eGovernment als ganzheitliche Herausforderung Citrix unterstützt die Einführung der eAkte in Wiesbaden

Autor / Redakteur: Holger Hespelein * / Susanne Ehneß

Die Landeshauptstadt Wiesbaden ist Vorreiter beim Thema eGovernment: Bis voraussichtlich Ende des Jahres 2016 sollen mehr als 880 Anwender in der Stadtverwaltung sukzessive auf eine komplett elektronische Aktenführung umgestellt werden.

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Blick auf Wiesbaden
Blick auf Wiesbaden
(Bild: Citrix)

Mit der Verabschiedung des eGovernment-Gesetzes wurde im Sommer 2013 noch einmal verdeutlicht: Die Zukunft der Verwaltung in Deutschland ist digital. Bund, Länder und Kommunen sind künftig aufgefordert, immer mehr Verwaltungsdienste elektronisch anzubieten, um die Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen einfacher, nutzerfreundlicher und effizienter zu gestalten.

In der Praxis sind für die Umsetzung von eGovernment-Initiativen aber zahlreiche Hürden zu überwinden: „Der Status quo ist häufig noch geprägt von fehlender Standardisierung und Vernetzung, organisatorischen und personellen Engpässen und begrenzten finanziellen Mitteln“, erklärt Dr. Thomas Ortseifen, Referent für Informations- und Kommunikationstechnologie bei der Landeshauptstadt Wiesbaden. „Die bisherigen Erfahrungen zeigen, dass gerade Großprojekte wie die Einführung einer elektronischen Aktenführung komplexe Transformationsprozesse sind. Diese haben einerseits enorme Auswirkungen auf die Abläufe innerhalb der Verwaltung und setzen andererseits auch große Veränderungen auf der Infrastrukturseite voraus.“

eGovernment als ganzheitliche Herausforderung

Die Stadtverwaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden hat daher schon im Jahr 2007 ein IT-Labor ins Leben gerufen, um technische, organisatorische, human-soziale und weitere Aspekte von digitalen Prozessen in der Verwaltung ganzheitlich zu betrachten: Wie steht es um die Interoperabilität der eingesetzten Software und Hardware? Welcher Automatisierungsgrad ist bei einzelnen Verwaltungsvorgängen erreichbar? Und wie lassen sich Qualifizierungsaktivitäten am wirkungsvollsten umsetzen? Mit diesen und vielen anderen Fragestellungen setzte sich das Projektteam in der Laborphase auseinander.

Ganz konkret untersuchte man unter anderem die Vorgangsbearbeitung im Amt für Soziale Arbeit, in dem rund ein Drittel der ca. 3.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Landeshauptstadt Wiesbaden an Bildschirmarbeitsplätzen beschäftigt sind. Bei der Bestandsaufnahme auf Basis von Umfragen, Inhaltsanalysen und der Auswertung von mehr als 200 Musterfällen wurde deutlich, dass die Umstellung auf eine elektronische Aktenführung enorme Chancen eröffnen würde.

Neben schnelleren Informationsflüssen, besseren Such- und Auswertungsmöglichkeiten und Kosteneinsparungen durch höhere Effizienz versprach man sich davon auch eine erhebliche Reduzierung des Platzbedarfs: Alleine das Amt für Soziale Arbeit hatte im Laufe der Zeit rund 230.000 Pendelakten und zusätzlich mehr als 8.000 Ordner auf einer Gesamtregallänge von über acht Kilometern archiviert. Die vorhandenen Raumkapazitäten von rund 1.300 Quadratmetern waren durch diese Papierberge bereits vollständig ausgeschöpft.

Schritt für Schritt zur elektronischen Aktenführung

Die Stadt Wiesbaden fasste daher den Entschluss, schrittweise das Projekt eAkte umzusetzen und ein Dokumentenmanagementsystem auf Basis von EMC Documentum für die elektronische Vorgangsbearbeitung einzuführen. Bis voraussichtlich Ende 2016 sollen mehr als 880 Anwender aus verschiedenen städtischen Organisationseinheiten auf die neue Lösung umgestellt werden. „Aus technischer Sicht liegt die Komplexität dabei vor allem in den Abhängigkeiten zwischen der eAkte und den bestehenden Fachverfahren“, erklärt Dr. Thomas Ortseifen. „Die Anwender müssen unter anderem weitergehende Arbeitsschritte direkt aus der elektronischen Akte heraus starten können.“

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Dr. Thomas Ortseifen, Referent für Informations- und Kommunikationstechnologie bei der Landeshauptstadt Wiesbaden
Dr. Thomas Ortseifen, Referent für Informations- und Kommunikationstechnologie bei der Landeshauptstadt Wiesbaden
(Bild: Citrix)

Um dieses Ziel zu erreichen, plante das Projektteam gemeinsam mit den IT-Partnern T-Systems und dem städtischen Rechenzentrum WIVERTIS eine zentralisierte, serviceorientierte IT-Architektur. Für das Management der Schnittstellen zwischen eAkte und Fachverfahren wurde der Microsoft BizTalk Server implementiert: Als Enterprise Service Bus steuert und automatisiert die Lösung den Datenaustausch zwischen den eAkten und Anwendungen wie SAP, GES-KA und CABS.

Die Fachverfahren selbst wurden auf eine Citrix XenApp-Serverfarm verlagert und können so - wie die gesamte Lösungs-Infrastruktur - im Rechenzentrum der Stadt verwaltet werden.

„Die Zentralisierung und Virtualisierung der Fachverfahren mit Citrix-Technologie war für uns ein entscheidender Schritt, um die Komplexität der Lösung zu reduzieren und eine hohe Lauffähigkeit und Verfügbarkeit der elektronischen Aktenführung sicherzustellen“, sagt Dr. Thomas Ortseifen. „Wir haben damit insbesondere die Kontrolle über den Versionsstand der unterschiedlichen Fachverfahren und können Updates und neue Verfahren schnell zentral zur Verfügung stellen.“

Vereinfachte Integration der Fachverfahren

Während bisher die einzelnen Ämter ihre Fachverfahren weitgehend eigenständig betreuten und häufig noch per Softwareverteilung dezentral auf den Endgeräten installierten, wandern im Rahmen des Projekts eAkte nun immer mehr Verfahren in die Projektinfrastruktur. Der große Vorteil aus Administratorsicht: Von Client-Applikationen wie dem SAP GUI muss nur noch jeweils eine Software-Instanz gewartet und aktuell gehalten werden.

Die XenApp-Serverfarm selbst ist mittlerweile komplett virtualisiert und läuft auf einer VMware vSphere-Infrastruktur. Alle virtuellen Maschinen booten von einem standardisierten Master-Image, das über die Citrix Provisioning Services bereitgestellt wird. So müssen die Administratoren bei Software-Updates auch nur noch jeweils ein Server-Image anpassen und können dies schnell in der gesamten Umgebung ausrollen. Alle Server der XenApp-Umgebung sind so immer auf einem absolut identischen Stand.

„Durch die Virtualisierung und Zentralisierung profitiert die Stadtverwaltung auch von einer sehr hohen Ausfallsicherheit“, ergänzt Dirk Niederhausen, der das Projekt als Citrix-Spezialist im Projektteam unterstützt. „Beim Ausfall eines einzelnen Servers können die virtuellen Maschinen auf den anderen Hosts die betroffenen Anwender übernehmen. Da die gesamte Infrastruktur auf zwei geografisch getrennte Rechenzentren verteilt ist, ließe sich selbst der Ausfall eines kompletten Rechenzentrums vorübergehend kompensieren.“

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Flexibler Zugriff auf elektronische Akten – unabhängig vom Endgerät

Anwenderin in Wiesbaden
Anwenderin in Wiesbaden
(Bild: Citrix)

Die Anwender, die in den letzten Monaten bereits auf die elektronische Vorgangsbearbeitung umgestellt wurden, erhalten über die Citrix-Infrastruktur zentralen Zugang zu allen benötigten Ressourcen. Sie melden sich zunächst mit ihren Zugangsdaten an der XenApp-Umgebung an und öffnen dann den DMS-Client, der als Web-Anwendung in einem speziell konfigurierten Internet Explorer läuft. Alle weiteren Applikationen werden bei Bedarf aus der elektronischen Akte heraus gestartet und ebenfalls auf den XenApp-Servern ausgeführt.

„Wir haben mit der Citrix-Lösung den Zugang zur eAkte komplett vom Endgerät entkoppelt und damit die Voraussetzungen für weitestgehend flexible, ortsunabhängige Zugriffsszenarien geschaffen“, sagt Dr. Thomas Ortseifen. „Neue Anwender lassen sich sehr schnell integrieren - auf dem Endgerät muss dazu lediglich der Citrix Receiver installiert werden. Und mit Citrix NetScaler können wir künftig auch außerhalb unseres Netzwerks sicheren Zugriff auf die elektronischen Akten anbieten.“

Die NetScaler-Appliances, die als Load Balancer für die XenApp-Infrastruktur in den Rechenzentren der Landeshauptstadt installiert wurden, sind auch in der Lage, den Web-Zugang auf die Umgebung abzusichern. Mit der integrierten SSL-VPN-Funktionalität von Citrix NetScaler wird dazu die gesamte Kommunikation zwischen Endgeräten und zentralen Servern verschlüsselt. Zudem kann die IT-Abteilung mit der Lösung abgestufte Nutzungsrechte durchsetzen: Anwender, die zum Beispiel mobil auf eine elektronische Akte zugreifen wollen, dürfen diese beispielsweise nur ansehen, nicht aber bearbeiten oder ausdrucken.

Ausblick: Sichere Lösungen für mobile Anwender

Projektleiter Dr. Thomas Ortseifen denkt sogar noch einen Schritt weiter: „Auch der mobile Zugriff auf die eAkte mit unterschiedlichen Endgeräten wird künftig für uns ein Thema sein: Schon heute sagen uns Anwender, dass sie gerne Tablets oder Smartphones nutzen würden, um zum Beispiel vor Gericht oder bei Hausbesuchen jederzeit Zugang zu allen relevanten Informationen zu haben.“

Derzeit führt die IT-Organisation dazu erste Tests mit XenMobile durch - der Citrix-Lösung für das Enterprise Mobility Management. „Zwei Dinge stehen dabei für uns im Vordergrund“, sagt Dr. Thomas Ortseifen. „Wir versuchen unter anderem auch private Mobilgeräte – zum Beispiel von Mandatsträgern – sicher einzubinden und wir möchten zudem die Bedienung unserer Verfahren automatisch an die Touch-Steuerung von Tablets und Smartphones anpassen. Genau aus diesen Gründen sind die neuesten Citrix-Technologien für uns sehr interessant.“

* Holger Hespelein, freier Journalist aus München

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