SEPA-Migration noch nicht abgeschlossen Der Countdown läuft

Redakteur: Susanne Ehneß

SEPA kommt: Ab Februar 2014 müssen Behörden und Unternehmen auf das neue, europaweite Zahlverfahren umgesattelt haben. Welche Aufgaben müssen öffentliche Verwaltungen bis zum Stichtag bewältigen? Und schaffen sie es überhaupt, rechtzeitig umzustellen?

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Behörden und Unternehmen haben noch bis Februar Zeit, auf das neue Zahlverfahren umzustellen
Behörden und Unternehmen haben noch bis Februar Zeit, auf das neue Zahlverfahren umzustellen
(Bild: Uniserv)

Auf der Internetseite der Deutschen Bundesbank zum Thema SEPA werden die Tage, Stunden, Minuten und Sekunden bis zur Umstellung bereits gezählt; Stichtag ist der 1. Februar 2014. Ab diesem Tag gibt es statt der Kontonummer eine internationale, 22-stellige Kontenkennung namens IBAN (International Bank Account Numer), die von Unternehmen, Behörden und Privatpersonen für Überweisungen und Lastschriften genutzt werden muss.

Zusätzlich muss die internationale Bankleitzahl (BIC, Business Identifier Code) bei inländischen Überweisungen und Lastschriften voraussichtlich bis Februar 2014 und bei grenzüberschreitenden Zahlungen noch bis Februar 2016 angegeben werden. Mithilfe dieses international standardisierten Bank-Codes lassen sich Zahlungsdienstleister weltweit eindeutig identifizieren.

Warum SEPA?

Durch den europaweiten Zahlungsraum SEPA (Single Euro Payment Area) werden Zahlungen in und aus dem Ausland weniger aufwendig, Fehlbuchungen sollen dann nicht mehr vorkommen.

Auch für Verbraucher gibt es Vorteile: Die Bank kann beauftragt werden, Lastschriften auf einen bestimmten Betrag oder eine bestimmte Dauer zu begrenzen und sie innerhalb von acht Wochen zurückzufordern. Selbst ein Ausschluss ganzer Konten für Lastschriften ist möglich. Für die Abwicklung von Überweisungen und Lastschriften müssen öffentliche Verwaltungen bestimmte technische Anforderungen einhalten. Ab Februar ist das XML-Nachrichtenformat des ISO-20022-Standards für einzelne veranlasste oder erhaltene Überweisungen und Lastschriften in Euro zu verwenden, wenn diese gebündelt übermittelt werden.

Lastschriften

Die Einführung des XML-Standards durch die SEPA-Verordnung soll laut Bundesbank die heutige Vielzahl an nationalen Datenformaten im Zahlungsverkehr vereinheitlichen. Zudem sind bei neuen Vertragsabschlüssen SEPA-Lastschriftmandate zu verwenden. Die SEPA-Verordnung regelt, dass ein vor dem 1. Februar 2014 gültiges Lastschriftmandat eines Zahlungsempfängers zur Einziehung wiederkehrender Lastschriften im Rahmen eines Altzahlverfahrens nach diesem Datum gültig bleibt und als Zustimmung des Zahlers gegenüber seinem Zahlungsdienstleister gilt, die vom betreffenden Zahlungsempfänger eingezogenen wiederkehrenden Lastschriften gemäß der SEPA-Verordnung auszuführen.

Sprich: Alte Lastschriften dürfen einfach umgestellt werden, wenn eine Einwilligung per Unterschrift vorliegt. Haben die Kunden aber nur mündlich, per eMail oder Online-Formular einer Abbuchung zugestimmt, muss ein neues Lastschriftmandat erteilt werden (siehe auch Stellungnahme des DStGB auf der nächsten Seite).

Schafft die Öffentliche Verwaltung die Umstellung bis zum Stichtag?

Verlauf der Migration

Die neue Kontonummer besteht aus der alten Kontonummer plus Bankleitzahl plus Länderkennung plus Prüfziffer
Die neue Kontonummer besteht aus der alten Kontonummer plus Bankleitzahl plus Länderkennung plus Prüfziffer
(Bild: Star Finanz)

Die Öffentliche Verwaltung stellt derzeit Schritt für Schritt auf SEPA um. Der Ampelindikator der Deutschen Bundesbank gibt an, dass bei der Öffentlichen Hand die „Vorbereitungen laufen“ und eine rechtzeitige Umstellung zu erwarten sei.

Im Vergleich: Banken haben die Migration bereits hinter sich; KMU und Vereine haben hingegen „noch nicht mit Vorbereitungen begonnen“, eine rechtzeitige Umstellung sei hier „unwahrscheinlich“. Laut der jüngsten europaweiten Umfrage der Unternehmensberater von PwC sei die rechtzeitige Umstellung bei annähernd 40 Prozent der Handels- und Konsumgüterunternehmen zweifelhaft – PwC erwartet einen entsprechend „holprigen“ SEPA-Start.

Gut vorbereitet

Bei Bund, Ländern und Kommunen ist man da schon deutlich weiter. So ist die Bundesagentur für Arbeit nach eigenen Angaben bereits seit Dezember 2012 „grundsätzlich SEPA-fähig“, IBAN und BIC werden auf den Formularen angegeben. Das neue Überweisungsverfahren werde schon seit April für die rund zehn Millionen monatlichen Kindergeldzahlungen genutzt, mittlerweile soll komplett umgestellt sein. Aktuell wird auch das SEPA-Lastschriftverfahren eingeführt, im November soll dann endgültig umgestellt werden.

Noch mitten in der Migrationsphase ist man bei den Steuerverwaltungen der Länder, hier wurden extra SEPA-Beauftragte eingesetzt. IBAN und BIC werden auch hier auf den eigenen Formularen angegeben, die Ergänzung der Kundenstammdaten erfolgt hingegen nur teilweise. Ein interner Termin für die vollständige Umstellung auf das SEPA-Überweisungsverfahren vor dem Stichtag ist nicht vorgesehen, aktuell wird mit der Nutzung des Lastschriftverfahrens begonnen. Auch hier gibt es keinen Termin für eine vollständige Migration vor dem 1. Februar.

Ähnlich sieht es bei den Kommunen aus. Auch hier taxieren die internen Termine für die vollständige Umstellung auf einen Zeitraum zwischen dem vierten Quartal 2013 und dem endgültigen Stichtag. Auch das neue Lastschriftverfahren wird in den meisten Landkreisen bislang kaum genutzt.

Nach Angaben der Bundesbank liegen die Verzögerungen an „technischen Umstellungsschwierigkeiten“: In vielen Landkreisen sei die bisher genutzte Haushalts- und Kassensoftware noch nicht SEPA-fähig.

Welche Aufgaben müssen Behörden bei der Migration bewältigen?

Was müssen Verwaltungen beachten?

Laut PwC müssen Behörden, Stadtwerke & Co. folgende Aufgaben bis zum Stichtag bewältigen:

  • Konvertierung der Zahlungsverkehrsdaten für neue Datenformate,
  • Aufbau einer Mandatsverwaltung für SEPA-Lastschriften,
  • Einholung von SEPA-Mandaten für Lastschriften,
  • Umstellung von Überweisungsvordrucken, Zahlscheinen und möglicherweise Zahlungsverfahren sowie
  • Vorbereitung auf den Kommunikationsbedarf.

Jens Kohnen, SEPA-Fachmann bei PwC, weiß um die Komplexität der Migration in den Verwaltungen: „Schon die Umstellung der Bankverbindungen allein ist für die Öffentliche Hand – angesichts der schieren Masse an Daten – eine Herkulesaufgabe. Schließlich hat die Öffentliche Hand wegen Abwassergebühren, Anliegerbeiträgen, Grundbesitzabgaben oder Hundesteuer mit fast jedem Bürger in Überweisungs-, Einzahlungs- oder Lastschriftverfahren zu tun. Daneben sind die Kommunen Arbeitgeber und haben die Auszahlungen für ihre Mitarbeiter zu gewährleisten.“

SEPA fordert die Kommunen heraus

Franz-Reinhard Habbel, Sprecher des Deutschen Städte- und Gemeindebunds (DStGB), sieht die Umstellung auf SEPA durchaus kritisch. eGovernment dürfe durch Online-Mandate nicht gebremst werden, ein Medienbruch würde die elektronische Interaktion zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung erheblich erschweren.

Habbel: „Für die Ausführung von Zahlungen mit einer SEPA-Basis-Lastschrift muss der Zahler vor dem ersten Zahlungsvorgang dem Zahlungsempfänger schriftlich ein SEPA-Lastschriftmandat erteilen. Das Mandat wird bei der Kommune verwaltet. Weil der Erstattungsanspruch des Zahlungspflichtiges für die nicht autorisierten Zahlungen ab der Belastung 13 Monate beträgt, kann die Gefahr der Insolvenz bestehen. Deshalb liegt es im Interesse der Kommunen, die Anzahl der nicht autorisierten Zahlungen zu minimieren.“

Probleme gebe es bei den Online-Mandaten. Sowohl der Deutsche Städte- und Gemeindebund als auch die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der Kommunalen IT-Dienstleister (Vitako) fordern deshalb eine medienbruchfreie Prozessgestaltung.

Problem Online-Mandat

Laut Vorgaben der Banken muss eine Online-Mandatierung ab 1. Februar 2014 in schriftlicher Form vorliegen. Habbel: „Bis auf Weiteres wird es in Deutschland allerdings keine solche Möglichkeit geben, Mandate zur Abbuchung ordnungsgemäß auf elektronischem Wege zu erteilen. Genau dieser Prozessschritt ist jedoch ein wichtiges Element bei der Umsetzung effizienter eGovernment-Anwendungen. Der nach SEPA erforderliche Medienbruch erschwert die elektronische Interaktion zwischen Bürgern, Unternehmen und Verwaltung erheblich.“

Der DStGB und die kommunalen IT-Dienstleister drängen daher darauf, Online-Mandate in der bisherigen Form auch künftig zu akzeptieren. Die Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister, Vitako, fordert darüber hinaus eine praktikable Lösung für die medienbruchfreie Prozessgestaltung. Hierfür biete sich laut Habbel die eID-Funktion des neuen Personalausweises an. Sie könne die nach SEPA notwendige Unterschrift ersetzen und wäre eine weitere sinnvolle Anwendung der eID-Funktion.

„Erst mit diesem Schritt werden eGovernment-Anwendungen ihre volle Wirkung verbreiten, Bürokratie reduzieren und den Service verbessern“, verdeutlicht Habbel.

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