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Prozessoptimierung mit Bürgerbeteiligung

Das virtuelle Rathaus der Stadt Dortmund – doMap

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doMap ist grundsätzlich für alle Interessierten frei zugänglich. Nur in den Fällen, in denen rechtwirksame Verwaltungsvorgänge angestoßen werden, beziehungsweise Zahlungsfunktionen integriert sind, ist eine einmalige Registrierung mit anschließender Authentifizierung erforderlich. Das nach dem Identifizierungsverfahren erteilte Passwort ermöglicht den Zugang zu doMap und verschlüsselt die Kommunikation mit der Stadtverwaltung.

In der Arbeitsmappe werden die persönlichen Grunddaten (etwa Name und Anschrift) verwaltet und zur automatischen Übernahme in Formularen beziehungsweise prozess­orientierten Geschäftsvorfällen bereitgehalten. Auch das Bezahlen (zurzeit per Lastschriftauftrag) wird dar­über gesteuert. Sollte der Nutzer erst zu einem späteren Zeitpunkt eine kostenpflichtige Leistung in Anspruch nehmen wollen, kann er seine Bankverbindung in den Stammdaten jederzeit nachpflegen und eine Einzugsermächtigung erteilen.

Diese Bezahlfunktionen sollen mittelfristig durch die Möglichkeit, Kreditkarten zu verwenden, ergänzt werden. Erste Testreihen haben bei der Fachanwendung zur Bestellung von Feinstaubplaketten bereits erfolgreich stattgefunden.

Drei Arten, um einen A­ntrag zu stellen

Je nach Produkt stehen Bürgern und Unternehmen unterschiedliche Möglichkeiten, einen Antrag an die Verwaltung zu stellen, zur Verfügung. Im Rahmen des Online-Angebotes der doMap wird zwischen dem (Formular-)Vordruck, dem geführten Formular und dem Auftrag unterschieden.

Da im Regelfall aufgrund gesetzlicher Vorschriften eine eigenhändige Unterschrift der Antragsteller notwendig ist und im System lediglich eine elektronische Unterschrift erstellt wird, ist die Authentifizierung registrierter Nutzer am Portal erforderlich.

Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:

» Der (Formular)-Vordruck ist die einfachste Art des Antrages und steht allen Nutzern des virtuellen Rathauses zur Verfügung. Er wird in Form einer PDF-Datei heruntergeladen, ausgedruckt und muss (vorher am Bildschirm oder nachher von Hand) ausgefüllt werden.

» Beim geführten Formular wird der Antragssteller prozessorientiert in Form eines Dialoges durch den Antrag geführt, um die Eingabe zu erleichtern und Fehleingaben zu reduzieren. Im Hintergrund wird automatisiert das Formular gefüllt. Der am Ende des Dialoges erzeugte Antrag kann dann auf her-kömmlichem Weg an die Verwaltung übermittelt werden.

» Der Auftrag kann in der Regel nur von registrierten Nutzern des virtuellen Rathauses der Stadt Dortmund genutzt werden. Bei der durch den Dialog vereinfachten Antragserfassung, werden bereits bekannte und hinterlegte Stammdaten von registrierten Nutzern automatisch übernommen. Bestätigt der Antragssteller seine eingegebenen Daten, erzeugt er einen Auftrag. Der Antrag wird dann elektronisch an die zuständige Stelle weitergeleitet. Zudem können bei einigen Verwaltungsprozessen erforderliche Unterlagen (etwa bei der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz in der Dortmunder Verwaltung) gleich mit hochgeladen werden.

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