eHealth und Pflege mit Plan

Controlling im Gesundheitswesen

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Neben den Technikern hatten aber auch die Controller im Haus klare Vorstellungen, was die neue Software können muss. Im Mittelpunkt dabei: Funktionalitäten, die einen dezentralen Controllingprozess unterstützen. „Mit Diamant können wir Daten aus den Excel-Formularen, die unsere Heimleiter für ihre Bereichsplanungen nutzen, in die zentrale Controlling-Datenbank zurückzuschreiben. „Eine solche bi-direktionale Excel-Integration konnte uns auf diese Weise kein anderer Anbieter zusichern“, erläutert Controllerin Roswitha Fallenbüchel-Bonow.

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„Sehr charmant ist auch die Möglichkeit, unsere Führungskräfte direkt und ohne nennenswerten administrativen Aufwand an ihren Arbeitsplätzen mit einem Zugang zu Berichten auszustatten.“ Last but not least war es die integrierte BI-Software (Business Intelligence) zur Erstellung von Kennzahlen, mit der Diamant überzeugte.

Excel-Integration ermöglicht detaillierte Planung

Mithilfe dieser Software-Eigenschaften konnte das St. Josefshaus einen durchgängigen Controlling-Prozess aufsetzen, der von einem integrierten Gesamtsystem getragen wird. Ausgangspunkt ist dabei immer der Wirtschaftsplan. Gemeinsam mit der Geschäftsleitung prüft das zentrale Controlling die Rahmenbedingungen und erstellt alternative Szenarien: Wie werden sich die Belegungszahlen voraussichtlich entwickeln? Welche Tarifänderungen sind angedacht? Wie viel muss wo investiert werden?

Mit Diamant können sie dabei Ist- und Planwerte kopieren, Plan-Alternativen generieren, Hochrechnungen durchführen, Vorschauen erstellen oder „Was-wäre-wenn“-Szenarien durchspielen. Als Ergebnis dieser Überlegungen werden in der Software mehrere Alternativen abgespeichert, die globale Planwerte enthalten. Für die operative Steuerung des Unternehmens wird schließlich eine dieser Alternativen ausgewählt, die als Basis für das unterjährige Controlling dient. Sollten sich die Rahmenbedingungen ändern, etwa, weil ein „Worst-Case-Szenario“ eintritt, kann das St. Josefshaus flexibel umplanen, indem es auf die entsprechende Alternative in Diamant wechselt.

Hat der Aufsichtsrat den Wirtschaftsplan verabschiedet, wird er den nächsten Ebenen kommuniziert. Dabei wendet das St. Josefshaus das sogenannte Gegenstrom-Verfahren an, bei dem die Vorgaben von oben (Geschäftsleitung) mit den Planungen von unten (Bereichsverantwortliche) zusammengeführt werden.

Vereinfacht wird dieses Verfahren durch die bi-direktionale Excel-Integration von Diamant: Als Werkzeug für die Bereichsleiter hat das Controlling in der Tabellenkalkulation Planungsvorlagen erstellt und in das Rechnungswesen eingebunden. Damit übernehmen Roswitha Fallenbüchel-Bonow und ihre Kollegen die erforderlichen Daten aus Diamant automatisiert per Web Services in die Vorlagen und verschicken diese per eMail an die insgesamt 24 Leiter von Heimen, Schulen und Werkstätten.

In den Vorlagen brechen die dezentralen Führungskräfte dann die globalen Planwerte auf eine detailliertere Ebene herunter.

Beispiel Personalkosten: Die Excel-Mappe führt an, welches Gesamtbudget dem Heimleiter insgesamt zur Verfügung steht, in der Planungsvorlage kann er es dann auf die einzelnen Teams verteilen.

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