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22 Millionen Papierakten bei der BA Bundesagentur für Arbeit testet die eAkte

| Redakteur: Gerald Viola

Pilotprojekt der Bundesagentur für Arbeit (BA). In der Regionaldirektion Sachsen-Anhalt-Thüringen testen 4.000 Mitarbeiter die elektronische Akte (eAkte). Über 22 Millionen Papierakten sollen überflüssig werden.

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22 Millionen Akten – BA will Papier loswerden
22 Millionen Akten – BA will Papier loswerden
( Archiv: Vogel Business Media )

Nach der Testphase sollen der Verwaltungsrat und der Vorstand der Bundesagentur über den bundesweiten Einsatz in allen zehn Regionaldirektionen entscheiden. Dann würden 40.000 Mitarbeiter Zugriff auf die Plattform haben und zehn neue Scan-Zentren in Betrieb gehen.

„Bisher betreiben wir erheblichen Aufwand für die Lagerung und den Transport von Akten in den Arbeitsagenturen – immerhin haben wir dort etwa 22,2 Millionen Kundenakten – und täglich kommen 260.000 neue Dokumente hinzu“, sagt BA-Vorstandsmitglied Raimund Becker. „Wenn diese Unterlagen nun in elektronischer Form vorliegen, können wir Kosten und Zeit sparen. Das bedeutet einen besseren Service für unsere Kunden.“

Ermöglicht wird dies mit einer einheitlichen Dokumentenmanagementsystem-Lösung von IBM. Sie schafft die notwendige Voraussetzung dafür, dass die Papierberge in den Arbeitsagenturen auf ein Minimum reduziert werden und die Anträge wesentlich schneller bearbeitet werden können.

Dabei erlaubt die eAkte, anders als bisher bei der Bearbeitung von Papierakten möglich, den sofortigen und gleichzeitigen Zugriff von berechtigten Mitarbeitern auf Dokumente und Akten. Sie verbessert damit maßgeblich die Auskunftsfähigkeit in den Arbeitsagenturen. Laufwege und Aktensuche gehören der Vergangenheit an.

Grundlage hierfür ist die Enterprise Content Management Plattform FileNet8 von IBM, eine integrierte Lösung für die Verwaltung von Dokumenten und zur Steuerung von Abläufen. Sie bietet einheitliche und standardisierte Schnittstellen für alle IT-Fachanwendungen und liefert die technisch-organisatorische Klammer für das digitale Dokumentenmanagement und die Dokumentenbearbeitung. IBM entwickelte darüber hinaus eine für die Bundesagentur maßgeschneiderte Bedienoberfläche.

Die Einführung der eAkte wird auch eine Herausforderung für die Digitalisierung. Diese erfolgt durch einen externen Dienstleister, der mit jedem seiner Hochleistungsscanner etwa 10.000 Blatt pro Stunde schafft. Die eingescannten Dokumente werden dann durch BA-Mitarbeiter signiert und per sicherer Datenleitung direkt an das eAkte-System übertragen.

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