Posteingang digital erfassen und verwalten

Das Postbuch geht – die Compliance bleibt

| Autor / Redakteur: Jörg von Wolffersdorff, Forcont / Susanne Ehneß

Ein digitalisierter Posteingang eröffnet Optimierungspotenzial
Ein digitalisierter Posteingang eröffnet Optimierungspotenzial ( © Thomas Jansa - Fotolia)

Trotz eMail und Online-Service-Formularen bleibt die klassische Briefzustellung in vielen Branchen das wichtigste Kommunikationsmittel. Überall dort, wo ein schriftlicher Nachweis nötig ist und Rechtsverbindlichkeit sowie Revisionssicherheit kritische Aspekte sind, ist ein Stück Papier, über ein Postunternehmen zugestellt, die sicherste und einfachste Methode.

Insbesondere Unternehmen mit einer ausgeprägten Dienstleistungssparte und zahlreichen Kunden, zum Beispiel Versicherer und kommunale Versorgungsunternehmen, aber auch Behörden haben hier ein hohes Postaufkommen zu bewältigen. Diese Organisationen haben daher feste Prozesse und Regeln für den Umgang mit der eingehenden Post und ihrer internen Verteilung etabliert.

Eine Digitalisierung dieser Prozesse eröffnet in vielerlei Hinsicht große Optimierungspotenziale – vorausgesetzt, die bestehenden Regeln können übernommen und in Zukunft flexibel angepasst werden. Wie kann das gelingen?

Der klassische Briefverkehr zwischen Unternehmen beziehungsweise Unternehmen und Kunden betrifft vor allem Vertragsangelegenheiten, Stammdatenänderungen, das Beschwerde- und Reklamationsmanagement, das Rechnungswesen und das Forderungsmanagement. Eine Posteingangsstelle sorgt in der Regel dafür, dass die eingehende Post gesichtet, erfasst, sortiert und an die jeweiligen Verantwortlichen und Abteilungen weitergeleitet wird.

Bei einem hohen Postaufkommen ist der Aufwand für die interne Verteilung der Post entsprechend hoch. Der gesamte Prozess lässt sich durch den Einsatz eines digitalen Posteingangs mit automatisierter Dokumentenerkennung wesentlich effizienter gestalten.

Vorteile eines digitalen Posteingangs

Als Resultat reduzieren sich die Bearbeitungszeiten, die Post ist jederzeit und schnell auffindbar, die Servicequalität und Auskunftsfähigkeit der jeweiligen Abteilung gegenüber anderen Unternehmensbereichen steigt ebenso wie die des Unternehmens gegenüber seinen Kunden. Außerdem geht die Post auf ihrem Weg durch das Unternehmen nicht mehr verloren und der Papierverbrauch sinkt ebenfalls, da kaum noch Kopien benötigt werden.

Bietet ein Unternehmen oder eine Behörde über zentrale Mail-Adressen wie info@ oder service@ seinen Kunden die Möglichkeit, weniger sensible Dokumente elektronisch zuzusenden, können diese ebenfalls in das System des digitalen Posteingangs integriert und verteilt werden. Gleiches gilt für Faxe.

Einsatz bei den Wasserwerken

Bei der KWL (Kommunale Wasserwerke Leipzig GmbH) entschieden sich die Verantwortlichen vor einiger Zeit vor allem wegen der Servicequalität für ein solches System. „Wir nehmen die Beziehung zu unseren Kunden sehr ernst und versuchen, zu jeder Frage schnell und zufriedenstellend Auskunft zu geben“, so Sabine Lehmann, Projektmanagerin IT bei KWL. „Gerade auch vor dem Hintergrund eines stetig steigenden Postaufkommens wollten wir unsere Auskunftsfähigkeit noch weiter verbessern und die Effizienz unserer internen Prozessabläufe steigern.“ Gemeinsam mit ihrem langjährigen IT-Partner, der Forcont Business Technology, wurde ein digitaler Posteingang integriert, der auch die etablierten Workflows der KWL abbilden kann.

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