Interview mit BVA-Präsident Verenkotte

Den digitalen Wandel in der Verwaltung gestalten

| Autor: Manfred Klein

Das Bundes-verwaltungsamt in Köln will sich Digital-dienstleister für deutsche Verwaltungen etablieren
Das Bundes-verwaltungsamt in Köln will sich Digital-dienstleister für deutsche Verwaltungen etablieren (Bild: © BVA)

Das Bundesverwaltungsamt (BVA) will sich als Digitaldienstleister nicht nur für die Bundesverwaltungen etablieren. eGovernment Computing sprach mit dem BVA-Präsidenten Christoph Verenkotte über Hintergründe des Vorhabens, geplante Maßnahmen und neue Produkte.

Herr Verenkotte, welche Ziele verfolgt das Bundesverwaltungsamt (BVA) mit seiner Konferenz „Digit Now – Mehr Tempo für die Digitalisierung“?

Verenkotte: Wir wollten mit der Veranstaltung die aktuell an vielen Stellen stattfindenden Diskussionen über die Digitalisierung um Erfahrungen aus der Praxis ergänzen. Daher haben wir eGovernment-Experten aus Politik und Wirtschaft, Ministerien und Behörden eingeladen, um anhand von praktischen Erfahrungen zu zeigen, wie das gehen kann. Wir alle haben ein gemeinsames Ziel: Mehr Bürgernähe durch eine moderne, digitale Verwaltung!

BVA-Präsident Christoph Verenkotte will die Verwaltung schnell modernisieren
BVA-Präsident Christoph Verenkotte will die Verwaltung schnell modernisieren (© Markus Feger Düsseldorf)

Wie Herr Frelle-Petersen auf dem Kongress zur Digitalisierung der Verwaltung in Dänemark treffend festgestellt hat, ist beim Wandel unserer Öffentlichen Verwaltung digital keine Wahl, sondern ein Muss, da unser Alltag schon längst digital ist.

Digitalisierung bedeutet eine tiefgreifende und grundsätzliche Veränderung des Verwaltungshandelns. Die Verwaltungsabläufe selbst müssen verändert und neu gedacht werden. Hierbei geht es um digitale Kompetenzen sowie die Nutzung von Analytik und Künstlicher Intelligenz. Die Zukunftsfähigkeit der Verwaltung wird maßgeblich davon abhängen, wie schnell, flexibel, digital und effizient sie agieren kann.

Das BVA verfügt über vielfältige praktische Erfahrungen als Umsetzer von Programmen und komplexen Modernisierungsprojekten. Wir möchten den digitalen Wandel in der Öffentlichen Verwaltung aktiv mit unserem umfassenden Know-how in den Bereichen Register, Projektmanagement, Standardisierung, Prozessmanagement und Beratung unterstützen.

Wenn Sie davon sprechen, dass die Digitalisierung für Verwaltungen unausweichlich sei, welche Rolle will das BVA dann in diesem Wandlungsprozess spielen? Welche Funktion könnte das BVA zum Beispiel bei der IT-Konsolidierung im Bund wahrnehmen?

Verenkotte: Schon frühzeitig hat das BVA wichtige Schritte hin zu einer digitalen Verwaltung unternommen, moderne Arbeitsmethoden im Haus etabliert und digitale Lösungen entwickelt, von denen auch andere Behörden profitieren. So hat das BVA bereits in den 1990er Jahren das System FAVORIT für die flexible Vorgangsbearbeitung und elektronische Akten entwickelt. Es wird sowohl intern, beispielsweise bei der BAföG-Bearbeitung, als auch bei anderen Behörden und Institutionen eingesetzt.

Die Digitalisierung eröffnet neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und Arbeitsteilung, insbesondere im Bereich der Querschnittsaufgaben. Seit mehr als zwei Jahrzehnten bietet das BVA anderen Behörden und Institutionen des Bundes die Übernahme von Dienstleistungen an, darunter die Bearbeitung von Bezügen, Beihilfen, Kindergeld, Reise-, Umzugs- und Trennungsgeld, Arbeitszeitmanagement und Personalgewinnung.

Im Rahmen der IT-Konsolidierung überführte das BVA 2016 rund 400 seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seiner bisherigen Bundesstelle für Informationstechnik in das neue Informationstechnikzentrum Bund. In den Dienstleistungsbereichen ist das Bundesverwaltungsamt in den letzten Jahren dagegen dynamisch um fast 3.000 Beschäftigte gewachsen.

Allein schon aus diesem Grund war eine ständige Optimierung und Digitalisierung der Prozesse ein zwingendes Erfolgskriterium. Die Digitalisierung ist aber auch wichtig, um der demografischen Entwicklung und dem Fachkräftemangel zu begegnen.

Dabei ist zu berücksichtigen, dass die digitale Transformation einen ganzheitlichen Ansatz braucht. Verwaltungsleistungen sind aus der Perspektive des Empfängers, sprich Kunden, zu entwickeln, Organisation und Prozesse neu zu gestalten, Veränderungsmanagement und Fortbildung für Fach- und Führungskräfte einzuplanen, Digitalisierung zusammen mit starken Partnern aus Wirtschaft und Wissenschaft umzusetzen. Dies hat das BVA beispielsweise im Bereich des Dienstreisemanagements konsequent umgesetzt. Der Prozess vom Reiseantrag, über die Planung der Reise und die Bereitstellung der Reisemittel bis hin zur abschließenden Reiseabrechnung erfolgt hierbei durchgängig digital.

Neben der eigenen Digitalisierung ist für das BVA auch die Digitalisierung der Bundesverwaltung ein Schwerpunktthema. So treibt das BVA zum Beispiel als Betreiber und Entwickler zahlreicher Register im Bereich der Öffentlichen Sicherheit die Modernisierung der Registerlandschaft voran und bringt seine umfassenden Erfahrungen im Bereich der Registervernetzung ein. Zum effizienten, modularen Bau von Informationssystemen und Register-Lösungen hat das BVA den Open Source verfügbaren IsyFact-Standard und die Register Factory entwickelt. Diese werden ebenfalls von anderen Behörden genutzt. Das Registerportal des BVA bietet einen vernetzten und einheitlichen Zugriff auf die vom BVA bereitgestellten Register. In Zusammenarbeit mit anderen Behörden will das BVA einen dauerhaften Beitrag zu einer vernetzten Registerlandschaft leisten.

Als Beratungszentrum des Bundes gibt das BVA seit knapp 20 Jahren Bundesbehörden und andere Insti­tutionen praktische Hilfestellung bei der Verwaltungsmodernisierung. Das Angebot umfasst klassische Modernisierungsthemen, digitale Transformation, Strategieentwicklung, Ressourcensteuerung, Veränderungsmanagement und spezielle Digitalisierungsthemen, wie die Einführung der eAkte. Insbesondere den Umfang der Digitalisierungsberatung werden wir aufgrund der hohen Nachfrage künftig weiter ausbauen. Darüber hinaus stellt das BVA Ministerien und Behörden die S-O-S Methode zur Verfügung – eine Standardmethode für das Projektmanagement von IT-Großprojekten.

Aufbauend auf der langjährigen Erfahrung des BVA im Bereich der Verwaltungsmodernisierung, IT, des Projekt- und Programmanagements sowie des Controllings werden in einer Arbeitsgruppe Digitalisierung in der Abteilung Verwaltungsmodernisierung für das Bundesinnenministerium (BMI)vor allem im Bereich der Digitalisierungsvorbereitung und -beratung wahrgenommen.

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