eHealth und Pflege mit Plan

Controlling im Gesundheitswesen

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Als Orientierungshilfe dienen ihm dabei Vorjahreswerte, der aktuelle Stand, eine Hochrechnung und die Planwerte aus dem Vorjahr, die ebenfalls automatisch in der Vorlage enthalten sind. Hat er seine Planung abgeschlossen, sendet der Heimleiter die Vorlage zurück an das Controlling. Hier werden die Zahlen geprüft und auf Knopfdruck in die Diamant-Datenbank gespeichert, wo auf diese Weise der detaillierte Plan für das Gesamtunternehmen entsteht.

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Natürlich sind die Bereichsleiter angehalten, die Vorgaben der Zentrale einzuhalten. Generell gibt es aber auch die Möglichkeit, diese zu ändern – etwa wenn es im Heim Aufnahmen gibt, die nicht vorherzusehen waren. Lassen sich deshalb die wesentlichen Größen des Wirtschaftsplans nicht erreichen, wird dieser angepasst, und der Abstimmungsprozess beginnt erneut.

Heimleiter analysieren Personalkosten am PC

„Die Excel-Integration erlaubt uns heute eine sehr differenzierte Planung, wie wir sie früher nicht durchführen konnten“, erläutert Roswitha Fallenbüchel-Bonow.

Der Grund: „Wir haben 150 Kostenstellen und 450 Konten. Eine manuelle Beplanung – geschweige denn Abstimmung – wäre schlichtweg unmöglich.“

Die so ermittelten Planwerte bilden die Grundlage für das unterjährige Controlling im St. Josefshaus. Jeden Monat generiert Diamant für die Heimleiter Berichte, die aufzeigen, ob man sich auf Kurs befindet, oder ob gegengesteuert werden muss. Jede dieser Führungskräfte hat ein Zugriffsrecht auf seine persönlichen Berichte und kann sie somit auch innerhalb eines Monats direkt am PC-Arbeitsplatz einsehen.

Neben verschieden Statistiken sind das im Wesentlichen zwei Standardberichte: Einer davon weist Erträge, Personal- und Sachkosten sowie Deckungsbeiträge aus. Der zweite erlaubt eine tiefergehende Analyse der Personalkosten in Abhängigkeit von der Heimbelegung. Dies ist deshalb wichtig, weil die geplanten Personalkosten sich immer auf eine geplante Belegung beziehen.

Liegt die Belegung unter Plan, reichen die erzielten Pflegeentgelte nicht aus, um die geplanten Personalkosten zu decken. Deshalb führt der Report jeweils Ist- und Planwerte, kumulierte Werte und Vorjahreswerte auf. Die Ist-Werte fließen dabei direkt aus der Branchensoftware Vivendi (Belegungen) beziehungsweise der eingesetzten Lohnsoftware „s+p“ (Personalkosten) ein.

Anhand dieses Berichts werden die Heimleiter auf Abweichungen aufmerksam gemacht, können diese analysieren und gegebenenfalls Maßnahmen einleiten: Wie viele Bewohner müsste ich zusätzlich aufnehmen, um meine Personalkosten zu decken? Was kann ich durch Abbau von Überzeiten einsparen? Um wie viel Prozent muss ich unsere flexiblen Arbeitsverträge reduzieren?

„Unsere mittlere Führungsebene ist jetzt weitgehend in die Unternehmenssteuerung eingebunden“, so Roswitha Fallenbüchel-Bonow, „damit ist der erste Meilenstein unseres Projekts abgeschlossen.“

Der nächste Schritt hin zu einem umfassenden Controlling hat aber bereits begonnen. Mit der integrierten Business-Intelligence-Software von Diamant baut das St. Josefshaus ein Kennzahlensystem für sein oberstes Management auf. Am Ende steht eine Balanced Scorecard innerhalb des auf die Belange des St. Josefshauses abgestimmten EFQM-Modells und als zentrales Instrument der Unternehmenssteuerung. Und das ist wiederum ganz im Sinne von Qualitätsmanager Matthias Wettig.

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