Zeitgemäße Verwaltungsarbeit in Tuttlingen Der Einzug der digitalen Ratsarbeit

Autor / Redakteur: Kerstin Schmidt, Julia Bauer / Susanne Ehneß

Tuttlingen als Vorreiter: Die digitale und damit papierlose Ratsarbeit wurde in der baden-württembergischen Kreisstadt erfolgreich eingeführt. Mit Tablets und einer passenden App können die Gemeinderäte nun schneller und kostengünstiger arbeiten.

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Der Tuttlinger Gemeinderat nutzt für seine Sitzungen iPads und spart dadurch Papier und Zeit
Der Tuttlinger Gemeinderat nutzt für seine Sitzungen iPads und spart dadurch Papier und Zeit
(Bild: Gemeinde Tuttlingen)

Die Stadt Tuttlingen mit ihren drei Ortsteilen Möhringen, Nendingen und Eßlingen ist eine große Kreisstadt mit rund 35.000 Einwohnern. Als Welthauptstadt der Medizintechnik beherbergt die Stadt knapp 600 Unternehmen aus dieser Branche. Die Stadtverwaltung beschäftigt derzeit über 700 Mitarbeiter, verteilt auf drei Dezernate und mehrere Stabsstellen, die wiederum in neun Fachbereiche sowie deren Abteilungen untergliedert sind.

Die Interessen der Bürger werden von 34 Gemeinderäten vertreten. Die vier Fraktionen und zwei Gruppen des Gemeinderats halten in einem Jahr rund 13 Sitzungen ab. Hinzu kommen die beschließenden Ausschüsse mit etwa 21 Sitzungen in einem Jahr. Insgesamt werden für diese Sitzungen pro Jahr rund 270 Vorlagen von der Verwaltung angefertigt.

IT-gestützte Gremienarbeit

Der Sitzungssaal des Tuttlinger Rathauses ist mit einem Beamer, einer Leinwand, einem festinstallierten Laptop sowie einer modernen Mikrofonanlage (eine Sprechstelle für zwei Ratsmitglieder beziehungsweise Verwaltungsmitarbeiter) ausgestattet.

Schon relativ früh – seit 2003 – arbeitet die Stadtverwaltung mit einem Rats- und Amtsinformationssystem für Gemeinderäte und Mitarbeiter. Das System erleichtert die Erstellung der Vorlagen sowie die Vorbereitung des Sitzungsdienstes. Die Gemeinderäte erhalten die Unterlagen in der Regel eine Woche vor dem Sitzungstermin in Papierform.

Darüber hinaus haben sie die Möglichkeit, die Unterlagen über einen persönlichen Zugang zum Ratsinformationssystem über ihren PC abzurufen. Die Anschaffung und Einführung der Software „Allris“ erfolgte durch die Firma CC e-gov GmbH mit Sitz in Hamburg.

Vorarbeit

2012 äußerte der Oberbürgermeister Michael Beck den Wunsch, die Ratsarbeit moderner zu gestalten. Damit gab er den Anstoß zur Umstellung auf eine papierlose Ratsarbeit. Weder in Tuttlingen noch in den umliegenden Gemeinden war der Gedanke der papierlosen Ratsarbeit bis zu diesem Zeitpunkt ein Thema.

Einige Nachbargemeinden hatten sich zwar mit dem Thema befasst, es gab jedoch nur Testphasen oder Pilotprojekte. Das Vorhaben der papierlosen Ratsarbeit im Tuttlinger Gemeinderat startete schließlich unter der Federführung der Geschäftsstelle Gemeinderat, ein Team aus zwei Mitarbeiterinnen, unterstützt von der EDV-Abteilung. Die Umsetzung erfolgte gemeinsam mit der Firma CC e-gov.

Ziele

  • Akzeptanz für moderne Arbeitsweise schaffen
  • Langfristige Umstellung auf
  • papierlose Ratsarbeit
  • Kosteneinsparungen durch weniger Druckkosten, Porto und Versand
  • Umweltfreundlichkeit und -schutz durch weniger Kopier-, Papier- und Energieeinsatz
  • Vereinfachung der Arbeitsabläufe
  • Frühzeitiger und zügiger Versand der Sitzungsunterlagen
  • Vereinfachter Zugriff auf Sitzungsunterlagen
  • Mobilität
  • Archivfunktion

Rathaus in Tuttlingen
Rathaus in Tuttlingen
(Bild: Gemeinde Tuttlingen)
Nachdem die Ziele einmal fest gesteckt waren, konnte die Vorarbeit beginnen. Die erste Stimmungsabfrage im Gemeinderat erfolgte im Januar 2012. Hier stieß man eher auf verhaltene Reaktionen, vor allem auf Zweifel der älteren Ratsmitglieder, ob sie die moderne Technik auch beherrschten.

Zeitgleich wurde eine Umfrage bei Vergleichsgemeinden gemacht. Diese zeigte schnell, dass andere Gemeinden sich noch nicht umfassend mit dem Thema befasst haben und die papierlose Ratsarbeit generell noch in den Anfängen stand.

Entscheidung

Obwohl die Tuttlinger Gemeinderäte sich zurückhaltend geäußert hatten, kam vom Oberbürgermeister ein klares Signal zur Umstellung auf digitale Ratsarbeit. Daraufhin stellte die Geschäftsstelle Gemeinderat die Vor- und Nachteile in der Nutzung eines Notebooks und eines Tablet-PC gegenüber: Das Tablet ist nicht nur handlicher und leichter, als Ersatz für haptische Unterlagen kommt es dem Papier auch näher. Damit stand die Entscheidung für das Tablet fest.

Nun stand zur Auswahl, ob die Sitzungsunterlagen als per Mail versandte PDF-Datei oder von einer App abgerufen werden sollen. Die Geschäftsstelle Gemeinderat entschied sich für eine App, da das Abrufen der Sitzungsunterlagen so schnell und übersichtlich erfolgen kann.

Die Firma CC e-gov GmbH hatte zu dieser Zeit bereits eine vollständig entwickelte App für das Ratsinformationssystem „Allris“ auf dem Markt. Allerdings war diese lediglich für das Betriebssystem iOS erhältlich. Eine App für das Betriebssystem Android war zwar in der Entwicklung, hätte aber eine Wartezeit von mindestens einem Dreivierteljahr mit sich gebracht.

Da die Umsetzung zeitnah erfolgen sollte, wurde schnell klar, dass ein Tablet der Firma Apple für die Gemeinderäte angeschafft werden soll. Die Allris-App zeigt alle anstehenden Sitzungen an, diese können mit einem Klick abgerufen werden. Aus Datenschutzgründen ist die App mit einem Passwort verschlüsselt, sodass die nichtöffentlichen Sitzungsunterlagen nicht von Dritten eingesehen werden können.

Zeitgleich wurde auch die Technik in den Sitzungs- und Fraktionsräumen entsprechend eingerichtet: Für jeden Gemeinderat gibt es heute eine Steckdose am Sitzungstisch des Sitzungssaals, der, wie die Fraktionszimmer, jeweils mit WLAN ausgestattet wurde.

So haben die Gemeinderäte die Möglichkeit, die Sitzungsunterlagen im Rathaus herunterzuladen und die Tablets an die Stromversorgung anzuschließen.

Umsetzung

Nach den geleisteten Vorarbeiten wurde für die Umstellung auf papierlose Ratsarbeit schließlich die endgültige Zustimmung des Gemeinderats benötigt. Dieser Beschluss wurde in der Sitzung am 12. November 2012 eingeholt. Von insgesamt 34 Gemeinderäten haben sich 30 für die papierlose Ratsarbeit entschieden.

Nun konnten die Tablets bestellt werden. CC e-gov kam Mitte März nach Tuttlingen, nahm die Installation der notwendigen Software vor und wies die Geschäftsstelle Gemeinderat in Funktionen und Nutzung der App ein. Zur selben Zeit wurde die Geschäftsordnung für den Gemeinderat angepasst, sodass die Sitzungen auch elektronisch einberufen werden können. Für die Gemeinderäte wurden Nutzungsbestimmungen für den Umgang mit den Tablets aufgestellt, die vor allem den Datenschutz behandeln. Schließlich bekam jeder Gemeinderat, der sich für die papierlose Ratsarbeit entschieden hat, ein „iPad 4“ als Leihgabe für die Dauer seiner Amtszeit.

Schulungen

Um die App besser kennenzulernen und sich an den Gebrauch des Tablets zu gewöhnen, wurden die Räte abschließend von der Geschäftsstelle Gemeinderat geschult.

Die Schulungen fanden in kleinen Gruppen statt. Im Vordergrund stand immer, dass die Gemeinderäte Spaß an der papierlosen Gremienarbeit haben sollen und nicht unter Zwang stehen, sollten sie mit der neuen Ratsarbeit nicht klarkommen.

Im Mai 2013 war es dann so weit: Die Sitzungen konnten nun über die App abgerufen werden. Dieser Monat wurde als Probephase genutzt: Die Gemeinderäte erhielten die Sitzungsunterlagen in Papierform und über die App.

Nachdem der Probemonat ohne Komplikationen verlaufen war, konnte dann im Juni vollständig papierlos gearbeitet werden. Die Gemeinderäte zeigten viel Geduld und Verständnis und waren vor allem sehr begeistert von der einfachen Handhabung der App.

Nach über einem Jahr papierloser Ratsarbeit verbucht die Geschäftsstelle Gemeinderat das Projekt als Erfolg. Auch die Gemeinderäte sind sehr zufrieden und sogar ein bisschen stolz, Vorreiter der papierlosen Ratsarbeit zu sein.

Es werden jährlich rund 10.000 Euro Papierkosten eingespart. Die Geschäftsstelle Gemeinderat hat einen geringeren Zeitaufwand beim Versenden der Sitzungsunterlagen, und die Gemeinderäte sind klar im Vorteil, die Sitzungsunterlagen online abzurufen, da diese jetzt noch flexibler sind.

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