Best Practice: eAkte

Deadline: 15 Tage

Seite: 2/2

Firmen zum Thema

Finanzsoftware bleibt führendes Verfahren

Die 450 im Finanzwesen registrierten Freigeber/innen sitzen über alle Abteilungen hinweg an verschiedenen Standorten. Eine Information über Eingangs- und Ausgangsrechnungen, die sie abzeichnen müssen, erhalten sie per eMail. Zum Starten des Signaturprogramms sowie um weitere Informationen zur Rechnung einzusehen, hat jeder einen Zugriff auf einen Teilbereich von Finanz+. Das d.3ecm-DMS selbst verbirgt sich hinter der Maske der Fachanwendung, welche damit das führende Programm ist.

Überblick, Timing und optimierte Arbeitsabläufe durch elektronischen Workflow

Dank des elektronischen Dokumentenflusses bleiben Rechnungen heute nicht mehr lange liegen. Im Eingangsrechnungsbuch von Finanz+ kann man den Status jeder Rechnung ein-sehen und bei Bedarf nachhaken. „So werden die Vorgänge wesentlich schneller kontiert und wir können unser Serviceversprechen gegenüber dem Bürger einhalten“, freut sich Hans-Otto Gerhard. Zeitgerechte Begleichung, das heißt, nicht nur zu spät, sondern auch: nicht zu früh bezahlen. Überblick, Timing und Optimierung der internen Arbeitsabläufe sind es, die den Unterschied zwischen elektronischem Workflow und papierhaftem Arbeiten ausmachen.

Das Workflow-Thema reicht weit über die Rechnungsfreigabe hinaus: Fordert ein Bürger bestimmte Leistungen im Intra- oder Internet an und die Bearbeitung läuft intern sauber definiert über einen digitalen Workflow ab, kann eine Verwaltung ihre Reaktionszeiten deutlich reduzieren. eGovernment im Sinne des Kunden also. Auch eine dünn besetzte Personaldecke lässt sich besser auffangen, wenn Aufgaben gebündelt und schneller erledigt werden. In Gießen soll deshalb neben den Rechnungen perspektivisch die gesamte Eingangspost zentral gescannt und verteilt werden.

Leistungs- und Eingriffsverwaltung als Start für die eAkte

Im elektronischen Archiv sind die Rechnungsbelege sicher und zentral im Zugriff abgelegt, ein weiterer Ausbau des DMS zur elektronischen Akte ist an dieser Stelle nicht erforderlich. Die eAkte ist vor allem für Organisationseinheiten der Leistungs- und Eingriffsverwaltung vorgesehen, also Bereiche, in denen typischerweise Bescheide erstellt werden wie eben die untere Wasserbehörde, die Bauaufsicht oder die Ausländerbehörde. 2019 soll hier in zwei Bereichen begonnen werden. Das ECM-System beinhaltet fertige Schnittstellen zu zahlreichen in Gießen eingesetzten Fachverfahren, darunter auch zum Sozialverfahren prosoz.

Im Jugend- und Sozialbereich mit seiner heterogenen Personalstruktur mit einer eAkte zu starten, hält Hans-Otto Gerhard indes nicht für die klügste Reihenfolge. Dort wird vornehmlich das persönliche Gespräch gepflegt und sind häufig mehrere Mitarbeiter/innen in die Fallbearbeitung eingebunden. Eine klare strukturierte Dokumentation einzuführen ist nach Einschätzung des Controlling-Leiters schwieriger als bei der Eingriffsverwaltung.

Mit Unterstützung von codia erarbeitet der Landkreis derzeit einen neuen, einheitlichen Aktenplan. Neben den Fall- sollen dann auch die Sachakten der allgemeinen Schriftverwaltung nach dem im ECM-System implementierten Aktenplan abgelegt werden.

(ID:45606815)