Beta Systems unterstützt DVZ Schwerin

Bindeglied auf dem Weg zur elektronischen Akte

| Autor / Redakteur: Frank Zscheile / Susanne Ehneß

DMS und Vorgangsbearbeitung

Ants Finke, IT-Verantwortlicher bei der DVZ: „Im BEATA-Projekt führen wir derzeit die elektronische Vorgangsbearbeitung mit digitaler Zahlfallakte im Landesbesoldungsamt ein. Beta Systems bietet uns mit seinen Produkten hier einen Adapter, über den wir Ausgaben aus dem Besoldungsverfahren dem Gesamtsystem zuverlässig zur Verfügung stellen können.“
Ants Finke, IT-Verantwortlicher bei der DVZ: „Im BEATA-Projekt führen wir derzeit die elektronische Vorgangsbearbeitung mit digitaler Zahlfallakte im Landesbesoldungsamt ein. Beta Systems bietet uns mit seinen Produkten hier einen Adapter, über den wir Ausgaben aus dem Besoldungsverfahren dem Gesamtsystem zuverlässig zur Verfügung stellen können.“ (Bild: DVZ)

Über die Darstellung des BVL-Outputs hinaus beschäftigt sich das DVZ für das Landesbesoldungsamt und andere Behörden seit längerer Zeit mit dem Thema DMS und Vorgangsbearbeitung. Basis ist ein Kabinettsbeschluss zur Einführung des Vorgangsmanagements in allen Landesministerien.

In dem Projekt BEATA (Bezüge elektronisch anweisen, transportieren und archivieren) kommt als eGovernment-Basiskomponente die Suite „Domea“ von OpenText gemeinsam mit den Produkten „Beta 93“ und „Beta UX“ sowie einer Reihe weiterer Komponenten zum Einsatz. Das Projekt hat die Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung mit digitaler Zahlfallakte zum Landesbesoldungsamt (LBA) bis 2015 zum Ziel.

Noch führt das LBA für jeden Zahlungsempfänger eine sogenannte Zahlfallakte in Papierform. 65.000 Stück sind es derzeit, die das Amt zum Teil schon als Mikrofilm archiviert. Zusammen mit dem Schriftverkehr mit personalführenden Dienststellen des Landes und den Gehaltszetteln fallen im Posteingang und -ausgang des Amtes jährlich sechs Millionen Seiten an. Durch elektronische Zahlfallakte und Vorgangsbearbeitung soll die papierbasierte Arbeit mit all ihren Nachteilen abgelöst werden.

Teil einer Gesamtlösung

BEATA ist eine integrierte Anwendung aus verschiedenen Bestandteilen. Als Generalunternehmer hat Beta Systems mit den Produkten „Beta 93“, „Beta UX“ und dem Konverter „Docbridge Mill“ von Compart dafür einen Adapter entwickelt, über den BVL seine Berechnungsergebnisse dem BEATA-Gesamtsystem zur Verfügung stellt. Dieses besteht aus Domea, BVL, der Oracle-SOA-Suite als dem die Komponenten verbindenden Service-Bus, einer Scanstrecke und einem Archivsystem. In einer zweiten Stufe sollen Portale für Beschäftigte und Dienststellen hinzukommen. Christian Staack, Technischer Projektleiter beim DVZ, erklärt: „Die Beta-Systems-Lösungen nutzen wir für Transport und Formatanpassung. BVL produziert seine Ausgaben über Beta 92 und 93. Der Konverter wandelt sie vom AFP-Datenstrom in das PDF-Format um. Das Beta UX kann nun die Metadaten auslesen. Den gesamten Datenstrom zerteilt die Lösung von Beta Systems, damit er sich den einzelnen Zahlfallakten zuordnen lässt.“

Höchstgeschwindigkeit

Vor ihrer Einführung unterzog die DVZ die Produkte von Beta Systems einem zweistufigen Tauglichkeitstest. In der ersten Phase ging es um die funktionale Bewertung: Lassen sich die BVL-Outputdaten auch später korrekt der Zahlfallakte zuordnen? Hier können Nuancen entscheiden: Treten Verschiebungen zwischen den einzelnen Stammblättern von nur einigen wenigen Pixeln auf, funktioniert die Trennung nicht mehr sauber, und auf der nächsten Seite werden Informationen unter Umständen falsch wiedergegeben. Was dann als Metadaten an das Vorgangsbearbeitungssystem übergeben wird, führt letztlich zu fehlerhaften Indizes und damit falschen Suchergebnissen im Vorgangsbearbeitungssystem. Es muss also äußerst akkurat getrennt werden. Beta Systems bestand den Test. „Zwar waren kleine Nachjustierungen nötig, aber die Zusammenarbeit mit dem Team von Beta Systems war hier außerordentlich gut“, findet Christian Staack.

In der zweiten Teststufe ging es um pure Geschwindigkeit. Aus BVL produziert das DVZ Stammblätter für Tausende Beschäftigte der gesamten Landesverwaltung. Druckoutput und Formatanpassung müssen also schnell sein und bis 100.000 Seiten pro Minute bearbeiten können. „Wir waren sehr erleichtert, dass die Beta-Systems-Lösung dies dann in der Praxis in der gewünschten Performance auch schaffte“, so Staack.

Ergänzendes zum Thema
 
Das Projekt

Im März 2014 soll die Lösung im Besoldungsamt in den Echtbetrieb gehen. BEATA ist als Musterprojekt gedacht, sein Konstruktionsprinzip lässt sich relativ leicht auf weitere Formen der Sachbearbeitung in anderen Behörden übertragen. Prädestiniert dafür sind solche, die mit Antragsverfahren zu tun haben, wo also begleitende Dokumente zwischen verschiedenen Bearbeitern hin- und hergehen. Die Formatumwandlung müsste dafür mit weiteren Konnektoren versehen werden.

„Beta Systems bestand den zweistufigen Tauglichkeitstest für die Verarbeitung hunderttausender Seiten aus dem Besoldungsverfahren ohne Performanceprobleme“, so Christian Staack, technischer Projektleiter bei der DVZ.
„Beta Systems bestand den zweistufigen Tauglichkeitstest für die Verarbeitung hunderttausender Seiten aus dem Besoldungsverfahren ohne Performanceprobleme“, so Christian Staack, technischer Projektleiter bei der DVZ. (Bild: DVZ)

„Jede Fachanwendung erzeugt andere Druckformate. Diese müssen wir in den Konverter einlesen und von ihm in das benötigte Ausgabeformat verwandeln lassen. Eine vergleichsweise geringe Anpassung“, meint Ants Finke und skizziert damit das Potenzial, welches die DVZ GmbH mit der Beta-Systems-Lösung für einen Einsatz in ganz Mecklenburg-Vorpommern sieht. Die Sachbearbeitung in nachgeordneten Behörden wird sich damit weiter vereinfachen, und die Geschwindigkeit von Antragsprozessen erhöht sich. Den Bürger wird's freuen.

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