München Daten für die Digitalisierung nutzbar machen

Von Janis Papanagnou, Dr. Marlen Jurisch (beide Landeshauptstadt München) und Dr. Petra Wolf (digital@M GmbH)

Daten stellen ein kritisches Element für die Digitalisierung der Verwaltung dar. Sie sind die Grundlage jedes informierten Handelns der Verwaltung. Ohne Daten ist die Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen nicht möglich. Zudem ermöglichen sie die Entwicklung innovativer Lösungen sowohl im Kontext der Verwaltungsaufgaben als auch im Umfeld von Unternehmen oder zivilgesellschaftlichen Organisationen.

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Frei zugängliche Daten sind Grundlage der Kommunal- und Wirtschaftspolitik sowie für die Bürgerbeteiligung
Frei zugängliche Daten sind Grundlage der Kommunal- und Wirtschaftspolitik sowie für die Bürgerbeteiligung
(© WrightStudio – stock.adobe.com)

Daten zum Füllstand von öffentlichen Plätzen oder auch zum CO2-Anteil in der Raumluft in Klassenzimmern unterstützen heute bereits Schutzmaßnahmen im Kontext der Corona-Pandemie.

Auch die Stadtplanung profitiert von Daten, die teils in komplexen digitalen Modellen kombiniert und analysiert werden. Mit solchen sog. digitalen Zwillingen von Gebäuden oder Arealen können mögliche positive und negative Folgewirkungen von städtebaulichen Maßnahmen auf das Stadtklima, die Lärmbelastung und viele weitere Aspekte ermittelt werden.

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Die Voraussetzungen dafür, dass Daten diese vielfältigen Nutzenpotentiale eröffnen, müssen allerdings erst geschaffen werden. Dementsprechend ist das Thema Daten eines der Schwerpunktthemen in der Fortschreibung der Münchner Digitalisierungsstrategie im Jahre 2021, die dem Stadtrat Ende des Jahres zum Beschluss vorgelegt wird. Ziel ist es, das Potential von Daten für die Stadtgesellschaft und die Verwaltungsarbeit nutzbar zu machen, die eigene Kompetenz im Umgang mit Daten auszubauen und beim Umgang mit Daten höchste datenschutzrechtliche, ethische und sicherheitstechnische Standards anzuwenden. Was ist zu tun?

Die organisatorischen und technischen Fragen und Aufgaben, die zur Erschließung und Nutzung der Ressource Daten zu bearbeiten sind, werden im Folgenden vorgestellt.

Datentransparenz schaffen

Bevor Daten beispielsweise zur Unterstützung von strategischen und operativen Entscheidungen genutzt werden können, sollte eine Übersicht und ein Verständnis über die verfügbaren Daten und deren Potentiale vorliegen. Auch die Stadt München hat aktuell nur eine eingeschränkte organisationsweite Übersicht über die vorhandenen Datenbestände in ihren verschiedenen Organisationseinheiten. Die Schaffung von Transparenz über die verfügbaren Datenbestände hinweg soll daher sukzessive, z.B. in Pilotprojekten, erfolgen.

Der Aufbau und Betrieb eines Datenkatalogs, zur stadtweiten Dokumentation von Datensätzen, wird eine Kernaufgabe der nächsten Jahre sein. In diesem Datenkatalog sollen zusätzlich die jeweils geltenden Regeln, Vorgaben und Klassifizierungen (z.B. Referenz-/Stamm-/Prozessdaten, etc.) für die Datensätze sichtbar gemacht werden. So kann für die unterschiedlichen Datenarten beurteilt werden, ob sie bspw. für die Bereitstellung hochverfügbarer Services geeignet sind.

Auch für die maschinelle Verwertung von Daten etwa für automatisierte Registerabfragen im Rahmen digitalisierter Prozesse sind Kataloginformationen zum jeweils führenden System einer Datenart erforderlich.

Datengovernance stadtweit etablieren

Ziel ist es, dass Daten zukünftig als wertvolle Ressource der ganzen Stadt gesehen und gemeinsam genutzt werden. Dies erfordert ein in hohem Maße verantwortliches Handeln der Verwaltung. Der stringente Aufbau einer stadtweiten Datengovernance ermöglicht die vereinfachte Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und schafft die Grundlagen für einen vertrauensvollem Umgang mit Daten. Des Weiteren unterstützt sie die Verbesserung der Datenqualität, da über die Datengovernance-Prozesse Vollständigkeit und Konsistenz der Daten sichergestellt werden.

Den Aufbau eines schlagkräftigen Datenmanagements sehen wir in München als einen zentralen Baustein für die Datengovernance an.

Grundlage dafür ist ein stadtweites Konzept zur Etablierung des Datenmanagements bei der Stadt, inklusive Vorschlag für Datenmanagement-Funktionen (inklusive Stammdatenmanagement) und deren organisatorische Verankerung, sowie Governance-Vorgaben für Daten.

Defacto umfasst das Datenmanagement somit die Steuerung des gesamten Lebenszyklus von Daten innerhalb der Stadtverwaltung.

Datenbestände bereitstellen

Die Stadtgesellschaft sollte genauso wie die Verwaltung selbst die Möglichkeit haben, auf die Daten zuzugreifen, die der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden können. Die Daten können dann vielfältig weiterverwendet werden und Nutzen stiften.

Jedoch ist es keine triviale Aufgabe, die Datensätze bereitzustellen und verfügbar zu machen. Es erfordert eine grundlegende kulturelle Veränderung der Arbeits- und Denkweisen – nämlich weg von einer Kultur der Datensilos und hin zum Datenteilen. Außerdem haben die Erfahrungen der Stadt im Kontext des Open Data Portals gezeigt, dass die Bereitstellung von Daten erst einmal mit Mehrarbeit für die jeweilige Verwaltungseinheit verbunden ist.

In Zeiten knapper Ressourcen stößt diese Mehrarbeit auf wenig Begeisterung, insbesondere, da die Datenbereitstellung für die jeweilige Verwaltungseinheit in der Regel keinen spürbaren Nutzen stiftet.

Es empfiehlt sich konkrete Anwendungsfälle wie etwa die Planung und Durchführung von Tiefbaumaßnahmen für unterschiedliche Infrastrukturzwecke zu identifizieren, auszuarbeiten und zu priorisieren, um die größtmöglichen Mehrwerte aufzuzeigen und so eine Datenkultur zu fördern.

Datenkompetenz aufbauen

Wenn die Mitarbeiter*innen der Verwaltung zukünftig Vorreiter in der Bereitstellung und Nutzung von Daten werden sollen, dann müssen Unsicherheiten im Umgang mit Daten abgebaut und das Verständnis für die Möglichkeiten von Daten ausgebaut werden.

Das bedeutet wiederum, dass die Mitarbeiter*innen zwingend mit den notwendigen Kompetenzen für einen souveränen und rechtskonformen Umgang mit Daten ausgestattet werden müssen. Das Angebot von Schulungsmaßnahmen muss stetig erweitert werden.

Hierfür bedarf es eines flächendeckenden Ausbaus der Schulungs- und Bildungsangebote für die Mitarbeiter*innen der Stadtverwaltung, aber auch für die Stadtgesellschaft selbst.

Datenanalyse ausbauen und breit etablieren

Auch die bestehenden Fähigkeiten zur Datenanalyse sollten innerhalb der Organisation ausgebaut und breiter verfügbar werden. Konkret sollten Data Scientists als Ressourcen innerhalb der Verwaltung aufgebaut werden. Sie bringen die Fähigkeiten mit, um komplexe Suchen nach und die Navigation durch Datenobjekte durchzuführen und können Datenbezüge herstellen.

Datenethikkodex erstellen

Nicht alles, was mit der Nutzung von Daten technisch möglich wird, ist auch ethisch vertretbar bzw. wünschenswert. Im Datenethikkodex sollen deshalb ethische Grundsätze zum Umgang mit Daten der Verwaltung festgeschrieben werden. Neben dem Schutz der Grundrechte soll so insbesondere der Rahmen für einen verantwortungsvollen Umgang mit Daten innerhalb der Organisation gesetzt werden.

Infrastrukturen aufbauen

Wie oben dargestellt ist ein Datenkatalog ein wichtiges Medium, um organisationsweit Transparenz über die verfügbaren Daten herzustellen. Um Klarheit über das Potential der Daten zu schaffen, muss ein solcher Datenkatalog Auskunft über technische und nicht-technische Eigenschaften der erfassten Daten geben, wie etwa zu verfügbaren Formaten, Aktualisierungshäufigkeit, Service Level der Datenquelle oder auch den rechtlichen Nutzungsbedingungen.

Heute werden Daten wie bspw. Melderegisterdaten meist in den fachlichen Kontexten gehalten und auch zur Nutzung bereitgestellt, in denen sie erhoben werden.

Künftig werden Daten aber vermehrt in zahlreichen unterschiedlichen Anwendungskontexten und auch in Kombination mit verschiedenen weiteren Daten genutzt werden. Die verschiedenen Smart City Anwendungen zeigen das sehr deutlich. Denn sie kombinieren verschiedene Sensordaten mit Geodaten und statistischen Daten, um Planungsinformationen zu gewinnen oder smarte Services bereitzustellen.

Für die Sammlung, Bereitstellung und Auswertung unterschiedlicher Daten ist der Aufbau von Datenplattformen notwendig, die neben Speicherung und Abruf auch verschiedene Funktionen und Werkzeuge zur Recherche, Analyse und Weitergabe an Zielsysteme zur Weiterverarbeitung von Daten zur Verfügung stellen.

Die Stadt München will das Datenpotential sowohl für die Stadtverwaltung als auch für die Stadtgesellschaft nutzbar machen. Die Funktionen von Datenkatalog und -plattformen werden daher auch eine wichtige Grundlage dafür liefern, um die Bereitstellung und Nutzung von Open Data sowohl für Bürger*innen als auch für Unternehmen attraktiv und anforderungsgerecht zu gestalten.

Die Basis für die effiziente, zuverlässige und vertrauenswürdige Bereitstellung und Nutzung von Daten ist eine transparente und derzeitig Datenarchitektur. Sie gibt Klarheit über Quellen, Speicher und Verarbeitung von Informationsobjekten in den verschiedenen Anwendungen der Stadt und die damit verbundenen technischen und nicht-technischen Anforderungen. Sie schafft die Grundlage für eine zielgerichtete Weiterentwicklung der technischen Infrastrukturen zur Datennutzung.

Konnexität herstellen

Der zweite wesentliche Erfolgsfaktor für die Nutzung des Potentials von Daten neben einer hohen Datenqualität ist die Interoperabilität und Konnexität von Datenquellen und Datennutzung. Datenplattformen bieten Funktionen an, um Daten in unterschiedliche benötigte Formate umzuwandeln, nicht immer ist dies allerdings ohne Einbußen bei Qualität bzw. Informationsgehalt der Daten möglich.Sowohl für die Bearbeitung von Verwaltungsprozessen als auch für die Berechnung von Planungsszenarios sind häufig Daten von außerhalb der eigenen Organisation erforderlich bzw. müssen in Meldeprozessen an Stellen außerhalb der eigenen Organisation weitergegeben werden. Eine möglichst weitreichende Standardisierung von Datenschnittstellen schafft die Voraussetzung für aufwandsarme organisationsübergreifende Interoperabilität von Daten.

Fazit

Die Digitalisierung der Verwaltungsprozesse bringt ohne die Erschließung der Ressource Daten nicht die geforderten Effekte. Die hier dargestellten Schritte zur Nutzbarmachung und Nutzung von Daten sind keine Option, sondern müssen umgesetzt werden, wenn die bereits unternommenen Bemühungen zur Digitalisierung der Verwaltung die gewünschten und dringend notwendigen Erfolge zeigen sollen. Die Umsetzung des Once Only Prinzips, des Single Digital Gateway, der Registermodernisierung oder die Anbindung an GAIA X stellen die Verwaltungen hier vor große Aufgaben.

Ein wesentlicher Teil der Anstrengungen ist von der Verwaltung selbst zu leisten. Durch die vielfältigen Querbezüge und Interaktionen, wie etwa in den Bereichen Schnittstellen- oder Qualitätsstandards und auch Datengovernance, sind Abstimmungen und Kooperationen allerdings unerlässlich. Zusammen mit anderen Verwaltungen und Organisationen können in weiteren Bereichen wie etwa bei der Qualifizierung oder Erarbeitung von Ethikstandards Synergien gehoben werden. Der ethische und vertrauensvolle Umgang mit Daten soll die bereits bestehenden Anforderungen aus Datenschutz und Informationssicherheit konsequent und nachhaltig ergänzen.

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