Teamarbeit im Public Sector

Collaboration-Tipps für Regierungsteams

| Autor / Redakteur: Jason Morio* / Susanne Ehneß

Beim traditionellen Projektmanagement werden Balkendiagramme genutzt, um den Fortschritt zu kontrollieren
Beim traditionellen Projektmanagement werden Balkendiagramme genutzt, um den Fortschritt zu kontrollieren (Bild: leungchopan_Fotolia.com)

Jason Morio fasst in seinem Gastbeitrag zusammen, wie Teams in Regierungsorganisationen ihre Zusammenarbeit effektiver gestalten können.

Laut einer Studie, in der 1.200 euro­päische Projektmanager branchenübergreifend befragt wurden, verlieren diese aufgrund mangelhafter Teamarbeit jährlich knapp 20 Arbeitstage. Hier sind einige Gründe dafür, aber auch Tipps, wie Regierungsorganisationen, Führungskräfte und Teams ihre Zusammenarbeit effektiver und produktiver gestalten können.

Die Ironie dabei ist, dass alleine die schiere Masse an Online-Tools, Apps und Social-Media-Anwendungen die Teams eher in der Zusammenarbeit behindert anstatt sie zu unterstützen.

Kehrseite von BYOD

Collaboration-Technologien, egal ob besondere eMail-Programme oder To-Do-Listen, versprechen den Teams zwar Produktivität, sorgen stattdessen aber vielfach für Probleme. Es gibt heutzutage so viele Tools und Applikationen, die vermeintlich einfach zu nutzen sind. Da sie aber von jedem Anwender anders genutzt werden, sind sie für eine erfolgreiche Teamarbeit nicht wirklich dienlich. Schlimmstenfalls führen sie sogar zu noch mehr Zeitverschwendung und suboptimalen Ergebnissen.

Wenn man so will, ist das die Kehrseite des „Bring-your-own-Device“-Trends. Glaubt man den Umfragen, sind traditionelle eMails und Tabellen nach wie vor die am häufigsten verwendeten Technologien. Allerdings wurden diese Tools nicht entwickelt, um Organisationen beim Wachstum zu unterstützen, geschweige denn, um sich modernen Arbeitsweisen anzupassen.

Wie also kann staatlichen Organisationen, die ja ganz besondere Anforderungen zu erfüllen haben, eine effektive Teamarbeit überhaupt gelingen? Hier sind vier Vorschläge, die helfen können:

1. Analyse der Tools und Standards

Zunächst sollten alle Collaboration-Lösungen evaluiert werden. Dann gilt es, ein Set aus einigen, wenigen Tools, mit denen virtuelle Teams einfacher zusammen­arbeiten können, zusammenzu­stellen. Legen Sie dabei Wert auf ­Lösungen, mit denen sich Dokumente teilen lassen, die über Planungs- und Terminierungsfunktionen verfügen, Aufgaben visualisieren und das mobile Arbeiten erleichtern. Die ausgewählten Lösungen sollten zudem einfach zu nutzen sein, damit sie auch konsequent vom ganzen Team verwendet werden.

  • Dokumenten-Management
    Teammitglieder müssen in der Lage sein, aktuelle Dokumente mit Ihren Kollegen zu teilen – egal ob sie im Raum nebenan ­sitzen, in einer anderen Stadt oder gar einem anderen Land. Wer sich allein auf das Mail­system und interne Ablagen verlässt, für den artet die Suche nach der aktuellen Version eines Dokuments bzw. von Daten oft in eine Endlos-Schleife aus. Außerdem ist es für externe Teammitglieder und Berater vielfach schwierig, überhaupt Zugriff auf interne Quellen zu bekommen und falls ja, sich darin zurechtzufinden. Deshalb sollte man nach einer Lösung Ausschau halten, auf die das Team einfach zugreifen kann, das eine Versionierung beinhaltet, über Zugangskontrollen verfügt, Reviews unterstützt und die Verlinkungen zwischen Dokumenten, Projekten und Aufgaben herstellt.
  • Planung und Disposition
    Die Möglichkeit, ein Projekt oder Prozesse visuell zu planen, erleichtert die Teamarbeit nachhaltig. Beim traditionellen Projektmanagement werden beispielsweise Gantt-Charts genutzt, um Projekte zu planen und zu kontrollieren, welche Aufgaben bereits erledigt sind, ob Meilensteine erreicht wurden und wie es mit Abhängigkeiten und Deadlines aussieht. Es empfehlen sich also Lösungen, die Gantt-Diagramme integrieren und das Team gleichzeitig in die Lage versetzen, diese Darstellung immer sehen und anpassen zu können.
  • Aufgaben-Visualisierung
    Bedenken sollte man auch die Fähigkeiten digitaler Kanban Boards, Karten, die ähnlich wie Post-its funktionieren und in verschiedene Kategorien eingeteilt werden können. Diese Karten visualisieren die einzelnen Aufgaben und die dafür geplante Arbeitszeit der Teammitglieder. Sortiert nach Spalten zeigen diese Karten den Workflow und geben einen schnellen Überblick darüber, womit die einzelnen Projektmitglieder oder Abteilungen gerade beschäftigt sind. Es gibt Applikationen, die es erlauben, an diese Karten sogar Links oder Dokumente anzuhängen und diese zu kommentieren, was die Zusammenarbeit wirklich erleichtert. Organisationen, die Kanban und Gantt kombinieren, profitieren von großer Übersicht bei den Prozessen und Meilensteinen und erhalten sich dennoch ihre Flexibilität.
  • Mobilität
    Collaboration-Tools sollten überall und jederzeit für die Teammitglieder verfügbar sein – auch wenn sie mit einem Smartphone oder Tablet darauf zugreifen möchten, um ihren Status zu aktualisieren oder Dokumente hochzuladen und prüfen. Allein die permanente Verfügbarkeit der aktuellsten Informationen erlaubt es, fundierte Entscheidungen zu fällen.

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