Best Practice: Lastenheft zur Entwicklung einer Lernsoftware

BISG unterstützt IT-Projekt bei Handwerkervertretung

| Autor / Redakteur: Andreas Jung / Susanne Ehneß

Die Anforderungen an ein fertiges Produkt müssen in einer Ausschreibung genau ausformuliert sein, damit von Beginn an die passenden IT-Dienstleister angesprochen werden
Die Anforderungen an ein fertiges Produkt müssen in einer Ausschreibung genau ausformuliert sein, damit von Beginn an die passenden IT-Dienstleister angesprochen werden (© PhotographyByMK - stock.adobe.com)

Die BWHM hat sich ein ungewöhnliches Projekt vorgenommen: die Entwicklung einer Lernsoftware für den Einsatz im schulischen Umfeld. Bei der Suche nach verlässlichen Partnern wurde klar, dass ein detailliertes IT-Lastenheft die Grundlage für die Ausschreibung des Projektes sein muss. Hierfür nutzte die BWHM das Know-how zweier externer Sachverständiger des BISG.

Das Handwerk in Baden-Württemberg ist in acht Handwerkskammern und 59 Fachverbänden organisiert. Der Baden-Württembergische Handwerkstag ist ein eingetragener Verein und bildet die gemeinsame Arbeitsplattform der Handwerkskammern und -verbände. Er vertritt die Interessen von rund 133.000 Handwerksbetrieben gegenüber Politik und Öffentlichkeit. Die Beratungs- und Wirtschaftsförderungsgesellschaft für Handwerk und Mittelstand (BWHM) ist eine Tochtergesellschaft des Baden-Württembergischen Handwerkstages und wurde von den baden-württembergischen Handwerkskammern Heilbronn-Franken, Konstanz, Mannheim Rhein-Neckar-Odenwald, Region Stuttgart, Reutlingen und Ulm mit der Erstellung einer Lernsoftware für den Einsatz in Schulen beauftragt.

Als die BWHM das Projekt anging, entschied sie, auf die Unterstützung von externen Sachverständigen zurückzugreifen. Lernsoftware, vor allem spielerische Lernprogramme, oder Lernspiele werden schnell zu hochkomplexen IT-Projekten, die sehr lange Entwicklungszeiten und eine solide theoretische Grundlage benötigen. Das gilt umso mehr, wenn die Software später in dem streng regulierten Umfeld Schule eingesetzt werden soll. Ergo: Je länger ein Projekt dauert, desto wichtiger ist es, den richtigen Entwickler zu finden.

Gesucht: ein objektiver Partner ohne Eigeninteresse

Um diese Entwickler allerdings zu finden, bedarf es einer aussagekräftigen Ausschreibung. Die Anforderungen an das fertige Produkt müssen genau ausformuliert sein, damit von Beginn an die passenden IT-Dienstleister angesprochen werden. Die Grundlage einer solchen Ausschreibung ist üblicherweise ein IT-Lastenheft. Doch vor der Erstellung des Lastenheftes galt es für die sechs auftraggebenden Handwerkskammern, eine grundlegende Frage zu beantworten: Welche Fachkraft soll die Anforderungen sammeln und das Lastenheft erstellen?

„Hierfür suchten wir nach einem Partner, der neutral, objektiv und ohne Eigeninteresse ein Lastenheft erstellen kann und uns gegebenenfalls in dem folgenden Prozess beratend zur Seite steht“, erklärt Julia Weber, Projektleiterin bei der BWHM GmbH. „Es sollte auch ein Partner sein, der später nicht die Umsetzung des eigentlichen Projektes übernehmen würde.“ Bei einer Recherche im Internet wurden Julia Weber und ihr Team auf den Bundesfachverband der IT-Sachverständigen und -Gutachter e.V. (BISG) aufmerksam. „Der BISG ist ein Netzwerk, das sich aus IT-Experten unterschiedlicher Ausrichtung und Expertise zusammensetzt. Das bedeutet für uns als Kunden, dass wir ganz spezifische Kompetenzen aus dem Netzwerk ziehen konnten. Daher haben wir uns entschieden, eine Anfrage an den BISG zu stellen“, sagt Julia Weber.

Lastenheft in zwei Modulen

Der BISG stellte der BWHM zunächst einen Ansprechpartner zur Seite. Mit diesem wurde vorab geklärt, welche Dienstleistungen genau benötigt werden und um welche Art Projekt es sich handelt. Daraufhin wurden vom BISG geeignete Sachverständige ausgesucht und Julia Weber und ihrem Team vorgeschlagen. Um die Auswahl zu erleichtern, stellt der BISG grundsätzlich eine ausführliche Übersicht über die Kompetenzen und Spezialgebiete der Kandidaten sowie ihrer Referenzen zusammen. „Die Kompetenzen haben sehr gut zu dem gepasst, was wir uns vorgestellt haben. Dementsprechend haben wir beschlossen, den Prozess mit den beiden Erstvorschlägen, André Dressler und Jan-Thomas Hulha, zu gestalten“, sagt Julia Weber.

Die Erstellung des IT-Lastenheftes verlief in zwei Modulen: Das erste Modul beinhaltet die Erstellung einer Grobstruktur für das Lastenheft und stellt gleichzeitig die Grundlage für die Kostenberechnung des zweiten Moduls dar.

Das zweite Modul besteht darin, diese Grobstruktur zu verfeinern und mit den konkreten Inhalten zu füllen. Die Arbeit am zweiten Modul war erwartungsgemäß wesentlich umfangreicher als die Arbeit für das erste. Zu beiden Modulen erhält der Auftraggeber von den BISG-Sachverständigen in jedem Fall einen separaten Kostenvoranschlag. Die gesamte Erstellung des Lastenheftes hat in diesem Fall zwischen zwei und drei Monaten in Anspruch genommen.

Auf Wunsch stellt der BISG auch Hilfe bei in Schieflage geratenen IT-Projekten zur Verfügung oder begleitet ein IT-Projekt von vornherein beratend. Nach dem Abschluss des Lastenheftes hätte die BWHM also auch weiterhin auf die Beratung der beiden BISG-Sachverständigen zurückgreifen können. „Das war in unserem Fall aber nicht notwendig“, erklärt Julia Weber. „Es hat sich im weiteren Verlauf des Projektes herausgestellt, dass das Lastenheft sehr detailliert war. Die Ausschreibung auf dieser Grundlage verlief dementsprechend erfolgreich: Wir haben mit dem Spieleentwickler Gentle Troll Entertainment GmbH und dem Fachbereich „Serious Games – Kompetenzförderung durch adaptive Systeme“ der Universität Ulm zwei sehr kompetente Partner gefunden. Der Fachbereich Serious Games ist in unserem Projekt für das didaktische Konzept und die Evaluation der Lernsoftware zuständig. Gentle Troll Entertainment sind als Game Designer und Entwickler an Bord und auf Lernspiele mit hohem Anspruch spezialisiert. Wir liefern die fachlichen Inhalte und die Zielvorgaben. Die Erstellung des Pflichtenheftes und die spätere Umsetzung des Projektes konnten daher ohne weitere Unterstützung durch den BISG erfolgen“, fasst Julia Weber ihre Erfahrungen zusammen.

Fazit

Bevor die BWHM GmbH die Idee der sechs Handwerkskammern, eine eigene Lernsoftware für den Einsatz in Schulen zu entwickeln, in die Tat umsetzte, hat sie sich zwei neutrale Sachverständige des BISG zur Erstellung eines IT-Lastenheftes an Bord geholt. Die Erstellung des Heftes hat zwischen zwei und drei Monate gedauert.

Das Ergebnis war allerdings die Grundlage für das komplette weitere Projekt: die Ausschreibung, Auswahl der Partner, Erstellung des Pflichtenheftes und die eigentliche Entwicklung der Software. Eine weitere Unterstützung des Projektes vonseiten des BISG oder eines anderen IT-Beraters war aufgrund dieser Vorbereitung nicht nötig.

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