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Optimierte Verwaltung Das ist eine technische und eine organisatorische Herausforderung

| Autor / Redakteur: Hadi Stiel / Gerald Viola

Die Öffentliche Verwaltung ist im Umbruch. Initiativen und Strategien wie eGovernment 2.0, Verwaltung innovativ, BundOnline 2005, Media@Komm-Transfer und Signaturbündnis signalisieren, wo der Weg hinführt: zu Behörden, die nach innen und außen effizient und sicher kommunizieren und handeln. Das hohe Ziel ist nur über optimierte Verwaltungsprozesse und einen konsequenten IT-Einsatz erreichbar. Aber auch das Personal, die Organisation und die Verwaltungssteuerung müssen sich den optimierten Verwaltungsprozessen anpassen.

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( Foto: Michael Ilgner/Fotolia.com )

Der Weg zum eGovernment ist lang. Für die Behörden des Bundes, der Länder und der Kommunen ist er dennoch unumgänglich. Der Druck, sich effizienter aufzustellen, kommt von allen Seiten. Bürger und Wirtschaft erwarten, selbst unter Steuer- respektive Kostendruck, dass die Behörden ihre finanziellen Mittel besser einsetzen und nutzen. Auch behördenintern wächst der Druck von oben nach unten, Kosten und Leistungen kritisch gegenüberzustellen und zu bewerten.

„Durch die aktuelle Finanzkrise wird sich dieser Druck noch erhöhen“, sieht Dr. Winfried Materna, Geschäftsführer von Materna und Ehrenpräsident der IHK zu Dortmund, voraus. „Die gewaltigen Summen, mit denen der Staat zur Absicherung systemwichtiger Banken einspringt, müssen gestemmt werden.“ Diese Last könne nicht nur den Steuerzahlern und dem immer noch hohen Staatsdefizit aufgebürdet werden. „Auch die Öffentliche Verwaltung wird ihren Part zur Behebung dieser Krise beitragen müssen“, ist er überzeugt. Optimierte Verwaltungsprozesse seien dafür genau der richtige Hebel, um die notwendigen Kosteneinsparungen zu erzielen. „Über sie können Bearbeitungsabfolgen effektiv, das heißt, in kürzerer Zeit, und effizient, das heißt, zu geringeren Kosten, durchgeführt werden.“

Gleicher Ausgangspunkt

Die Behörden stünden somit vor den gleichen Herausforderungen wie privatwirtschaftlich geführte Unternehmen, so Materna. Demzufolge seien sie für die Optimierung ihrer Prozesse auch mit denselben Technologien und Reorganisationsmaßnahmen konfrontiert. So biete unter anderem ITIL v.3 die besten Voraussetzungen für ein umfassendes IT-Service-Management zur Stützung der anvisierten Verwaltungsabläufe und zur Etablierung einer zeitgemäßen IT-Service-Organisation. Materna warnt in diesem Zusammenhang die Entscheider vor einer zu technischen Planung und Umsetzung eines schlankeren und stringenteren Verwaltungsauftritts. „Eine zu frühe Fixierung auf sogenannte technische Lösungen engt nicht nur bei einem Mangel an allgemein verbindlichen Standards die Entfaltungsfreiheit im Projektverlauf ein. Sie begrenzt später bei anstehenden Prozessveränderungen auch die Weiterentwicklung des Verwaltungssystems.“

Außerdem setzten die angestrebten Verwaltungsprozesse Organisationsstrukturen voraus, die dazu passen, sowie Personal, das den damit einhergehenden Organisations- und Prozessveränderungen folgen kann. „Das gilt sowohl für die inner- und zwischenbehördliche Abwicklung als auch für den Umgang mit den Bürgern und der Wirtschaft, beispielsweise via Portal“, sensibilisiert der Materna-Chef.

Wie kann die öffentliche Verwaltung von optimierten Prozessen profitieren?

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