Teamarbeit im Public Sector

Collaboration-Tipps für Regierungsteams

| Autor / Redakteur: Jason Morio* / Susanne Ehneß

2. Erstellung eines virtuellen Arbeitsplatzes

Der Autor: Jason Morio
Der Autor: Jason Morio (Bild: Beverly Guhl)

Eine zentrale, cloudbasierte Lösung trägt dazu bei, dass die Zusammenarbeit und Kommunikation verteilt arbeitender Teams ­besser funktioniert und immer Up-to-Date ist, unabhängig davon, wo sich ein Teammitglied gerade aufhält. In Kombination mit den richtigen Funktionen und Applikationen wird der virtuelle Arbeitsplatz so zu einer Plattform, auf die jeder Zugriff hat, wo sich immer die aktuellsten Dokumente befinden und sichergestellt ist, dass die erforderlichen Arbeiten erledigt werden können. So lassen sich auch die Sicherheitsbedenken von Organisationen minimieren, die Angst haben, ihre bestehende Infrastruktur Externen zu öffnen oder zur Verfügung zu stellen. Daher muss man sich auch nicht den Kopf darüber zerbrechen, wie man eine Lösung bauen und hosten kann, die im „Worst Case“ noch nicht einmal von dritter Seite genutzt wird.

3. Workload Management einführen

Das Verständnis dafür, ob Kollegen oder Teams überlastet sind beziehungsweise wer noch Kapazitäten frei hat, ist essentiell für die Produktivität. Es gibt spezielle Tools, die Top-­Level-Workload-Funktionen beinhalten. Es gibt aber auch visuelle Methoden, wie beispielsweise Kanban oder Gantt, die gerade in der Kombination die Arbeitsbelastung einzelner oder ganzer Teams abbilden. Wenn jeder konstant seinen Status aktualisiert, sorgt die visuelle Darstellung der Aktivitäten nicht nur für einen reibungslosen Arbeitsfluss, sondern verbessert auch Stimmung und Qualität.

4. Schutz sensibler Daten

In Regierungen kann keine Technologie-Debatte geführt werden, ohne nicht auch das Thema Sicherheit zu diskutieren. Einfache Maßnahmen, wie eine zweistufige Sicherheitsprüfung und die Vorgabe, dass Passwörter regelmäßig geändert werden müssen, können die Risiken der Zusammenarbeit bereits spürbar ­minimieren.

Zudem sollten für alle Anwendungen, mit denen ein Team arbeitet, wie etwa das Dokumenten-Management, vom Projektleiter, Auftraggeber oder durch die Führungskräfte Zugangsrechte oder -beschränkungen vergeben werden können. Schließlich darf nicht vergessen werden, auch externe Dienstleister einem Security-Audit hinsichtlich der Verschlüsselungsstufen zu unterziehen.

Fazit

Moderne Teams, die abteilungs-, organisations- und länderübergreifend arbeiten, können mit der richtigen Technologie perfekt zusammenarbeiten. Ein guter Anfang ist, wenn zunächst alle Team-Tools überprüft und komprimiert werden. Jede Applikation sollte für alle Projektmitglieder jederzeit und überall leicht verfügbar sein. Sobald man eine Lösung ausgewählt hat, ist es ratsam, diese auch konsequent zu nutzen, denn nur so stellen sich Erfolge ein. Indem die richtigen Kompetenzen virtuell auf einer sicheren Plattform zur Verfügung stehen, können sich Teams moderne Technologien zu eigen machen, anstatt von ihnen behindert zu werden, und so ihre Produktivität erhöhen.

* Jason Morio ist Projectplace Segment Manager bei Planview

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