Prozessoptimierung und Change Management

Der „Coburger Weg“ zur Modernisierung

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Ämterübergreifende Arbeitsgruppen in Coburg

Deshalb hat die Stadt Coburg die beiden Arbeitsgruppen, „Bauen“ sowie „Jugend und Soziales“ eingesetzt. Sie analysierten vor der Ablösung zweier Fachverfahren die organisatorischen und technischen Ausgangsbedingungen. Alle am Prozess beteiligten Stellen und Personen wurden dabei einbezogen. Nur so konnten sich die Beteiligten ein vollständiges Bild vom Gesamtablauf machen und Anregungen für Verbesserungen direkt von den Mitarbeitern einholen.

Ziel war es, ein Konzept mit organisatorischen Optimierungen zu entwickeln, für das die verschiedenen Hersteller (von Fachverfahren, Basiskomponenten, Intranetanwendungen etc.) Angebote unterbreiten können.

Wichtig war hierbei die konstante Rückkopplung der Zwischenergebnisse in drei Richtungen und das Zusammenspiel der verschiedenen Kernkompetenzen. So konnten die Ergebnisse der Analyse schon frühzeitig abgesichert werden.

  • Die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter wurden über die Verwertung ihres Inputs in Kenntnis gesetzt.
  • Die Amtsleiter und die zuständigen Bürgermeister wurden über die Ergebnisse und das geplante weitere Vorgehen informiert.
  • Die Arbeitsgruppe eGovernment als zentrale Koordinierungsinstanz stand den projektbezogenen Arbeitsgruppen bei Bedarf zur Seite. Gerade im Hinblick auf eine diensteorientierte Architektur ist diese koordinierende Aufgabe entscheidend.

Prozessbegleitung von außen

Hinsichtlich Prozessaufnahme und Verbindung von organisatorischen und technologischen Fragestellungen gibt es bislang in wenigen kommunalen Verwaltungen standardisierte Vorgehensweisen. In Coburg wurde das Vorgehen in einem Masterplan eGovernment definiert und erstmalig bei den Arbeitsgruppen „Bauen“ sowie „Jugend und Soziales“ angewendet. Nur an einigen „Meilensteinen“ wurde Expertise im Sinnen eines Coachings von außen angefordert, aber der Großteil der Ressourcen kam aus der eigenen Verwaltung.

Die externe Beratung erfolgte bei der

  • Definition der Aufgabenstellung,
  • Vorgehensweise bei den Interviews,
  • Erstellung der Entscheidungsvorlage für die Referentenrunde und bei der
  • Erstellung des ausführlichen Leistungsverzeichnisses.

Die zeitintensive Aufnahme der Prozesse wurde vollständig von Arbeitsgruppenmitgliedern aus der Stadtverwaltung durchgeführt, ebenso wie die Prozessauswertung und Zusammenfassung der Ergebnisse zur Entscheidungsvorlage. Die Vorgehensweise wurde anhand der Vorgaben aus dem Masterplan beschlossen.

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