Poststelle als digitales Zentrum

Braucht die digitale Verwaltung digitale Bürger?

| Autor / Redakteur: Peter A. Vorgel* / Advertorial

(Bild: tsm)

Die digitale Transformation verändert unser Leben, das neue, mobile Arbeiten revolutioniert die traditionelle Büroarbeit. Auch die Verwaltung ist dabei, in ein neues Zeitalter einzutreten.

Die Umsetzung der „Digitalen Verwaltung“ ist in vollem Gange. Der Fokus liegt auf der Einführung der elektronischen Akte. Aber was ist mit dem Bürger? Kann er in naher Zukunft „nur“ noch digital mit seiner Verwaltung kommunizieren? Wir glauben nicht, dass es damit getan ist, dem Bürger eine DE-Mail-Adresse anzubieten und die für ihn bestimmten Dokumente in einem Online-Portal zur Verfügung zu stellen. Dies wird nicht funktionieren!

Der „mündige“ Bürger wird selbst entscheiden, wie er seine Verwaltung anspricht und wie er seine Post empfangen möchte – sei es schriftlich, per E-Mail, über Messenger, als Sprachnachricht, über ein Portal oder über Social Media.

Doch wie können Verwaltungsprozesse schneller, kostengünstiger und vor allem bürgerfreundlicher gestaltet werden? Wie können Kommunikationskanäle – egal ob physisch oder digital – gleichermaßen effizient und effektiv bedient werden? Wo fängt man an?

Unserer Meinung nach in der Poststelle der Verwaltung. Die klassische Poststelle wird zum digitalen Zentrum der Verwaltungskommunikation. Jegliche Eingangspost – egal ob physisch oder digital – wird verarbeitet, automatisch dem richtigen Verwaltungsprozess zugeordnet und an das Archivsystem ­(eAkte) weitergeleitet. Das Archiv sorgt dabei für eine gesetzeskonforme und optimierte Handhabung von Dokumenten.

Jeder Bürger erhält einen elektronischen Briefkasten, in den die Verwaltung aber auch andere Versender die Post an den Bürger „einwerfen“ kann. Die elektronische Zustellung erfolgt anhand der Postadresse des Bürgers.

Der Bürger erhält die Antwort auf sein Anliegen über den Kanal seiner Wahl. Egal ob per Brief, per Mail oder jedes andere beliebige Medium. Die Verwaltung – angepasst an die Bedürfnisse des Bürgers – so sieht Zukunft aus.

* Peter A. Vorgel, Vorsitzender der Geschäftsleitung der tsm total-sourcing-management

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