eHealth und Pflege mit Plan Controlling im Gesundheitswesen

Redakteur: Gerald Viola

Das St. Josefshaus in Herten macht es vor: Moderne Managementsysteme sind im Sozialwesen längst kein Fremdwort mehr. Mit Diamant Software bauen die südbadischen Spezialisten für Behinderten- und Altenhilfe ein umfassendes Controlling auf.

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Kinderbetreuung im St. Josefshaus
Kinderbetreuung im St. Josefshaus
( Archiv: Vogel Business Media )

Was die Unternehmens-IT leisten muss, dazu hat Matthias Wettig eine klare Meinung: „Unsere Softwarelandschaft ist nur so gut, wie sie uns die relevanten Informationen liefert, um unser Haus weiterhin erfolgreich zu steuern. Wir haben in diesem Zusammenhang nur ein Ziel: weiterhin schwarze Zahlen schreiben.“ Matthias Wettig ist zuständig für das Qualitätsmanagement im St. Josefshaus, einem der größten Sozialdienstleister Südbadens.

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Rund 1.200 Menschen nehmen die Angebote und Dienstleistungen in den Bereichen Behinderten- und Altenhilfe in Anspruch. Betreut werden sie von etwa 1.400 Mitarbeitern, darunter knapp 800 in Vollzeitstellen. Das Managen des St. Josefshauses ist geprägt vom im sozialen Sektor mittlerweile notorischen Kostendruck: „Der politische Hintergrund hat sich massiv verändert“, weiß Matthias Wettig zu berichten. „Seit der Verwaltungsreform in Baden-Württemberg sind die Verhandlungen zum Beispiel über die Pflegesatzentgelte zu einer ständigen Herausforderung geworden.“

Natürlich hat man in Herten auch früher schon darauf geachtet, das Haus auf Kurs zu halten und sich dabei betriebswirtschaftlicher Auswertungen aus einem Altsystem bedient. Aber die jüngere Entwicklung und die Entscheidung für eine integrierte und strategisch ausgerichtete IT-Ausstattung des Unternehmens, machte ein detailliertes und vor allem dezentrales Controlling notwendig, das eine genaue Betrachtung der einzelnen Heime erlaubt.

Dabei besonders im Fokus: die Personalkosten, die über 70 Prozent der Gesamtkosten ausmachen. Mit der Rechnungswesen- und Controlling-Software „Diamant/3“ hat das St. Josefshaus deshalb ein System aufgebaut, das die Heimleiter in einen geschlossenen Kreislauf aus Planung, Kontrolle und Steuerung einbezieht.

Controlling als Teil eines durchgängigen Prozesses

Die Auswahl der geeigneten Software für dieses Vorhaben erfolgte zuvor im Rahmen eines übergreifenden IT-Projekts. Mit dem Ziel, standardisierte Prozesse im ganzen Haus einzuführen, suchte man eine Lösung für die Kernleistungen des Hauses – Pflege, Betreuung, Dokumentation. Die Entscheidung fiel auf „Vivendi“, eine Branchensoftware für das Sozialwesen des Herstellers Connext GmbH aus Paderborn. Dieser wiederum empfahl für die Bereiche Rechnungswesen und Controlling die Lösung seines Partners Diamant Software GmbH & Co. KG aus Bielefeld.

Eine Empfehlung, die sich schließlich durchsetzte, nachdem die Verantwortlichen auch andere Systeme geprüft hatten. Matthias Wettig, als Qualitätsmanager auch für das IT-Projekt verantwortlich, begründet die Entscheidung: „Diamant kam unseren Anforderungen am nächsten. Aus EDV-Sicht war dies vor allem eine hohe Integrationsfähigkeit. Unser Kern-Prozess wird jetzt komplett und standardisiert von Vivendi abgebildet: von der Aufnahme über die Leistungserbringung bis zur Abrechnung. Und dies sowohl in der Alten- als auch in der Behindertenhilfe. Für Auswertung und Reporting in den angeschlossenen Management- und Unterstützungsprozessen musste sich insbesondere die Rechnungswesen- und Controlling-Software ohne Probleme einfügen lassen.“

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Neben den Technikern hatten aber auch die Controller im Haus klare Vorstellungen, was die neue Software können muss. Im Mittelpunkt dabei: Funktionalitäten, die einen dezentralen Controllingprozess unterstützen. „Mit Diamant können wir Daten aus den Excel-Formularen, die unsere Heimleiter für ihre Bereichsplanungen nutzen, in die zentrale Controlling-Datenbank zurückzuschreiben. „Eine solche bi-direktionale Excel-Integration konnte uns auf diese Weise kein anderer Anbieter zusichern“, erläutert Controllerin Roswitha Fallenbüchel-Bonow.

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„Sehr charmant ist auch die Möglichkeit, unsere Führungskräfte direkt und ohne nennenswerten administrativen Aufwand an ihren Arbeitsplätzen mit einem Zugang zu Berichten auszustatten.“ Last but not least war es die integrierte BI-Software (Business Intelligence) zur Erstellung von Kennzahlen, mit der Diamant überzeugte.

Excel-Integration ermöglicht detaillierte Planung

Mithilfe dieser Software-Eigenschaften konnte das St. Josefshaus einen durchgängigen Controlling-Prozess aufsetzen, der von einem integrierten Gesamtsystem getragen wird. Ausgangspunkt ist dabei immer der Wirtschaftsplan. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung prüft das zentrale Controlling die Rahmenbedingungen und erstellt alternative Szenarien: Wie werden sich die Belegungszahlen voraussichtlich entwickeln? Welche Tarifänderungen sind angedacht? Wie viel muss wo investiert werden?

Mit Diamant können sie dabei Ist- und Planwerte kopieren, Plan-Alternativen generieren, Hochrechnungen durchführen, Vorschauen erstellen oder „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchspielen. Als Ergebnis dieser Überlegungen werden in der Software mehrere Alternativen abgespeichert, die globale Planwerte enthalten. Für die operative Steuerung des Unternehmens wird schließlich eine dieser Alternativen ausgewählt, die als Basis für das unterjährige Controlling dient. Sollten sich die Rahmenbedingungen ändern, etwa, weil ein „Worst-Case-Szenario“ eintritt, kann das St. Josefshaus flexibel umplanen, indem es auf die entsprechende Alternative in Diamant wechselt.

Hat der Aufsichtsrat den Wirtschaftsplan verabschiedet, wird er den nächsten Ebenen kommuniziert. Dabei wendet das St. Josefshaus das sogenannte Gegenstrom-Verfahren an, bei dem die Vorgaben von oben (Geschäftsleitung) mit den Planungen von unten (Bereichsverantwortliche) zusammengeführt werden.

Vereinfacht wird dieses Verfahren durch die bi-direktionale Excel-Integration von Diamant: Als Werkzeug für die Bereichsleiter hat das Controlling in der Tabellenkalkulation Planungsvorlagen erstellt und in das Rechnungswesen eingebunden. Damit übernehmen Roswitha Fallenbüchel-Bonow und ihre Kollegen die erforderlichen Daten aus Diamant automatisiert per Web Services in die Vorlagen und verschicken diese per eMail an die insgesamt 24 Leiter von Heimen, Schulen und Werkstätten.

In den Vorlagen brechen die dezentralen Führungskräfte dann die globalen Planwerte auf eine detailliertere Ebene herunter.

Beispiel Personalkosten: Die Excel-Mappe führt an, welches Gesamtbudget dem Heimleiter insgesamt zur Verfügung steht, in der Planungsvorlage kann er es dann auf die einzelnen Teams verteilen.

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Als Orientierungshilfe dienen ihm dabei Vorjahreswerte, der aktuelle Stand, eine Hochrechnung und die Planwerte aus dem Vorjahr, die ebenfalls automatisch in der Vorlage enthalten sind. Hat er seine Planung abgeschlossen, sendet der Heimleiter die Vorlage zurück an das Controlling. Hier werden die Zahlen geprüft und auf Knopfdruck in die Diamant-Datenbank gespeichert, wo auf diese Weise der detaillierte Plan für das Gesamtunternehmen entsteht.

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Natürlich sind die Bereichsleiter angehalten, die Vorgaben der Zentrale einzuhalten. Generell gibt es aber auch die Möglichkeit, diese zu ändern – etwa wenn es im Heim Aufnahmen gibt, die nicht vorherzusehen waren. Lassen sich deshalb die wesentlichen Größen des Wirtschaftsplans nicht erreichen, wird dieser angepasst, und der Abstimmungsprozess beginnt erneut.

Heimleiter analysieren Personalkosten am PC

„Die Excel-Integration erlaubt uns heute eine sehr differenzierte Planung, wie wir sie früher nicht durchführen konnten“, erläutert Roswitha Fallenbüchel-Bonow.

Der Grund: „Wir haben 150 Kostenstellen und 450 Konten. Eine manuelle Beplanung – geschweige denn Abstimmung – wäre schlichtweg unmöglich.“

Die so ermittelten Planwerte bilden die Grundlage für das unterjährige Controlling im St. Josefshaus. Jeden Monat generiert Diamant für die Heimleiter Berichte, die aufzeigen, ob man sich auf Kurs befindet, oder ob gegengesteuert werden muss. Jede dieser Führungskräfte hat ein Zugriffsrecht auf seine persönlichen Berichte und kann sie somit auch innerhalb eines Monats direkt am PC-Arbeitsplatz einsehen.

Neben verschieden Statistiken sind das im Wesentlichen zwei Standardberichte: Einer davon weist Erträge, Personal- und Sachkosten sowie Deckungsbeiträge aus. Der zweite erlaubt eine tiefergehende Analyse der Personalkosten in Abhängigkeit von der Heimbelegung. Dies ist deshalb wichtig, weil die geplanten Personalkosten sich immer auf eine geplante Belegung beziehen.

Liegt die Belegung unter Plan, reichen die erzielten Pflegeentgelte nicht aus, um die geplanten Personalkosten zu decken. Deshalb führt der Report jeweils Ist- und Planwerte, kumulierte Werte und Vorjahreswerte auf. Die Ist-Werte fließen dabei direkt aus der Branchensoftware Vivendi (Belegungen) beziehungsweise der eingesetzten Lohnsoftware „s+p“ (Personalkosten) ein.

Anhand dieses Berichts werden die Heimleiter auf Abweichungen aufmerksam gemacht, können diese analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen einleiten: Wie viele Bewohner müsste ich zusätzlich aufnehmen, um meine Personalkosten zu decken? Was kann ich durch Abbau von Überzeiten einsparen? Um wie viel Prozent muss ich unsere flexiblen Arbeitsverträge reduzieren?

„Unsere mittlere Führungsebene ist jetzt weitgehend in die Unternehmenssteuerung eingebunden“, so Roswitha Fallenbüchel-Bonow, „damit ist der erste Meilenstein unseres Projekts abgeschlossen.“

Der nächste Schritt hin zu einem umfassenden Controlling hat aber bereits begonnen. Mit der integrierten Business-Intelligence-Software von Diamant baut das St. Josefshaus ein Kennzahlensystem für sein oberstes Management auf. Am Ende steht eine Balanced Scorecard innerhalb des auf die Belange des St. Josefshauses abgestimmten EFQM-Modells und als zentrales Instrument der Unternehmenssteuerung. Und das ist wiederum ganz im Sinne von Qualitätsmanager Matthias Wettig.

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