Verwaltungsreform und IT Chancen für ein modernes, zeitgemäßes Personalmanagement

Autor / Redakteur: Giso Schütz / Manfred Klein

Die Erkenntnis, dass Personal nicht nur als Kostenfaktor, sondern vor allem als Leistungsfaktor erfolgskritisch ist, hat sich in den letzten Jahren immer mehr durchgesetzt. Auch in Behörden spricht man daher nicht mehr von der Personalverwaltung oder Personalarbeit, vielmehr haben Personalmanagement und Personalsteuerung inzwischen neben dem Organisationsmanagement und dem Finanzmanagement eine gleichrangige strategische Bedeutung erlangt.

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( Archiv: Vogel Business Media )

Die Leistungsansprüche an das Personal nehmen zu. Die Forderung: „Mehr Leistung bei weniger Personal“ ist keine leere Floskel. Sie wird täglich bestätigt durch den Wegfall von Stellen bei gleichzeitigem Zuwachs neuer, zusätzlicher Aufgaben.

Mit dem Ziel eines wirtschaftlichen Personaleinsatzes werden die Geschäftsprozesse durch Deregulierung und Delegation verkürzt, indem Vorgänge von einem Sachbearbeiter – einschließlich der abschließenden Entscheidungsbefugnisse und der damit verbundenen Verantwortung – bearbeitet werden. Aus demselben Grund werden die Geschäftsprozesse durch IT-Unterstützung beschleunigt und komprimiert, Routinetätigkeiten entfallen so. Zugleich verdichtet sich die Sachbearbeitung auf die anspruchsvollen Tätigkeiten, also die schwierigen Wertungs- und Entscheidungsvorgänge.

Neues Anforderungsprofil

Unlösbar damit verbunden sind profunde IT-Anwenderkenntnisse auf jeweils aktuellem Stand, ohne die der Gesamtprozess nicht gesteuert werden kann. Der Leistungsdruck auf den Einzelnen wird noch erhöht durch die Leistungsmessung im Rahmen von Zielvereinbarungen mit Messwerten und Kennzahlen. Durch diese verbesserte Leistungstransparenz wird die wirtschaftliche Ressourcensteuerung ermöglicht. Nicht zu unterschätzen ist auch die Umstellung auf das Selbstverständnis der Behörden als Dienstleister, also Ausrichtung am Kundeninteresse, denn Dienstleistungsverhalten ist aufwendiger als obrigkeitliches Verhalten. Die Forderung nach einer schnellen und dabei richtigen Entscheidung der Verwaltung wird durch den Einsatz von IT erfüllt, erhöht aber ebenfalls die Anforderungen an das Personal. All diesen deutlich gestiegenen Ansprüchen muss ein professionell und zielorientiert arbeitendes Personalmanagement gerecht werden. Seine Aufgabe ist es, den Personalkörper unter den geschilderten Umständen so zu entwickeln, dass die Leistungsziele im Einzelnen und in der Gesamtheit erreicht werden können (enabling human ressource managment).

Weitere Herausforderung für das Personalmanagement halten die Bereiche Demografie und Generationenmanagement sowie Beschäftigte mit Migrationshintergrund und Integration bereit. Es ist voraussehbar und bekannt, dass bis zum Jahr 2025 rund 50 Prozent des heute beschäftigten Personals aus dem aktiven Berufsleben ausgeschieden sein werden. Wegen der demografischen Entwicklung wird die Nachfrage auf dem Arbeitsmarkt das Angebot übersteigen. Die Folge: freie Stellen können nicht mehr besetzt werden. Dieses Problem verschärft sich noch, weil potenzielle Arbeitskräfte nicht über die notwendige Qualifikation verfügen. Dieses Phänomen wird von Unternehmen und Behörden heute schon beklagt. Schon jetzt beginnt der Wettbewerb um die jungen und qualifizierten Arbeitskräfte mit umfangreichen Lockprogrammen.

Wissentransfer zwischen den Generationen

Im Ergebnis bleibt es jedoch bei der Arbeitskräfteknappheit und das Personalmanagement muss Lösungen finden. Ein Ansatz könnte ein auf Dauer angelegtes Generationenmanagement sein. Dessen Ziel sollte es sein, die Leistungsfähigkeit jeder Generation optimal zu nutzen und einen Wissenstransfer zwischen den Generationen zu standardisieren. Es hat sich nämlich gezeigt, es durchaus lohnenswert ist, in ältere Mitarbeiter zu investieren. Häufig zeigt sich, dass diese leistungsstärker sind als mancher jüngere.

Umgekehrt müssen die jüngeren angehalten werden, ihre eigene Personalentwicklung aktiv zu betreiben, um sich einen Marktwert zu verschaffen und diesen möglichst lange zu erhalten. Bei Personalfreisetzungen heißt es dann nicht mehr „alt raus – jung rein“, sondern wer ist der Leistungsstärkste. Dies zu initiieren und zu steuern ist eine neue Aufgabe des Personalmanagements.

Ein weiterer Ansatz ist die Einstellung von Personal mit Migrationshintergrund auch über die Grenzen Europas hinaus. Einstellungsmotiv wird die auf dem deutschen Arbeitsmarkt nicht erhältliche Fachkompetenz sein. Parallel tun sich aber unweigerlich Integrationsprobleme auf, die ein neues Personalentwicklungskonzept nach sich zieht. Wichtig sind hier Sprache und Kultur ebenso wie unsere Rechts- und Verwaltungswelt und unsere Wertvorstellungen. Allerdings geht das nicht auf einer Einbahnstraße. Auch unsere deutschen Beschäftigten müssen sich ebenso wie die Angehörigen anderer Kulturkreise auf die jeweils anderen einstellen. Anderenfalls ist eine Teamarbeit schwierig oder sogar unmöglich.

Notwendig sind also besondere, gemischte Lehrgänge, in denen ein gegenseitiges Verständnis mit entsprechender Wertschätzung vermittelt wird. Insgesamt ist es die Aufgabe des Personalmanagements unter den Bedingungen der Demografie und der Migration einen homogenen und leistungsfähigen Personalkörper zu schaffen.

Element der strategischen Planung

Die hier nur angerissenen Probleme bestätigen, dass das Personalmanagement nicht nur theoretisch, sondern auch tatsächlich als tragendes Element in die strategischen Planungen und Entscheidungen der Leitung einbezogen werden muss. Aber auch die Umsetzung der strategischen Entscheidungen bedarf einer verbesserter Professionalität. Genau hier sind jedoch besondere Mängel und Lücken feststellbar. Für das operative Personalmanagement werden nämlich meist nicht ausgebildeten Spezialisten ausgewählt, die sowohl von ihrer persönlichen wie auch von ihrer fachlichen Prägung für diese Aufgabe geeignet sind, sondern irgendwelche, gerade verfügbare Mitarbeiter oft ganz anderer, ferner Fachrichtungen. Diese eignen sich dann nach eigenem Gutdünken „ihr Spezialwissen“ an. Für den echten Personalmanager ist es oft erschreckend, wenn er sieht, wie ungeschickt, fehlerhaft und unwirtschaftlich mit der wertvollen Ressource Personal umgegangen wird. Wobei die Entscheider in der tiefen Überzeugung handeln, dass kein anderes, besseres Personalmanagement als ihres denkbar ist.

Tatsächlich können die dargestellten Probleme nur von einem soliden, professionellen Personalmanagement auf der operativen Ebene bewältigt werden. Gerade auf den beschriebenen neuen Wegen ist es wichtig, dass operative Erfahrung und Routine entstehen. Das wird bei einem dislozierten, individuellen Personalmanagement aber kaum möglich sein. Viele Einzelfälle werden sich für den Einzelkämpfer zum schwierigen Problemfall entwickeln, die dann mühsam und aufwendig gelöst werden müssen. In der Folge entstehen Fehler handwerklicher Art ebenso wie Fehler in der Sachbearbeitung.

Bündelung des operativen Personalmanagemts

Die Lösung bringt die professionelle Unterstützung durch ein Spezialistenteam. Die Bündelung des operativen, nicht des strategischen Personalmanagements in einem Shared Service Center (SSC) bringt für die Auftraggeber deutliche Vorteile: Personalmanagement wird professionell betrieben, dementsprechend wird qualifizierte Zuarbeit für Entscheidungen des strategischen Personalmanagements gewährleistet, problematische Einzelfälle werden durch die Bündelung zu Routinefällen – es entsteht Erfahrungswissen. In der Folge werden Fehler vermieden und die Bearbeitungszeiten werden kürzer.

Durch die Bündelung der operativen Personalarbeit in einem SSC öffnet sich eine zusätzliche Chance, das Personalmanagement noch leistungsfähiger zu machen: jetzt können die Prozesse durch IT-Unterstützung sinnvoll und wirtschaftlich unterstützt werden. Hinzu kommt die beschleunigende Wirkung der IT.

Hier mögen einige Beispiele die Chance verdeutlichen: Die Personalgewinnung wird durch eRecruting verbessert und beschleunigt, Standardschreiben, Urkundenentwürfe, Formulare, Arbeitsverträge werden zentral vorgehalten, Änderungen sind nur einmal erforderlich. Karteien (etwa Urlaubs-, Krankendatei) werden mit integrierten Rechenvorgängen (Resturlaub, Krankheitstage wegen Krankengeld) versehen, passgerechte Arbeitszeitmodelle (gleitende, flexible Arbeitszeit, Teilzeit) sind mit einem zusätzlichen Arbeitszeitmanagement und entsprechender Beratung möglich. Rationelle und tagesaktuelle Stellenbewirtschaftung, Statistiken aller Art, Frauenförderplan sind weitere Beispiele für Verbesserungen durch IT-Einsatz.

Natürlich unterstützt die IT auch die Zusammenarbeit der Auftraggeber mit dem SSC, denn es wird ein Workflow innerhalb des SSC und zwischen Auftraggeber und SSC eingerichtet. Dieser Workflow dient zum Beispiel der Erteilung von Einzelaufträgen und der Vorlage des Produkts.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die elektronische Personalakte einzusetzen, denn es entfällt der Kurierdienst, alle Berechtigten können jederzeit, ortsunabhängig und gleichzeitig Einsicht nehmen oder eine Bearbeitung vornehmen, es werden Fehler vermieden, weil Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Gleichzeitig wird durch die Systemvernetzung eine hohe Aktualität der Daten gewährleistet. Schließlich ist die elektronische Personalakte durch elektronische Sicherungseinrichtungen besser vor Manipulation und Zerstörung geschützt als die herkömmliche Papierakte.

Fazit

Den Leistungsansprüchen an das Personal und den vorhersehbaren Problemen steht das Personalmanagement also nicht hilflos gegenüber. Es gibt vielmehr realistische und schnell zu verwirklichende Möglichkeiten, die Probleme durch Spezialisierung der Personalsachbearbeiter, Bündelung des operativen Personalmanagements in SSC und Unterstützung des Personalmanagements durch IT-Einsatz in den Griff zu bekommen und sie wirkungsvoll und dabei wirtschaftlich zu lösen.

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