codia ECM Lösungen - codia Schriftgutverwaltung / Aktenplan

16.02.2012

Mit d.3 zum maßgeschneiderten digitalen Aktenplan: Das Modul Aktenplan/Schriftgutverwaltung ermöglicht eine vollständig elektronische Schriftgutverwaltung Die Dokumentation und Ablage von Schriftgut und sämtlichen Informationen, die in der kommunalen Verwaltung anfallen, findet in der Regel anhand eines Aktenplanes statt. Öffentliche Verwaltungen, die bisher nach dem KGSt-Aktenplan, dem Bayerischen Einheitsaktenplan, dem Boorberg oder einem anderen Aktenplan arbeiten, können dies auch mit d.3 weiter in gewohnter Form tun.  

Das Modul Aktenplan/Schriftgutverwaltung bildet sämtliche Verwaltungs- und Registraturprozesse zentral ab und sorgt für eine querschnittliche Dokumenten- und Schriftgutablage gemäß Aktenplan. Der bisherige Aktenplan wird dabei weiterhin genutzt und die Anwender arbeiten in ihren gewohnten Abläufen. Die Begriffe Akte, Vorgang und Dokument werden von der papierbasierten in die elektronische Welt übernommen.

In der Recherchemaske für Akten lassen sich Aktenzeichen mühelos über die Suche im Aktenplan, im Aktenbetreff und über das Erstellungsdatum der Akte finden. Aus dieser Maske heraus können neue Akten bzw. Aktenzeichen zu einem Aktenplaneintrag angelegt sowie Dokumente aktenübergreifend wieder gefunden werden. Möglich ist auch das Erstellen und Abfragen von Wiedervorlagen zu beliebigen elektronischen oder nicht-elektronischen Dokumenten. Diese werden direkt aus der Akte heraus erzeugt. Abfragen sind aktenbezogen oder –übergreifend möglich. Über eine Bearbeitungsmaske lässt sich der Aktenplan von autorisierten Personen pflegen.

Mit dem Aktenplan-Modul von codia können Sie natürlich auch nicht elektronisch archivierte Dokumente verwalten, z.B. große Schriftstücke in gebundener Form wie Gesetzeswerke oder Papiergut, für das ein nachträgliches Scannen nicht wirtschaftlich ist. So können Hybridakten, die sowohl Papier- als auch elektronische Dokumente enthalten, unter einer einheitlichen Oberfläche bearbeitet werden.

In d.3 werden sämtliche Daten und Dokumente rechts- und revisionssicher archiviert, ob gescannte Dokumente, Faxe, Bilder, E-Mails oder sonstige Office-Dateien. Durch die Integration in Microsoft Outlook können eingehende E-Mails und Faxe direkt übernommen sowie Ausgangsdokumente direkt aus d.3 heraus versendet werden. Mittels (Volltext-)Recherche lässt sich jedes Dokument binnen kürzester Zeit auffinden. So werden Informationen für alle Beteiligten verfügbar gemacht – rechtzeitig und am richtigen Ort.



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