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Bundesarchiv: Vergangenheit mit Zukunft

12.10.2009 | Autor / Redakteur: Richard Kuttenreich, Practice Principal, Hewlett-Packard Gmb / Gerald Viola

Das Bundesarchiv in Berlin
Das Bundesarchiv in Berlin

Ausschreibungsanforderung: Workflow- & Übernahmekomponente

Als integralen Bestandteil des Produktivsystems forderte die Ausschreibung auch eine Workflow- und Übernahmekomponente. Diese soll es ermöglichen, heterogene Daten aus verschiedenen Behördensystemen zu übernehmen, archivtauglich aufzubereiten und an die Archivierungslösung zu übergeben. Zudem müssen sich die archivierten Daten sicher speichern und langfristig nutzen lassen.

Um die Skalierbarkeit und eine hohe Flexibilität zu gewährleisten, sollte das System modular aufgebaut sein. Außerdem wollte das Bundesarchiv seine Daten in offenen, verbreiteten Formaten wie zum Beispiel PDF/A ohne Hard- und Software-Komprimierung speichern. Eine weitere Zielvorgabe war die Ausrichtung der Archivierungsprozesse am OAIS (Open Archival Information System)-Modell, einem Standard für ein erweiterungsfähiges Archivinformationssystem. Dieser empfiehlt den Einsatz offener Schnittstellen und exakt dokumentierter Formate. Die Ausschreibung konnte HP für sich entscheiden.

HP und SER entwickelten eine Architektur für das digitale Langzeitarchiv und bauten auf dieser Basis ein Produktivsystem inklusive der benötigten Workflow- und Übernahmekomponente auf. Zudem lieferte HP verschiedene Konzepte für den Betrieb und das Backup des Systems. Mit HP StorageWorks Enterprise Virtual Array (EVA) 6100 und HP Tape Library EML103e stellt der Anbieter auch die dazugehörigen Speichersysteme inklusiv der Software.

SER steuerte zur Gesamtlösung die Standardsoftware DOXiS iECM und die darauf basierende Branchenlösung PRODEA für die Öffentliche Verwaltung bei. Das Projekt startete im Februar 2008 und nahm im Oktober 2008 mit der ersten Ausbaustufe des Digitalen Archivs (40 Terabyte) seinen regulären Betrieb auf. Das Speichersystem ist bis zu 400 Terabyte skalierbar.

Den Workflow im elektronischen Griff

Daten aufbereiten, Daten archivieren, Datenzugriff sichern: Dies ist der wesentliche Ablauf, den die Architektur mit der Workflow- und Archivkomponente abbildet. Endet die Aufbewahrungsfrist der einzelnen Bundesbehörden, bieten diese ihre Daten dem Bundesarchiv an. Das Datenangebot wird automatisch in den Workflow übernommen und dem zuständigen Referat zur Bewertung zugesandt.

Welche Daten sind archivwürdig und welche können sofort vernichtet werden? Dies prüft die oberste Archivierungsbehörde im ersten Schritt auf Basis der Metadaten. Die abgebende Behörde liefert daraufhin die angeforderten Daten (Aussonderung), die in den Workflow übernommen werden und dort den sogenannten „Ingest“ durchlaufen – mit weiteren technischen und fachlichen Prüfungen, Konvertierungen, Metadatenanreicherung, Paketierung, etc.

Auf diese Weise vorbereitet, erfolgt die Übergabe an die Archivkomponente. Dort wird auf Basis der Metadaten der Index für die Recherche aufgebaut und gegebenenfalls noch manuell ergänzt. Schließlich werden die Archivpakete auf Speicherplatten und parallel auf Band gespeichert und die abgebende Behörde erhält eine Bestätigungs-Mail über die erfolgreiche Archivierung.

Nach einem definierten Zeitraum verbleiben die Pakete lediglich auf dem Band, dem kostengünstigeren Speichermedium. Von dort lassen sie sich bei Bedarf jederzeit auf schnelle Disk-Medien zurückholen.

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