Projekt eAkte

Das Bundesamt für den Zivildienst wird modernisiert

03.01.2008 | Autor / Redakteur: Jörg Brendler / Gerald Viola

Das Bundesamt für den Zivildienst (BAZ) startete mit Unterstützung des BVA Ende 2002 die Modernisierung seiner Verwaltung und seiner Informationstechnik.

Hauptbereiche der Modernisierung waren die Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation, die Modernisierung der IT-Anwendungen durch Migration der Altanwendungen und die Ablösung der papiergebundenen Bearbeitung und Verwaltung der Akten von Kriegsdienstverweigerern (KDV-Akten) durch die elektronische Akte („eAkte“). Alle Modernisierungsthemen standen in wechselseitiger Abhängigkeit zueinander.

Das Projekt eAkte stand vor der Herausforderung sowohl die Effizienz der Bearbeitung als auch den Kundenservice zu verbessern. Im Gegensatz zu den bisher eher funktional ausgerichteten Fachverfahren wurde bei eAkte der gesamte Lebenszyklus einer Personalakte (Bestand etwa eine Million Akten, jährlicher Zuwachs rund 120.000) berücksichtigt. Die Anwendung eAkte aggregiert alle Bearbeitungsergebnisse zu einer aus mehreren Teilbereichen bestehenden ganzheitlichen Akte, die den beteiligten Referaten mit der eAkte-Anwendung zur Verfügung gestellt wird.

Projekterfolg, Governance und kritischen Erfolgsfaktoren

Im eAkte-System wurde die Organisationsstruktur der Behörde hinterlegt. Dabei wurden an die Stellen die entsprechenden Zugriffsrechte auf Funktionen und Daten (beispielsweise ein Dokument innerhalb einer Personalakte) sowie die realen Nutzer gekoppelt. Der eAkte liegt ein Rollen- und Rechtekonzept zugrunde, auf dessen Basis künftige organisatorische Änderungen dynamisch in der IT-Lösung abbildbar sind. Die Architektur der eAkte wurde dabei nach den Vorgaben für die neue Anwendungslandschaft ausgerichtet.

Aus betrieblicher Sicht zeigten sich die Vorteile der webbasierenden eAkte-Anwendung bereits beim stufenweisen Rollout. Darüber hinaus können Softwareänderungen zentral – ohne Beeinträchtigung der Nutzer – in Betrieb genommen werden.

Die Steigerung der Effizienz der Aktenbearbeitung konnte in erster Linie durch die unmittelbare Verfügbarkeit aller Akteninformationen in der eAkte geschaffen werden. Hinsichtlich Kundenservice wurde die Auskunftsfähigkeit verbessert. Wartezeiten oder Rückrufe, bedingt sowohl durch die Bereitstellung von Aktenteilen aus der Registratur als auch durch sich in Bearbeitung befindlichen Aktenteilen entfallen. Der parallele Zugriff für mehrere Sachbearbeiter auf eine Akte wurde ermöglicht. Der bisherige Medienbruch im Anerkennungsprozess zwischen den 65 Kreiswehrersatzämtern (elektronische Akte) und dem BAZ (Papierakte) konnte mit der Einführung der eAkte aufgehoben werden. Außerdem konnten die Kosten für die Aktenlagerung, für die eine Fläche von 3.000 Quadratmetern erforderlich war, eingespart werden. Der Projekterfolg definiert sich durch die erfolgreiche Projektdurchführung und am Beitrag zur Umsetzung der Strategie und der Akzeptanz der Nutzer. Die Herausforderung im Projekt eAkte war die Umstellung von der papierbasierenden auf die elektronische Aktenbearbeitung.

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