Case Study: Implementierung neuer Software Der Faktor Mensch

Autor / Redakteur: Jens Gieseler / Susanne Ehneß

IT funktioniert nur, wenn die Nutzer überzeugt werden. Dies gilt in besonderem Maße bei neuer Software. Pflegemanagerin Sarah Stölting und Schulleiter Carsten Drude haben ihre eigenen Erfahrungen bei der Einführung von Software gemacht – in diesem Falle aus dem Hause Easysoft.

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Jüngere Mitarbeiter kommen mit der neuen Technik besser zurecht und empfinden sie als Entlastung
Jüngere Mitarbeiter kommen mit der neuen Technik besser zurecht und empfinden sie als Entlastung
(Bild: Easysoft)

Es seien eher die Menschen als die Technik, die die Implementierung neuer Software schwierig machen, findet Sarah Stölting. Die Pflegemanagerin baut am Friedrich-Ebert-Krankenhaus in Neumünster mit Unterstützung des IT-Dienstleisters Soon Systems eine Lern- und Kommunikationsplattform auf. „Es sind die kleinen Schritte, mit denen die Nutzer von dem neuen Tool überzeugt werden“, sagt die ehemalige Krankenschwester. Außerdem brauche es einen Kümmerer, der die Inhalte aktualisiert und die Foren aktiviert, ist ihre Erkenntnis nach knapp drei Jahren.

Grundsätzlich stimmt Carsten Drude seiner Kollegin dahingegend zu, dass erst überzeugte und befähigte Nutzer eine Software erfolgreich machen. Allerdings hat es der Leiter der Katholischen Schule für Gesundheitsberufe in Dortmund etwas einfacher. Denn mit der Software für Seminarmanagement arbeiten inzwischen alle 30 Mitarbeiter, weil sie für ihre Arbeit noch elementarer ist als Word, Excel oder Thunderbird.

Als der 44-jährige Münsteraner 2005 an die Dortmunder Schule wechselte, hatte er es trotzdem mit dem Faktor Mensch zu tun. Denn unter dem neuen Dach fusionierten fünf Schulen mit verschiedenen Trägern. „Zwei arbeiteten bereits mit Easysoft, während drei mit Excel-Tabellen ihr Bildungsangebot organisierten“, resümiert er.

Keine Alternative

Der gelernte Krankenpfleger mit Management-Studium prüfte damals den Markt für Seminarsoftware und stellte fest: „Es gibt keinen nennenswerten Mitbewerber.“ Was immer er benötigte, um den Unterricht für 450 Azubis und Seminare für zurzeit jährlich knapp 1.000 Kursteilnehmer zu organisieren, fand er bei Easysoft.

Sein Problem dagegen waren die extrem unterschiedlichen Erfahrungen, die seine damals 20 Mitarbeiter besaßen. Deshalb arrangierte er zunächst interne Schulungen, um eine gemeinsame Grundlage zu erarbeiten. Im nächsten Schritt vertiefte er das Wissen je nach den Aufgaben, die einzelnen Mitarbeitern oder Gruppen zugeordnet waren.

So hat das Sekretariat vor allem direkten Kontakt mit neuen Schülern oder Teilnehmern. „Um die Fehlerquote zu reduzieren, hat jeder Nutzer unterschiedliche Zugriffsrechte. Er kann also nur bestimmte Bereiche lesen und bearbeiten“, erzählt Carsten Drude.

Diese Einschränkung sei zwar eine Gratwanderung, denn die Grenzen dürfen nicht zu eng gezogen sein. Aber die Mitarbeiter sollen vor allem beherrschen, was sie bearbeiten müssen, ohne bei den anderen „herumzupfuschen“ und Daten durcheinanderzubringen. Dasselbe gelte auch für die vier zentralen Stundenplaner oder die Kursleiter, die vor allem die Einsatzpläne bearbeiten.

Schulungen

Seit einem Jahr leitet er intern nur noch kurze Themen- und Frageschulungen. Beispielsweise wenn Verwaltungskräfte Schwierigkeiten mit dem Datenexport oder bei der Erstellung von speziellen Serienbriefen haben. Maximal fünf Teilnehmer treffen sich dann, es gibt aber auch gezielte Weiterbildungen für einen einzelnen Mitarbeiter.

Neue Kollegen lernen die Software auf dreitägigen Seminaren des Herstellers kennen und verfügen danach über alle wichtigen Grundlagen, um für die Schule produktiv zu werden. „Die interne Einführung hat sich in der ersten Zeit gelohnt, weil viele daran teilgenommen haben“, erklärt Drude, „eine Einzelschulung durch mich wäre jetzt nicht mehr kosteneffizient“.

Friedhelm Seiler bietet die Easysoft-Software mit einer Seminarflatrate an
Friedhelm Seiler bietet die Easysoft-Software mit einer Seminarflatrate an
(Bild: Easysoft)

Viele Impulse geben stattdessen die dreitägigen Anwenderkonferenzen, die Easysoft anbietet. Die Schule fährt dann gleich mit fünf Leuten nach Berlin – eine Person für jeden Bereich: Schulleitung, Stundenplaner, Praxisanleitung Ausbilder, Sekretariat sowie Alten- und Krankenpflege. Zurück in Dortmund fungieren sie als Multiplikatoren und tragen neues Wissen in ihre Arbeitsbereiche. „Für uns ist die Seminarorganisation ohne diese Software überhaupt nicht mehr vorstellbar“, sagt der Schulleiter.

Etliche Routinearbeiten erledigen sich fehlerlos per Knopfdruck. So ist bei 18 aktiven Kursen der akribische Stundennachweis nach 60 Minuten erledigt, inklusive der Abrechnung von 26 internen und 80 externen Dozenten. Weil die technischen Voraussetzungen in der neuen Schule erfüllt waren, funktionierte die Implementierung der Software vor Jahren beinahe reibungslos.

Lesen Sie auf der nächsten Seite mehr über die psychologische Komponente.

Psychologische Komponente

Über eintausend Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen arbeiten mit dem Seminarmanagementsystem aus dem schwäbischen St. Johann
Über eintausend Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen arbeiten mit dem Seminarmanagementsystem aus dem schwäbischen St. Johann
(Bild: Easysoft)

Doch weitaus wichtiger sei die psychologische Komponente, meint Drude. Menschen veränderten ihre Routinen ungerne. Um diese Hürde zu nehmen, müsse man ein Team motivieren. Das gelinge jedoch nur, wenn sich danach schnell Erfolge einstellen. Dazu gehörten eine gute Software und ein guter Service. So zeigt sich für den Dortmunder Qualität, wenn IT-Dienstleister wie Easy­soft Wünsche aus der Praxis aufnehmen und ihr Produkt kontinuierlich weiterentwickeln. Dass geschulte Nutzer der entscheidende Faktor für die Zufriedenheit sind, hat Easysoft anlässlich einer Kundenumfrage im April dieses Jahres festgestellt. Von den Organisationen, deren Mitarbeiter regelmäßig Schulungen besuchen, erhielt der Marktführer im Gesundheitswesen Supernoten. 1.150 deutschsprachige Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen arbeiten mit dem Seminarmanagementsystem aus dem schwäbischen St. Johann.

Friedhelm Seiler, bei Easysoft für Vertrieb und Schulungen verantwortlich, zog Konsequenzen: „Wir bieten die Software jetzt mit einer Seminarflatrate an. Wer die nimmt, kann so viele Mitarbeiter nach Berlin an unsere Akademie schicken, wie er will und zwar so oft, wie er will.“

Weil die Kommunikationsplattform des Neumünsteraner Krankenhauses internetbasiert ist und damit nicht in das klinische System inte­griert werden musste, gab es für das Projekt von Sarah Stölting wenig technische Probleme. Entscheidender war, dass die Nutzer aus dem Pflegebereich einen Arbeitsplatz finden, an den sie sich jenseits des alltäglichen Trubels zurückziehen können, um ungestört zu arbeiten. „Da sind wir noch mittendrin“, gibt die Pflegemanagerin zu.

Nutzer überzeugen

Gezielt werden etwa 90 Mitarbeiter mit der Plattform angesprochen: Multiplikatoren, Caremanager und das Pflegemanagement. „Wir wollten die Gruppen mindestens zu Beginn des Projektes klein halten, um sie mit gezielten Inhalten und klaren Aufgaben zu gewinnen“, sagt Stölting. So finden die Caremanager Besprechungsprotokolle und Informationen zu Vor- und Nachbereitung von Meetings. Die können sie zu jeder Tageszeit und von jedem internet­fähigen Computer anschauen. Außerdem werden Dokumente eingestellt, an denen alle oder zumindest viele mitarbeiten sollen. „Dadurch vermeiden wir das Chaos von unterschiedlichen Versionen, die auftreten, wenn wir per Mail arbeiten würden“, erklärt sie weiter. Schrittweise kann so eine Präsentation erarbeitet werden, über die in einem Forum auch diskutiert werden kann.

Die jüngeren Mitarbeiter tun sich mit der neuen Technik leichter als die älteren, so die Erfahrung. Wer auf Facebook bereits zu Hause ist oder Erfahrungen im eLearning besitzt, kennt das gemeinsame Arbeiten im virtuellen Netz bereits.

Die Widerstände bei den Unerfahrenen sind größer. Außerdem führt die hohe Arbeitsbelastung im Klinikalltag dazu, dass lediglich die Hälfte der 90 angesprochenen User die Plattform nutzt. So ist die Plattform für einige eine Entlastung und sinnvolle Möglichkeit, um Wissen zu erarbeiten und sich auszutauschen, während es für andere eine weitere Aufgabe ist, die sie eher belastet.

Sarah Stölting ist von den Möglichkeiten der Plattform begeistert. Entsprechend ernüchtert ist sie vom langwierigen Fortschritt. Sie empfiehlt: „Man muss das langsam und ordentlich aufbauen, nur so kann man das Vertrauen der Mitarbeiter gewinnen.“

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