Projekt eAkte

Das Bundesamt für den Zivildienst wird modernisiert

Seite: 2/3

Firmen zum Thema

Vom Projektstart bis zur Neuausrichtung

Das Projektteam setzte sich aus vier Parteien zusammen: BAZ als Auftraggeber, IBM als Auftragnehmer für die Konzeption, die Realisierung und den Rollout, die Firmen batos als Auftragnehmer für die Qualitätssicherung sowie BANCTEC als Auftragnehmer für die Scann-Dienstleistung.

Das Projekt startete mit der fachlichen und technischen Feinkonzeption. Die technischen Merkmale der Lösung waren durch die Produktvorauswahl gesetzt. Große Unsicherheiten, die insbesondere bei den Sachbearbeitern im BAZ zu Beginn gesehen wurden, waren zu Beginn: der Wegfall von Arbeitsplätzen; die Erhöhung des Arbeitsdrucks und Aufgabenpensums; stärkere Kontrollmöglichkeiten sowie eine Beeinträchtigung der sozialen Kontaktpflege.

Bildergalerie

Mit dem organisatorischen Change Management wurde den daraus resultierenden Akzeptanzproblemen zu begegnet. Es fanden Workshops mit Benutzergruppen und mit der Leitungsebene statt, um zu informieren, die Betroffenen aufzuklären und neue Chancen zu identifizieren und sie zur aktiven Teilnahme am Veränderungsprozess zu ermutigen. Während der ersten Phase standen folgende Probleme in wechselseitiger Beziehung und führten am Ende dieser Phase zu einer „Eskalation“ und zur Neuausrichtung: In technischer Hinsicht gab es eine Verzögerung bei der Fertigstellung des einzusetzenden Produktes (FAVORIT 4.0), außerdem sah das BAZ eine unzureichende Abdeckung der Anforderungen. Im Hinblick auf den Projektablauf war der Zeitplan zu knapp bemessen und es gab Diskrepanzen bei der konzeptionellen Arbeit, sodass das Projektklima eine konstruktive Problemlösung beeinträchtigte.

Vom Integrationsprojekt zum Entwicklungsprojekt

Über das Eskalationsmanagement unter Einbindung der Projektsponsoren von Auftragnehmer und Auftraggeber wurden die auf Projektleitungsebene nicht lösbaren Probleme auf die konstruktive Ebene zurückgeführt. Die Projektsponsoren orientierten sich bei der Problemlösung am Projektziel: dem Beitrag zur Modernisierung der Behörde. Die Projektgruppe erarbeitete eine Lösungsalternative, auf dessen Basis die Behördenleitung entschied, das Projekt fortzusetzen. Aus dem Integrationsprojekt wurde ein Entwicklungsprojekt. Das Projektvorgehen wurde an die Anforderungen eines Entwicklungsprojektes angepasst. Unter den neuen Rahmenbedingungen gelang es dann auch, ein konstruktives Projektklima herzustellen. Durch offene Kommunikation, Zielorientierung und Schlichtung kritischer Projektsituationen über das unabhängige Qualitätsmanagement konnten zudem kritische Eskalationen vermieden werden.

Artikelfiles und Artikellinks

Link: Homepage IBM

(ID:2008644)