Sicheres eGovernment in einer vernetzten Verwaltung Bürgernähe, Zusammenarbeit und Sicherheit trotz knapper Kassen

Autor / Redakteur: Hadi Stiel / Gerald Viola

Im April 2010 wird der IT-Planungsrat erstmals zusammentreten. Er wird die mit der Grundgesetzänderung (Artikels 91c GG) im letzten Jahr gestärkte grenz- und behördenübergreifende Zusammenarbeit von Bund, Ländern und Kommunen vorantreiben.

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Mark Siebert, Sales Manager für Öffentliche Verwaltung in Deutschland bei Siemens IT Solutions and Services
Mark Siebert, Sales Manager für Öffentliche Verwaltung in Deutschland bei Siemens IT Solutions and Services
( Archiv: Vogel Business Media )

Die erste Runde der EU-Dienstleistungsrichtlinie und damit eine stärkere Prozessorientierung wurde Ende 2009 bereits in den Ländern und Kommunen umgesetzt. Zusätzlich bleiben der Abbau von Bürokratiekosten und die konsequente Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie im Fokus der Modernisierung des Öffentlichen Sektors. So sollen Bürgernähe, Kosteneffizienz und Nachhaltigkeit durch eine umfassende Optimierung der Verwaltungs-IT gewährleistet werden.

eGovernment Computing hat sich mit Mark Siebert, Sales Manager für Öffentliche Verwaltung in Deutschland bei Siemens IT Solutions and Services, über die Herausforderungen dieser komplexen Aufgabe unterhalten. eAdministration und integrierte Dokumentenbearbeitung, beides über Behörden- und Landesgrenzen hinweg, spielen dabei Schlüsselrollen und sollen der Politik den notwendigen Gestaltungsspielraum für mehr Bürgernähe liefern – trotz knapper werdender Haushaltskassen.

Welche Möglichkeiten ergeben sich durch die Änderung des Artikels 91c GG für die Öffentliche Verwaltung?

Siebert: Durch den neuen Grundgesetzartikel kann die Öffentliche Verwaltung über ihre Grenzen hinaus im IT-Bereich zusammenarbeiten, was bisher durch die föderale Struktur in Deutschland nur eingeschränkt gegeben war. Durch gemeinsame Projekte zwischen Verwaltungen werden medienbruchfreie und behördenübergreifende Kommunikations- und Verwaltungsvorgänge möglich. Die Prozesse zwischen den Behörden über die Bund-/Länder-/Kommunen-Ebenen hinweg werden schneller und effizienter. Für die Öffentliche Verwaltung wird so bei Erhalt der föderalen Eigenverantwortlichkeiten eine zielgerichtete Weiterentwicklung des eGovernment-Angebotes für Bürger und Wirtschaft möglich. Dies schafft mehr Leistung und gleichzeitig einen Beitrag zu den anstehenden Haushaltskonsolidierungen.

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Woher kommt gerade jetzt dieser Veränderungsdruck?

Siebert: Dafür gibt es viele Gründe. Neben dem demografischen Wandel wirken sich geringere Steuereinnahmen durch die Wirtschaftskrise mittelfristig in rückläufigen Budgets aus. Zusätzlich ändern sich nationale und internationale Vorgaben und werden qualitativ und quantitativ aufwendiger. Behörden sind daher gefordert, mehr administrative Aufgaben zu übernehmen und durch Teamarbeit Lastspitzen abzufedern. Diese kontinuierlich steigenden und komplexen Anforderungen müssen trotz knapper werdender Mittel mit weniger Ressourcen bewältigt werden.

Zudem wächst der Druck durch die Bürger und Wirtschaft, die Verwaltungsarbeit schneller und kostengünstiger zu erledigen. Öffentliche Verwaltungen müssen den Bürgern durchgängige Services in allen Formen bieten und über die verschiedenen Kommunikationskanäle – Besuch beim Bürgeramt, Telefonat, eMail und Web-Portal – schnell erreichbar sein.

Wichtig dabei ist, den Zugang zur Verwaltung über die verschiedenen Medien integriert und rechtssicher zu gestalten. Möglich machen dies ganzheitliche Servicecenter, in denen sämtliche Aktivitäten zusammengefasst werden.

Auch die EU-Dienstleistungsrichtlinie, die die Vorgangsbearbeitung vom und zum Antragsteller über verschiedene Zuständigkeiten hinweg fördert, ist zu integrieren. Dabei sind einheitliche Ansprechpartner bei einer Behörde zu schaffen, bürokratische Hindernisse bei der Aufnahme von Dienstleistungstätigkeiten in einem Land abzubauen, Genehmigungsverfahren zu straffen und Verwaltungsverfahren effektiver zu gestalten.

Die Serviceorientierung der Öffentlichen Verwaltung in diese Richtung auszubauen, ist eines der Ziele von eGovernment im Sinne des Bürokratiekostenabbaus und der Standortsicherung innerhalb der nächsten Jahre.

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Die Zusammenarbeit der Verwaltung soll hier Erleichterung schaffen. Welche Herausforderungen ergeben sich insbesondere durch die Vernetzung der Verwaltung?

Siebert: Die Herausforderung besteht darin, die bestehenden Systeme und Prozesse mit neuen Ansätzen übergangsweise zu kombinieren und in eine neue, flexible IT- und Prozessarchitektur zu überführen. Diese muss die Balance zwischen föderalen und organisationsspezifischen Anforderungen auf der einen Seite und einheitlichen und übergreifenden Lösungen auf der anderen Seite schaffen.

Und dies gleich vierfach:

  • verwaltungsrechtlich,
  • organisatorisch,
  • personell und
  • technisch.

Letzteres heißt, dass bisher dezentral geführte Systeme dort über standardisierte Verfahren vereinheitlicht werden können, wo IT nicht ressortspezifisch gebunden ist. Damit lassen sich Kosten deutlich reduzieren. Oft verbleibt die fachliche Gestaltungshoheit dezentral in den Referaten, ohne dass durch eine technische Zentralisierung im Hintergrund Flexibilität oder Einfluss verloren gehen.

Parallel sind Modernisierungs- sowie Transformationsmaßnahmen und -prozesse anzustoßen, wie die Automatisierung von Melde- und Berichtspflichten zwischen Wirtschaft und Verwaltung. Die einzelnen Behörden müssen die veränderte IT als ablaufkritischen Faktor organisatorisch und personell nachvollziehen. Die Judikative ist gefordert, den Weg für alle Veränderungen durch neue Gesetze und Vorschriften wie Experimentierklauseln zu ebnen.

Welche Rolle spielt der neue Personalausweis in einer vernetzten Verwaltung?

Siebert: Der neue Personalausweis wird ab Ende 2010 eine eindeutige Identifizierung der Bürger bei eGovernment oder eCommerce ermöglichen. Damit ist eine verschlüsselte Kommunikation zwischen dem Bürger und dem Dienstanbieter möglich. Mit einem Public-Key-Verfahren wird sichergestellt, dass auf der einen Seite nur befugte Unternehmen und Behörden die Ausweisdaten lesen und die Bürger auf der anderen Seite die entsprechenden Online-Dienste nutzen können.

Darüber hinaus sind mit der universellen Smartcard auch elektronische Signaturen möglich, die rechtsverbindliche Unterschriften ersetzen können.

Welche weiteren Aspekte bezüglich Sicherheit gibt es bei der Umsetzung von eGovernment-Infrastrukturen?

Siebert: Sicherheit muss sich in allen Handlungsfeldern über die Organisation, Prozesse und IT als Philosophie widerspiegeln. Sie ist ein Kernelement von eGovernment-Lösungen und bedeutet, dass sich Bürger und Unternehmen auf ihre Identität und ihre Transaktionen verlassen können. Für ein sicheres eGovernment muss für alle Prozesse eine von Anfang bis Ende durchgängige sichere Infrastruktur aufgebaut werden, auf der die Transaktionen ablaufen.

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Können Sie das bitte näher erklären?

Siebert: Den sicheren Zugang für den Bürger mit dem neuen Personalausweis über seinen PC habe ich bereits erwähnt. Innerhalb von Behörden lässt sich der Zugang durch Identity- und Access–Management-Lösungen, Public-Key–Infrastukturen oder Single-Sign-On realisieren.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist der sichere, elektronische Austausch von Daten und Dokumenten, der zum Beispiel mithilfe eines Dokumentensafes möglich wird. Dies bezieht sich sowohl auf die Kommunikation von Behörde zu Behörde als auch zwischen Bürgern oder Unternehmen und Behörden.

Auch beim grenzüberschreitenden Dokumentenaustausch gilt es, sichere Infrastrukturen zu schaffen. Im Rahmen des europäischen Projekts SPOCS (Simple Procedures Online for Cross-border Services) werden alle IT-Systeme der Öffentlichen Verwaltungen aller Länder der Europäischen Union durchgängig und sicher miteinander vernetzt. Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff auf die Anwendungen.

Dennoch wird die eigentliche Ausführungsinitiative von den Behörden und Ämtern in den einzelnen Bundesländern ausgehen müssen. Wie sollte dort vorgegangen werden?

Siebert: Es sollte der Status-quo der Prozess- und IT-Landschaft analysiert werden, um darauf basierend ein Zielkonzept für die neue IT- und Prozessarchitektur bestimmen zu können. Gleichermaßen müssen die Auflagen und Vorgaben ebenfalls in die Prozessgestaltung einbezogen werden, die sich aus eGovernance und Compliance ergeben. Die neuen IT-Lösungen sollten, wenn möglich, in die vorhandenen Systeme integriert werden. Um eine IT-Welt mit Standard- und Individuallösungen kosteneffizient zu betreiben, eignen sich beispielsweise serviceorientierte Architekturen. Sie erlauben die schrittweise Weiterentwicklung der Verfahren, am besten begleitet durch einen erfahrenen IT-Dienstleister.

Und danach, sobald die IT-Strategie und das Soll-Konzept stehen?

Siebert: Aus den Soll-Prozessen sind mit einem herstellerunabhängigen Partner geeignete Plattformen und eine flexible Architektur zu evaluieren und abzuleiten. Um deren Auswahl abzusichern, ist eine Testinstallation von Vorteil. Dabei mietet der Kunde zum Beispiel die Lösung für einen bestimmten Zeitraum. So können Behörden das Plus und Minus ihrer Konzepte im praktischen Einsatz und ohne große Investition abgleichen, bevor sie sich für eine eigene Implementierung entscheiden.

Im Rahmen der Architektur werden die Anforderungen und Voraussetzungen der darunter liegenden IT-Infrastruktur abgebildet. Erst mit der Qualität des Zusammenspiels zwischen Prozessen, Applikationen und IT-Infrastruktur entsteht für die Behörden der Nutzen in Form einer höheren Effizienz, Effektivität und Flexibilität. Die Datenqualität und -sicherheit müssen ebenfalls sichergestellt werden.

Was können die Behörden für die Akzeptanz neuer Techniken, allen voran dem zwischenbehördlichen Arbeiten mit eAkten tun?

Siebert: In den Behörden und Ämtern sind heute neue oder zusätzliche Aufgaben mit den gleichen Ressourcen zu erledigen. Die IT unterstützt die Verwaltungen, ihre Ressourcen, Prozesse und auch ihre IT nachhaltig zu optimieren. Für die Mitarbeiter bedeutet dies, dass sie sich auf ihre Kernkompetenzen und neue Aufgaben konzentrieren sowie die Leistungen für den Bürger und damit seine Zufriedenheit erhöhen können.

Hier ist es ist besonders wichtig, allen Beteiligten die Chancen und den Nutzen für den Einzelnen aufzuzeigen. Fachexpertise im Haus selbst und die Einbindung der Mitarbeiter für den Wissensaufbau und Beteiligung sind von enormem Wert. Dennoch ist hier die Rolle eines unabhängigen und externen Partners nicht zu unterschätzen, der aus den Erfahrungen ähnlicher Projekte schöpfen und als Unabhängiger moderierend wirken kann.

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