eGovernment-Ratgeber – Auslagern bei der Öffentlichen Verwaltung

Das müssen Behörden beim Outsourcing beachten

15.05.2009 | Autor / Redakteur: Bernd Groll, Branimir Brodnik / Gerald Viola

Der Weg zum Outsourcing durchläuft mehrere Phasen (Quelle: microfin)
Der Weg zum Outsourcing durchläuft mehrere Phasen (Quelle: microfin)

Die Strategie der Konzentration auf Kernkompetenzen findet mittlerweile auch in Öffentlichen Verwaltungen Beachtung. Dabei ist Outsourcing grundsätzlich mehr als nur eine Möglichkeit zur Kostensenkung – Kosten sind nur ein Teilaspekt. Die Auslöser zu Outsourcing-Überlegungen sind oft vielfältig.

Outsourcing ist die Strategie, Funktionen, die nicht der Stärkung der Wettbewerbsposition von Unternehmen dienen, nach außen zu verlagern. Unter Outsourcing öffentlicher Leistungen wird in diesem Zusammenhang einerseits der Fremdbezug von bislang originär von der Öffentlichen Verwaltung erbrachten Leistungen (wie etwa die Abwasserbeseitigung) und andererseits die Auslagerung von administrativen Funktionen (vor allem Funktionen aus dem Informations- und Kommunikationsbereich, IuK sowie des Haushalts- und Kassenwesens) auf private Anbieter verstanden. Wenn ein Bereich nicht in die Kernkompetenz der Verwaltung fällt oder eine hoheitliche Aufgabe ist, kann der externe Leistungsbezug als mögliche Sourcing-Variante in Frage kommen.

Schon heute ist auch in Öffentlichen Verwaltungen die Auslagerung von Funktionen wie zum Beispiel Facility Management, Catering oder Security keine ungewöhnliche Maßnahme. Unter Effizienz- und Effektivitätsgesichtspunkten sind jedoch in erster Linie „höherwertige“ Funktionen wie etwa die IT interessant.

Grundsätzlich befinden sich betroffene Entscheider in zwei möglichen Situationen: Entweder streben sie proaktiv nach mehr Effizienz und Effektivität in ihrer Organisation oder interne beziehungsweise externe Zwänge induzieren die Prüfung von Outsourcing-Optionen in bestimmten Bereichen.

Outsourcing-Readiness-Check

Im ersten Fall empfiehlt sich die systematische Analyse eigener Funktionen und Prozesse über alle Verwaltungsbereiche. Dabei hat sich das Instrument der Sourcing-Landkarten bewährt. Diese ermöglichen die Darstellung unterschiedlicher Sourcing-Optionen wie Eigenfertigung, Shared Service Center und Outsourcing für das gesamte Funktions- oder Prozessportfolio der Organisation im Ist-Zustand und in möglichen Sollzuständen. Wurde dann für bestimmte Bereiche Outsourcing als Handlungsoption identifiziert – und ab hier ist das weitere Vorgehen der beiden genannten Fälle identisch –, gilt es die sogenannte Outsourcing-Readiness und das Kostensenkungspotenzial zu prüfen.

Ein „Outsourcing-Readiness-Check“ prüft, ob die Verwaltungsorganisation im betreffenden Leistungsfeld für ein Outsourcing reif ist und welche Maßnahmen gegebenenfalls ergriffen werden müssen. Fragen, die hierzu beantwortet werden sollten, sind unter anderem: Ist für das Leistungsfeld ein Service- und Produktwarenkorb definiert? Sind die Leistungen klar definiert und abgegrenzt? Ist die Kostenbasis bekannt?

Desweiteren sind für das auszulagernde Leistungsfeld konkrete Rollen, Funktionen, Prozesse, Systeme und Schnittstellen zum Provider zu spezifizieren. Insbesondere bei eventuell geplanten Mitarbeiterübergängen sind Reorganisationen, soweit möglich, bereits operativ umzusetzen, solange die Leistungserbringung noch nicht übertragen ist. Hintergrund ist, dass eine gute aufbau- und ablauforganisatorische Strukturierung und Standardisierung den Erfolg einer Auslagerung fördert.

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Ein guter Beitrag !!  lesen
posted am 03.07.2018 um 09:21 von Unregistriert


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