.

Vor allem lässt sich per Volltextrecherche sofort und einfach feststellen, ob eine Rechnung bereits im Hause vorhanden ist und bei wem sie liegt. Durch das im System integrierte Rechnungseingangsbuch kann die Kasse die eingescannten Rechnungen auch bereits für die Liquiditätsplanung berücksichtigen.

Organisationsmängel wurden aufgedeckt

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