Zeitgemäße Verwaltungsarbeit in Tuttlingen

Der Einzug der digitalen Ratsarbeit

| Autor / Redakteur: Kerstin Schmidt, Julia Bauer / Susanne Ehneß

Ziele

  • Akzeptanz für moderne Arbeitsweise schaffen
  • Langfristige Umstellung auf
  • papierlose Ratsarbeit
  • Kosteneinsparungen durch weniger Druckkosten, Porto und Versand
  • Umweltfreundlichkeit und -schutz durch weniger Kopier-, Papier- und Energieeinsatz
  • Vereinfachung der Arbeitsabläufe
  • Frühzeitiger und zügiger Versand der Sitzungsunterlagen
  • Vereinfachter Zugriff auf Sitzungsunterlagen
  • Mobilität
  • Archivfunktion

Rathaus in Tuttlingen
Rathaus in Tuttlingen (Bild: Gemeinde Tuttlingen)

Nachdem die Ziele einmal fest gesteckt waren, konnte die Vorarbeit beginnen. Die erste Stimmungsabfrage im Gemeinderat erfolgte im Januar 2012. Hier stieß man eher auf verhaltene Reaktionen, vor allem auf Zweifel der älteren Ratsmitglieder, ob sie die moderne Technik auch beherrschten.

Zeitgleich wurde eine Umfrage bei Vergleichsgemeinden gemacht. Diese zeigte schnell, dass andere Gemeinden sich noch nicht umfassend mit dem Thema befasst haben und die papierlose Ratsarbeit generell noch in den Anfängen stand.

Entscheidung

Obwohl die Tuttlinger Gemeinderäte sich zurückhaltend geäußert hatten, kam vom Oberbürgermeister ein klares Signal zur Umstellung auf digitale Ratsarbeit. Daraufhin stellte die Geschäftsstelle Gemeinderat die Vor- und Nachteile in der Nutzung eines Notebooks und eines Tablet-PC gegenüber: Das Tablet ist nicht nur handlicher und leichter, als Ersatz für haptische Unterlagen kommt es dem Papier auch näher. Damit stand die Entscheidung für das Tablet fest.

Nun stand zur Auswahl, ob die Sitzungsunterlagen als per Mail versandte PDF-Datei oder von einer App abgerufen werden sollen. Die Geschäftsstelle Gemeinderat entschied sich für eine App, da das Abrufen der Sitzungsunterlagen so schnell und übersichtlich erfolgen kann.

Die Firma CC e-gov GmbH hatte zu dieser Zeit bereits eine vollständig entwickelte App für das Ratsinformationssystem „Allris“ auf dem Markt. Allerdings war diese lediglich für das Betriebssystem iOS erhältlich. Eine App für das Betriebssystem Android war zwar in der Entwicklung, hätte aber eine Wartezeit von mindestens einem Dreivierteljahr mit sich gebracht.

Da die Umsetzung zeitnah erfolgen sollte, wurde schnell klar, dass ein Tablet der Firma Apple für die Gemeinderäte angeschafft werden soll. Die Allris-App zeigt alle anstehenden Sitzungen an, diese können mit einem Klick abgerufen werden. Aus Datenschutzgründen ist die App mit einem Passwort verschlüsselt, sodass die nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen nicht von Dritten eingesehen werden können.

Zeitgleich wurde auch die Technik in den Sitzungs- und Fraktionsräumen entsprechend eingerichtet: Für jeden Gemeinderat gibt es heute eine Steckdose am Sitzungstisch des Sitzungssaals, der, wie die Fraktionszimmer, jeweils mit WLAN ausgestattet wurde.

So haben die Gemeinderäte die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen im Rathaus herunterzuladen und die Tablets an die Stromversorgung anzuschließen.

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