Verwaltungsreform und IT

Chancen für ein modernes, zeitgemäßes Personalmanagement

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Bündelung des operativen Personalmanagemts

Die Lösung bringt die professionelle Unterstützung durch ein Spezialistenteam. Die Bündelung des operativen, nicht des strategischen Personalmanagements in einem Shared Service Center (SSC) bringt für die Auftraggeber deutliche Vorteile: Personalmanagement wird professionell betrieben, dementsprechend wird qualifizierte Zuarbeit für Entscheidungen des strategischen Personalmanagements gewährleistet, problematische Einzelfälle werden durch die Bündelung zu Routinefällen – es entsteht Erfahrungswissen. In der Folge werden Fehler vermieden und die Bearbeitungszeiten werden kürzer.

Durch die Bündelung der operativen Personalarbeit in einem SSC öffnet sich eine zusätzliche Chance, das Personalmanagement noch leistungsfähiger zu machen: jetzt können die Prozesse durch IT-Unterstützung sinnvoll und wirtschaftlich unterstützt werden. Hinzu kommt die beschleunigende Wirkung der IT.

Hier mögen einige Beispiele die Chance verdeutlichen: Die Personalgewinnung wird durch eRecruting verbessert und beschleunigt, Standardschreiben, Urkundenentwürfe, Formulare, Arbeitsverträge werden zentral vorgehalten, Änderungen sind nur einmal erforderlich. Karteien (etwa Urlaubs-, Krankendatei) werden mit integrierten Rechenvorgängen (Resturlaub, Krankheitstage wegen Krankengeld) versehen, passgerechte Arbeitszeitmodelle (gleitende, flexible Arbeitszeit, Teilzeit) sind mit einem zusätzlichen Arbeitszeitmanagement und entsprechender Beratung möglich. Rationelle und tagesaktuelle Stellenbewirtschaftung, Statistiken aller Art, Frauenförderplan sind weitere Beispiele für Verbesserungen durch IT-Einsatz.

Natürlich unterstützt die IT auch die Zusammenarbeit der Auftraggeber mit dem SSC, denn es wird ein Workflow innerhalb des SSC und zwischen Auftraggeber und SSC eingerichtet. Dieser Workflow dient zum Beispiel der Erteilung von Einzelaufträgen und der Vorlage des Produkts.

In diesem Zusammenhang ist es wichtig, die elektronische Personalakte einzusetzen, denn es entfällt der Kurierdienst, alle Berechtigten können jederzeit, ortsunabhängig und gleichzeitig Einsicht nehmen oder eine Bearbeitung vornehmen, es werden Fehler vermieden, weil Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Gleichzeitig wird durch die Systemvernetzung eine hohe Aktualität der Daten gewährleistet. Schließlich ist die elektronische Personalakte durch elektronische Sicherungseinrichtungen besser vor Manipulation und Zerstörung geschützt als die herkömmliche Papierakte.

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