Instant Messaging[Gesponsert]

Das Potential von ­Chat-Apps ausschöpfen

Das Smartphone, unser ständiger Begleiter
Das Smartphone, unser ständiger Begleiter (© Threema)

Die Welt wird immer mobiler. Das Smartphone ist unser ständiger Begleiter. Wir verwenden es zum Recherchieren, zum Abrufen ­unserer E-Mails, zum Telefonieren und sehr oft zum Senden und Empfangen von Kurznachrichten. Instant Messaging nimmt eine immer zentralere Rolle in unserer Kommunikation ein, nicht nur im privaten, sondern gerade auch im beruflichen Umfeld.

Wie Sie Instant Messaging in Ihrer­ Organisation optimal einsetzen, welche Chancen und Risiken – insbesondere bei Behörden, Verwaltungen und Institutionen im Gesundheitsbereich – bestehen und wie sie eine Trennung von privater und geschäftlicher Kommunikation erreichen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Chancen

Instant Messaging ist aus dem Alltag nicht mehr wegzudenken. Die Kommunikation mittels Kurznachrichten erfreut sich größter Beliebtheit und bietet zahlreiche Vorteile gegenüber anderen Kommunikationsformen: Kurznachrichten sind schneller, direkter und unkomplizierter als E-Mails; auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die unterwegs sind, sind erreichbar; es besteht keine Gefahr, jemanden bei der Arbeit zu unterbrechen, wie es bei Telefon-Anrufen der Fall sein kann; und alle sind bestens mit der Funktionsweise von Chat-Apps vertraut.

Dadurch hat Instant Messaging das Potential, die geschäftliche Kommunikation effizienter und ­effektiver zu gestalten. Es ist die perfekte Ergänzung zu bestehenden Kollaborationslösungen und Kommunikationskanälen wie E-Mail und Telefonie.

Die Risiken

Das neue Kommunikationsmittel birgt jedoch auch gewisse Risiken, insbesondere dann, wenn Organisationen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern keine datenschutzkonformen Alternativen zu privaten Chat-Apps zur Verfügung stellen.

  • Datenschutz-Verletzung: Seit ­einiger Zeit ist die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft. Dieses Gesetz sieht einen größeren Schutz der Nutzer vor und nimmt Unternehmen in die Pflicht, die Privatsphäre ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angemessen zu schützen. Eine Nichteinhaltung der gesetzlichen Vorgaben kann für Unternehmen zu erheblichen (finanziellen) Konsequenzen führen.
  • Keine Trennung von Privatem und Geschäftlichem: Zum einen geht es darum, die Unternehmensdaten angemessen zu schützen, was bei herkömmlichen Chat-Apps nicht gewährleistet ist. Zum anderen wird mit einer zweiten Chat-App für die geschäftliche Kommunikation die Work-Life-Balance der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verbessert, weil die geschäftliche Kommunikation klar von der privaten getrennt ist.
  • Keine Administrierbarkeit und keine Kontrolle: Herkömmliche Chat-Apps bieten keine Möglichkeit der Administration und Nutzerverwaltung. Bei einem Mitarbeiteraustritt kann der Zugriff auf Chat-Inhalte nicht oder nur unzureichend unterbunden werden. Zudem ist die Durchsetzung von Unternehmensrichtlinien nicht gewährleistet.

Threema Work: Best Practice

Niemand würde auf die Idee kommen, die private E-Mail-Adresse für Geschäftliches, und schon gar nicht für sensible oder sogar vertrauliche Kommunikation, zu verwenden. Durch eine separate, sichere Chat-Lösung lässt sich die geschäftliche Kommunikation strikt von der privaten trennen. Gleichzeitig werden die Privatsphäre der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie die Unternehmensdaten angemessen geschützt. Mit Threema Work erreichen Sie diese Ziele und befähigen die Mitarbeitenden, ihre Kommunikation effizienter zu gestalten.

Threema Work basiert auf der für Sicherheit und Datenschutz bekannten und mehrfach ausgezeichneten Chat-App Threema, die von der gleichnamigen Firma in der Schweiz entwickelt und betrieben wird (siehe Kasten). Sowohl die Consumer- als auch die Threema Work-App bieten alle Funktionen, die man von einem modernen Messenger erwartet, z.B. Gruppenchats, Sprachanrufe und den Versand von Dateien, Sprachnachrichten und Standorten. Darüber hinaus verfügen die Apps aber auch über einzigartige Features, wie z.B. die praktische Umfrage-Funktion.

Threema Work ist für Android und iOS verfügbar (Smartphones und Tablets) und lässt sich mit dem Web-Client auch bequem am Computer nutzen. Im Gegensatz zur Consumer-Version bietet Threema Work einige Zusatzfeatures und für Administratoren ein funktionsreiches Management-Cockpit, das effiziente Administration und einfache Nutzerverwaltung ermöglicht.

Business-Kunden stehen diverse Schnittstellen zur Verfügung, zum einen zur Automatisierung der Nutzerverwaltung und zur Anbindung an das zentrale Nutzerverzeichnis (AD, LDAP etc.), zum anderen für den Versand und Empfang von Threema-Nachrichten aus einer eigenen Software, was z.B. für Alarmierung, 2FA und für die Prozess-Automatisierung genutzt wird. Die Top-Down- und die Team-Kommunikation lassen sich über Threema Broadcast abwickeln. Dieses Tool bietet Feeds, Verteilerlisten, zentral verwaltete Gruppen und Bots.

Differenzierung

Der große Unterschied von Threema zu anderen Anbietern liegt in der Sicherheitsarchitektur und der Metadaten-Sparsamkeit. Die Software ist so konzipiert, dass die gesamte Kommunikation immer Ende-zu-Ende-verschlüsselt ist (nicht nur Textnachrichten, sondern auch Gruppenchats, Dateien, Sprachanrufe und Statusmeldungen), und zwar so, dass möglichst keine Datenspur entsteht. Hier unterscheidet sich Threema wesentlich von den anderen populären Messenger-Diensten.

Viele Dienste, die man aus dem privaten Umfeld kennt, sind weder durchgängig sicher noch datenschutzkonform. Vor allem bieten sie im Gegensatz zu Threema Work keine Möglichkeit der effizienten Administration und Nutzerverwaltung. Die Sicherheit und Zuverlässigkeit von Threema Work sind auch deshalb einzigartig, weil Threema durch die millionenfach bewährte Consumer-Version über eine so breite Nutzerbasis und die entsprechende Erfahrung verfügt wie kein anderer Messenger im Business-Umfeld.

Einsatz in der Verwaltung

Wo mit sensiblen und personenbezogenen Daten von Dritten gearbeitet wird, ist ganz besonders darauf zu achten, die Daten angemessen zu schützen. Herkömmliche Chat-Apps genügen den Anforderungen an Sicherheit und ­Datenschutz nicht.

Spezialisierte Chat-Apps wie Threema Work werden auch immer dort eingesetzt, wo Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter keinen fixen Arbeitsplatz haben oder häufig unterwegs sind. Auch diese Personen sind dank einem spezialisierten Instant Messenger einfach und bequem erreichbar. Der große Vorteil von Chat-Apps: Sie lassen sich einfach bedienen, genießen eine breitere Akzeptanz als E-Mail und sind für jeden immer und überall nutzbar. Die Einstiegshürde ist minimal.

Diese Aspekte – Sicherheit und Datenschutz sowie mobile Erreichbarkeit – treffen auf zahlreiche Organisationen zu, auch bei Behörden, Verwaltungen und Institutionen im Gesundheitsbereich. So ist es kein Zufall, dass u.a. Polizeien, Staatskanzleien, Stadtverwaltungen, Stadtbetriebe, Ministerien, Verkehrsbetriebe, Spitäler und Krankenpflege-Institutionen Threema Work einsetzen.

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Ob Threema Work das geeignete Kommunikationstool für Ihr Unternehmen ist, lässt sich einfach herausfinden. Mit wenigen Klicks gelangen Sie zur kostenlosen und unverbindlichen Testversion für Sie und Ihr Team.

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