Zeitgemäße Verwaltungsarbeit in Tuttlingen

Der Einzug der digitalen Ratsarbeit

| Autor / Redakteur: Kerstin Schmidt, Julia Bauer / Susanne Ehneß

Umsetzung

Nach den geleisteten Vorarbeiten wurde für die Umstellung auf papierlose Ratsarbeit schließlich die endgültige Zustimmung des Gemeinderats benötigt. Dieser Beschluss wurde in der Sitzung am 12. November 2012 eingeholt. Von insgesamt 34 Gemeinderäten haben sich 30 für die papierlose Ratsarbeit entschieden.

Nun konnten die Tablets bestellt werden. CC e-gov kam Mitte März nach Tuttlingen, nahm die Installation der notwendigen Software vor und wies die Geschäftsstelle Gemeinderat in Funktionen und Nutzung der App ein. Zur selben Zeit wurde die Geschäftsordnung für den Gemeinderat angepasst, sodass die Sitzungen auch elektronisch einberufen werden können. Für die Gemeinderäte wurden Nutzungsbestimmungen für den Umgang mit den Tablets aufgestellt, die vor allem den Datenschutz behandeln. Schließlich bekam jeder Gemeinderat, der sich für die papierlose Ratsarbeit entschieden hat, ein „iPad 4“ als Leihgabe für die Dauer seiner Amtszeit.

Schulungen

Um die App besser kennenzulernen und sich an den Gebrauch des Tablets zu gewöhnen, wurden die Räte abschließend von der Geschäftsstelle Gemeinderat geschult.

Die Schulungen fanden in kleinen Gruppen statt. Im Vordergrund stand immer, dass die Gemeinderäte Spaß an der papierlosen Gremienarbeit haben sollen und nicht unter Zwang stehen, sollten sie mit der neuen Ratsarbeit nicht klarkommen.

Im Mai 2013 war es dann so weit: Die Sitzungen konnten nun über die App abgerufen werden. Dieser Monat wurde als Probephase genutzt: Die Gemeinderäte erhielten die Sitzungsunterlagen in Papierform und über die App.

Nachdem der Probemonat ohne Komplikationen verlaufen war, konnte dann im Juni vollständig papierlos gearbeitet werden. Die Gemeinderäte zeigten viel Geduld und Verständnis und waren vor allem sehr begeistert von der einfachen Handhabung der App.

Nach über einem Jahr papierloser Ratsarbeit verbucht die Geschäftsstelle Gemeinderat das Projekt als Erfolg. Auch die Gemeinderäte sind sehr zufrieden und sogar ein bisschen stolz, Vorreiter der papierlosen Ratsarbeit zu sein.

Es werden jährlich rund 10.000 Euro Papierkosten eingespart. Die Geschäftsstelle Gemeinderat hat einen geringeren Zeitaufwand beim Versenden der Sitzungsunterlagen, und die Gemeinderäte sind klar im Vorteil, die Sitzungsunterlagen online abzurufen, da diese jetzt noch flexibler sind.

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