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Optimierte Verwaltung

Das ist eine technische und eine organisatorische Herausforderung

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Hohe Einsparungspotenziale

Petra Winkler, verantwortlich für das Portfolio-Management Public Sector bei Siemens IT Solutions and Services, sieht ein hohes Nutzenpotenzial für die Öffentliche Verwaltung vor allem in optimierten Prozessen zwischen den Behörden sowie mit Bürgern und Unternehmen. „Wird die gesamte Prozesskette von eAdministration, also dem integrierten Dokumentenmanagement mit Vorgangsbearbeitung, der sicheren Langzeitarchivierung, dem Content Management und den elektronischen Akten, über die Grenzen der eigenen Behörde hinweg etabliert, führt das zu enormen Einsparungen.“

Sie verweist dazu auf eine direkte Übernahme von Daten, beispielsweise in Form digitaler Formulare, sowie eine durchgehende, zwischenbehördliche Bearbeitung von elektronischen Akten bis zur Bewilligung beziehungsweise Ablehnung des Antrags. „Um einen Vorgang zu beschleunigen, können bei medienbruchfreien Systemen digitale Informationen direkt abgerufen sowie anschließend die bearbeiteten Akten ins elektronische Archiv der beteiligten Behörden übernommen werden.“

Winkler sieht weitere Vorteile für die Öffentliche Verwaltung: „Durch weniger manuelle Erfassungen und Weitergaben reduzieren sich Fehler und erübrigen sich Mehrfach-Bearbeitungen. Außerdem werden Abstimmungsprozesse vereinfacht und beschleunigt.“ Druck für eine effektiveres und effizienteres Arbeiten über die Grenzen der eigenen Behörde hinweg erfolgt zudem durch die EU-Service-Directive in Form eines One-Stop-Shop-Konzepts.

Allerdings, räumt Winkler ein, sei die anstehende Herausforderung gewaltig und nur mit einem eGovernment Framework, beispielsweise von Siemens, zu meistern. „Mit einem solchen Rahmenwerk lassen sich von Anfang an:

  • Struktur in den Projektablauf und die Projektabfolge bringen,
  • strukturierte wie unstrukturierte Verwaltungsprozesse angemessen designen und aufsetzen,?
  • lle notwendigen Integrationsmaßnahmen berücksichtigen,?e
  • lang der Abläufe alle Sicherheitsvorkehrungen einbinden,? sä
  • liche technischen, organisatorischen und personellen Veränderungen in den Projektfahrplan einbeziehen.“?

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