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Optimierte Verwaltung

Das ist eine technische und eine organisatorische Herausforderung

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Gewusst wie?

Allerdings setzt ein in allen Facetten wohl koordinierter Projektablauf über die gesamte Abfolge klare strategische Zielsetzungen voraus. „Das ist in der freien Wirtschaft nicht anders als im Öffentlichen Dienst“, sagt Sabine Wagner, verantwortlich für die Practice Project Management bei Logica. Die Bereitschaft, über Behördengrenzen hinweg zu kommunizieren und zu bearbeiten, sei aber teilweise nicht gegeben.

„Demzufolge wenig konkret fallen deshalb oftmals die Zielvorgaben aus, weil die äußeren Vorgaben und Bedingungen nicht hinreichend berücksichtigt werden.“ Konkrete Ziele und Vorgaben auf allen Seiten seien aber unverzichtbar. „Denn ohne sie können optimierte Verwaltungsprozesse weder bedarfsgerecht geplant und umgesetzt noch ein professionelles Qualitätsmanagement etabliert werden, um den Fortschritt über alle Projektetappen verlässlich zu messen und zu beurteilen.“ Setzten die Behörden ihre Projekte nicht wohl durchdacht und gut koordiniert auf und um, drohten Staus, zu hohe Kosten, viele Risiken, schlimmstenfalls sogar das Scheitern des Gesamtvorhabens, warnt Wagner. Das wiederum habe negative Folgen nicht nur für den Werdegang der IT, sondern auch für die Organisation und letztlich den Verwaltungsauftritt nach innen und außen.

Sobald die Ziele und Vorgaben fixiert sind, ist eine Koordination des umfassenden Vorhabens Verwaltungsprozessoptimierung Trumpf. Modelle für eine planvolle Durchführung gibt es nach Wagner genug. „Reifegradmodelle wie Capability Maturity Model Integration (CMMI) helfen, die Softwareentwicklung zu optimieren. Prozessreferenzmodelle wie ITIL (IT Infrastructure Library) tragen zur Optimierung der IT-Organisation und des IT-Betriebs bei.“ Transformationsmodelle wie IT-Fabrik als IT-Prozess-Framework unterstützten darin, von Anfang an Ordnung ins Gesamtgefüge Verwaltungssystem zu bringen. Test Process Improvement (TPI) als Modell steigere die Qualität der Software-Entwicklung durch planvoll aufgesetzte und fachmännische Tests. Eine Qualitäts-Management-Fabrik (QMF) unterstütze bei der Herausbildung von Prozessen, Schnittstellen und Best Practices gegenüber den eigenen Fachabteilungen und denen anderer Behörden.

Und es gibt noch mehr Möglichkeiten: „QMF als Gesamtmodell harmoniert in der Form mit den anderen Modellen, dass neue komplementäre IT-Services gezielt entwickelt, bereitgestellt und betrieben sowie gegenüber den internen und externen Kostenstellen abgerechnet werden können“, unterstreicht Wagner.

Und das Prozess-Management als Modell erlaube, einen Regelkreis zu entwerfen, der für eine stufenweise Optimierung der Verwaltungsabläufe die Modellierung, Durchführung und das Redesign der Prozesse immer wieder in Einklang bringe.

CMDB als Optimierungsbeschleuniger

Die IT als Motor, designet, umgesetzt, gemanagt und weiterentwickelt gemäß ITIL, ist nach Gerhard Haberstroh, Solution Marketing Manager Software bei HP, ohnehin fit für die Prozessoptimierung. Das gelte sowohl für die Betriebsprozesse innerhalb der IT-Organisation als auch für die Verwaltungsprozesse. „ITIL, insbesondere die Version 3, schafft gute Voraussetzungen, flankierend zur fortschreitenden Verwaltungsprozessoptimierung Schritt für Schritt ein professionelles IT-Service-Management (ITSM) sowie eine zeitgemäße IT-Service-Organisation aufzubauen“, unterstreicht er. Portfolio Management als neue Disziplin schafft die Grundvoraussetzung für die Orientierung der IT and den Verwaltungsprozessen.

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