1. Die beweissichere Langzeitspeicherung ist gemäß eGovernment-Gesetz Pflicht!
2. Der Aufwand für Umsetzung und Betrieb ist begrenzt! Eine Langzeitspeicherung anhand von TR-ESOR und OAIS ist standardisiert mit definierten Komponenten, Prozessen, Formaten und Schnittstellen.
3. Der Beweiswert bleibt erhalten! Der eindeutige Nachweis von Authentizität und Integrität ist essenziell, um Aufbewahrungspflichten ordnungsgemäß und gerichtsfest zu erfüllen.
4. Datenverluste werden vermieden! TR-ESOR und OAIS ermöglichen die Datenerhaltung.
5. Interoperabilität und Investitionssicherheit werden gefördert! TR-ESOR und OAIS ermöglichen die Aufbewahrung elektronischer Unterlagen hersteller- und softwareunabhängig.
6. Die Vorgangsbearbeitung wird verbessert! Vollständige elektronische Akten, klare Regelungen und Verantwortlichkeiten sind Basis einer langfristigen Verfügbarkeit von Akten.
7. Wichtige Unterlagen werden frühzeitig beweissicher gespeichert! Die TR-ESOR sichert zum Beispiel De-Mails oder gescannte Dokumente frühzeitig.
8. Verbesserter Zugriff auf alle Daten! Die standardisierte, zeitnahe Ablage entlastet Fachverfahren bei jederzeitigem Zugriff auf die Dokumente im Aktenzusammenhang.
9. Die Effizienz der Verwaltungsarbeit wird verbessert! Die frühe beweissichere Speicherung abgeschlossener Dokumente unterstützt medienbruchfreie Prozesse.
10. Erfahrungen können genutzt werden! In Bund und Ländern werden Dienste zur Langzeitspeicherung bereits aufgebaut, etwa beim Bundesministerium für Gesundheit, der Bundesagentur für Arbeit, beim Bundesarchiv, in Bayern oder beim DVZ M-V in Schwerin.
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Stand vom 30.10.2020
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