„Amortisierung der Investitionen ab dem dritten Jahr“

Bewerbungsmanagement bei den Stadtwerken Halle

| Redakteur: Susanne Ehneß

Halle an der Saale
Halle an der Saale (Bild: pure-life-pictures_Fotolia.com)

Eine Business-Process-Management-Lösung reduziert bei den Stadtwerken Halle Zeitaufwand und Kosten bei der Auswahl und Einstellung von Mitarbeitern. Künftig soll die Lösung an SAP angebunden werden und die Bewerbungsunterlagen automatisch in die digitale Personalakte übernehmen.

Die Stadtwerke in Halle an der Saale bietet sämtliche Leistungen der kommunalen Daseinsvorsorge: die Energie-und Wasserversorgung, den öffentlichen Personennahverkehr, Wertstofferfassung, Abwasserbeseitigung, Winterdienst, Logistik-, Deponie- und Infrastrukturleistungen sowie Datenverarbeitungsservices, Bäderbetrieb und Stadtbeleuchtung. Um als Arbeitgeber vor allem für junge Menschen attraktiv zu bleiben, wurden die Bewerbungsverfahren digitalisiert.

Herausforderungen

Der Bedarf war da. „Wir sind der größte Arbeitgeber in der Region“, erklärt Matthias Schubert, verantwortlicher Mitarbeiter der Stadtwerke Halle für das Business-Process-Management (BPM)-Projekt. „Wir erhalten rund 3.000 Bewerbungen pro Jahr, bis zu 800 davon allein zwischen Mitte August und Ende September, wenn wir Auszubildende für das kommende Ausbildungsjahr suchen. Wir haben dann zwei Monate Zeit, um Eignungstests abzuhalten, Einstellungsgespräche zu führen und eine Auswahlentscheidung zu treffen.“

Die Herausforderungen waren damit klar definiert. Im Auswahlverfahren setzte sich das BPM-System von OpenText durch. „Wir betreuen im Personalmanagement vierzehn verschiedene Unternehmen unterschiedlicher Größe unter einem Dach. In einigen Fällen wird der Betriebsrat in den Auswahlprozess eingebunden, in anderen nicht. Manchmal wollen die Führungskräfte die Unterlagen ihrer künftigen Mitarbeiter schon zu einem frühen Zeitpunkt im Auswahlverfahren sehen, manchmal erst später“, erklärt Schubert. „Der Prozess lässt sich daher nicht in eine starre Lösung gießen.“

Außerdem mussten die Stadtwerke die Felderauswahl in den Online-Formularen den verschiedenen Bewerberprofilen entsprechend flexibel gestalten können. Da sich die Auszubildenden öfters für mehrere Ausbildungsberufe bewerben, musste berücksichtigt werden, dass Termineinladungen für berufsübergreifende Einstellungs- und Tauglichkeitstests nur einmal verschickt werden.

Mehrfacher Nutzen

„Diese individuellen Anpassungen ließen sich mit der BPM-Lösung von OpenText einfach und genau umsetzen“, zeigt sich Schubert überzeugt. „Außerdem haben wir jetzt eine Plattformlösung im Haus, die wir in Zukunft auch für andere Prozesse nutzen können.“ So nutzen die Stadtwerke Halle die OpenText-Lösung zur Bildung eines Bewerberpools, um dadurch auch kurzfristig Stellen besetzen zu können.

In Zukunft soll die Lösung zudem verstärkt für Auswertungen genutzt werden, um das Personalmarketing zu optimieren. Auch die Anbindung an SAP ist geplant, um die Stammdaten der neuen Mitarbeiter automatisch zu übernehmen. Zudem sollen die Unterlagen der Bewerber automatisch in die digitale Personalakte eingepflegt werden.

Laut Stadtwerke entfalle ein mittlerer vierstelliger Betrag pro Jahr allein an Portokosten. Hinzu kämen die Einsparungen bei Papier und Druck. Insgesamt rechnen die Stadtwerke Halle mit einer Amortisierung der Investitionen bereits ab dem dritten Jahr.

Online-Bewerbungen

Liefen Bewerbungen zuvor per eMail, Brief oder Fax ein oder wurden persönlich abgegeben, so ist nun auch eine Online-Bewerbung möglich. Zwei Bewerberportale – für interne und externe Stellenausschreibungen – steuern die Stadtwerke Halle mit der BPM-Lösung.

Ein Berechtigungskonzept soll dafür sorgen, dass eingehende Bewerbungen sofort an die insgesamt sieben zuständigen Mitarbeiter zur Bearbeitung weitergeleitet werden. Durch einen Blick auf das Dashboard sehen die Mitarbeiter den aktuellen Stand jeder eingegangenen Bewerbung.

„In der Vergangenheit konnte es schon einmal vorkommen, dass Bewerbungen länger liegengeblieben sind, ohne dass eine Eingangsbestätigung verschickt wurde“, räumt Schubert ein. „Heute passiert das nicht mehr, und die Bewerberinnen und Bewerber bekommen den Eingang ihrer Unterlagen automatisch vom System bestätigt.“

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