eProcurement Beschaffungswesen mit dem PEPPOL-Standard

Autor / Redakteur: Stefan Köhler / Manfred Klein

Die EU-Vergaberichtlinie verlangt von den Mitgliedsstaaten, dass Vergabestellen und öffentliche Auftraggeber bis 2018 elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ist PEPPOL hier ein Konkurrent der eRechnung?

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Wird PEPPOL der eProcurement- und Beschaffungsstandard der Europäischen Union?
Wird PEPPOL der eProcurement- und Beschaffungsstandard der Europäischen Union?
(Bild: © sljubisa/ Fotolia.com)

Mitarbeiter in Behörden vergeben an eine Vielzahl von Unternehmen Aufträge. Dabei regeln Gesetze und Verordnungen das Verfahren umfassend. Eine dieser EU-Richtlinien besagt, dass Vergabestellen und öffentliche Auftraggeber bis 2018 in der Lage sein müssen, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. In vielen europäischen Ländern wird dafür bereits der Standard PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine) eingesetzt. Auch für deutsche Behörden und Ämter ist eine Einführung bereits zum jetzigen Zeitpunkt empfehlenswert. Denn damit können sie auch in Zukunft mit den bewährten internationalen Vertragspartnern zusammenarbeiten und dabei von einem effizienten, einfachen digitalen Beschaffungs- und Rechnungswesen profitieren.

Die umfassende Digitalisierung und Vernetzung führt auch bei Behörden zu zahlreichen neuen Anforderungen und umfangreichen Prozessänderungen. Diese betreffen alle Abteilungen, insbesondere auch den Einkauf als zentrale Schnittstelle zu internen und externen Stellen. Er muss sich ebenso wie die IT-Abteilung von einem „Erfüller von Aufträgen“ zu einem „Strategen für effiziente Geschäftsprozesse“ wandeln. Dies zeigt unter anderem die Studie „Einkauf 4.0 – Digitalisierung des Einkaufs“ des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik sowie des Fraunhofer-Instituts für Materialfluss und Logistik IML.

Demnach werden operative Einkaufsprozesse nahezu komplett ­digitalisiert bis hin zur Autonomisierung. Der strategische Einkauf steuert und überwacht diese Prozesse dann nur noch. Die Anforderungen und Erwartungen an den strategischen Einkauf wachsen – und damit die Forderung nach einem erhöhten Wertbeitrag. Der gemeinsame Blick von öffentlicher Institution und Lieferanten auf den gleichen Datensatz mit den gleichen Analyse-Möglichkeiten verbessert die Kommunikation untereinander und führt zu effizienteren Entscheidungen. Dabei muss der Einkauf künftig in Echtzeit reagieren und aussagekräftige Informationen zum gesamten Prozess geben können.

Dies ist mit den traditionellen analogen Prozessen für das Beschaffungs- und Rechnungswesen nicht möglich. Nur digitalisierte und mit den Lieferanten vernetzte Lösungen können aktuelle und künftige Anforderungen an eine transparente, effiziente Beschaffung erfüllen. Doch dabei sind entsprechende Standards einzuhalten, damit alle Beteiligten reibungslos die eingesetzten Formate lesen und bearbeiten können. Daher sind alle Daten, die zur Auftragsabwicklung gebraucht werden, auf einen einheitlichen Standard umzustellen.

Ein EU-weiter Standard?

Dazu bietet sich zum Beispiel das Rahmenwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) an. Es wurde 2012 von der EU zur Vereinfachung der internationalen Geschäftsbeziehungen zwischen öffentlichen Einrichtungen sowie kleinen und mittelständischen Unternehmen erstellt. In Großbritannien hat der Staatliche Gesundheitsdienst (NHS) diesen Standard für seine Lieferanten von medizinischen und In-Vitro-Geräten bereits seit 30. September 2016 verpflichtend vorgeschrieben. Auch in skandinavischen Ländern sowie in Österreich, den Niederlanden, Frankreich und Polen wird der PEPPOL-Standard schrittweise eingeführt. Erste Pilotprojekte zeigen auch hier die klaren Vorteile des Standards, der auf der bewährten Technologie EDI (Electronic Data Interchange, Elektronischer Daten-Austausch) basiert. Diese wird zum Beispiel in der Automobilbranche bereits seit vielen Jahren für die digitale Beschaffung eingesetzt.

Die größte Stärke dieses Verfahrens liegt in der weitgehenden Automatisierung der Erstellung, Übertragung und Bearbeitung von Geschäftsdaten. Diese basieren auf Standards für konkrete Vereinbarungen und Verfahren zum digitalen Austausch der Daten zwischen den Geschäftspartnern. Dies ermöglicht eine vollständig automatisch ablaufende Kommunikation zwischen öffentlichen Einrichtungen und externen Lieferanten.

EDI in der Praxis

Wie sieht das in der Praxis aus? Die Mehrheit der Bestellungen besteht in der Regel aus allgemeinen indirekten Käufen. 80 Prozent besitzen einen kleinen bis mittel­großen Wert, zum Beispiel Schreibwaren, Verbrauchsmaterial oder kleinere Bauteile. Diese Einkäufe lassen sich über ein Warenwirtschaftssystem automatisch abwickeln. Das System stellt fest, dass bei einem bestimmten Produkt im Lager eine zuvor festgelegte Menge unterschritten wird. Ist es EDI-konform, sendet das System die Bestellung einer ebenfalls vorgegebenen Menge selbstständig an den Lieferanten.

Dessen ERP-System empfängt die Datei, überträgt die Bestellung in die zentrale Datenbank und bestätigt den Eingang an das Warenwirtschaftssystem der öffentlichen Institution. Für sämtliche Prozessschritte ist kein manueller Arbeitsschritt mehr nötig. Zudem wird zu keinem Zeitpunkt ein Papierdokument oder PDF erzeugt, das sich nur von Menschen lesen und interpretieren lässt, wie dies etwa bei einer Faxübertragung der Fall ist. Damit entstehen keine Medien­brüche mehr. Dies steigert deutlich die Effizienz und reduziert die Zahl von Eingabe- und Übertragungsfehlern erheblich.

Gleiches gilt natürlich auch für den anschließenden Lieferprozess. Dieser wird umgekehrt vom System des Zulieferers angestoßen, der dem EDI-System des Käufers den Zeitpunkt der Lieferung sowie den damit verbundenen Abrechnungsprozess automatisch übermittelt. Damit werden Nachfragen oder langwierige Diskussionen zwischen den Geschäftspartnern vermieden. Diese werden auf Wunsch durch die Systeme von den Vorgängen unterrichtet und können bei Bedarf manuell eingreifen. Doch dies ist bei gut implementierten und konfigurierten Systemen nur in Ausnahmefällen nötig.

Mehrwert durch PEPPOL?

PEPPOL ist aber mehr als nur ein weiterer EDI-Standard. Das Rahmenwerk bietet zusätzlich eine ­Infrastruktur für standardisierte Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozesse. Dazu zählt eine Plattform zur Vernetzung aller Beteiligten über eigens zertifizierte Zugangspunkte. Entsprechende Richtli­nien sorgen dafür, dass der Datenaustausch reibungslos erfolgt. Öffentliche Institutionen können den dafür nötigen EDI Integration Server im eigenen Haus betreiben oder als Dienstleistung von einem zertifizierten Anbieter nutzen.

Während bei EDI einzelne Verbindungen zu den Partnern nötig sind, funktioniert PEPPOL über einen einzigen Zugangspunkt, der von einem Anbieter zur Verfügung gestellt wird und die gesendeten Daten an den jeweiligen Geschäftspartner leitet. In der Regel fallen dabei nur Kosten für die einma­lige Installation der Verbindung zwischen Behörde und Zugangsanbieter und eine geringe Rate pro Daten­übertragung an.

Ein weiterer Vorteil von PEPPOL ist, dass die eingehenden Daten überprüft werden. Entspricht ein übermitteltes Dokument dabei nicht dem Standard oder tauchen Ungereimtheiten auf, wird dies dem Sender sofort mitgeteilt. Dabei ist auch ein automatischer Abgleich von Bestellung, Rechnung und Zustellbenachrichtigung möglich. Dies beschleunigt die Bezahlvorgänge und reduziert Lieferzeiten, wodurch wiederum weniger Produkte im Lager vorgehalten werden müssen. Eine einfachere Bestandsverwaltung und bessere Nachverfolgbarkeit der Waren vermeiden auch Abfall und Kosten. Zudem werden die Mitarbeiter im Beschaffungswesen von Routine­aufgaben wie Bestandsführung oder regelmäßigen Bestellungen entlastet.

Da es sich bei PEPPOL um einen internationalen Standard handelt, erleichtert und automatisiert er den grenzüberschreitenden Handel – für den gesamten Prozess von der Bestellung über die Lieferung bis zur Bezahlung. So lassen sich mit minimalem Aufwand neue Geschäftsbeziehungen auf nationaler und internationaler Ebene knüpfen. Angesichts knapper Budgets können öffentliche Institutionen damit schnell und effektiv günstigere Anbieter für die benötigten Produkte finden, um Kosten zu senken.

Fazit

Auch wenn in Deutschland derzeit noch keine verpflichtende Einführung von PEPPOL geplant ist, sollten sich öffentliche Institutionen schon jetzt damit beschäftigen. Denn einerseits bietet es beträchtliches Potenzial zur Einführung kosteneffizienter und weitgehend automatischer Prozesse im Beschaffungs- und Rechnungswesen. Andererseits bildet es in einigen Ländern schon eine Voraussetzung für internationale Ausschreibungsverfahren. Zudem erwarten Experten die Verabschiedung einer EU-weiten Gesetzgebung, welche die Standardisierung von Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozessen für öffentliche Einrichtungen vorschreibt. Und dieser Standard dürfte PEPPOL sein.

Mehr Informationen zu PEPPOL gibt es auf der Webseite der Europäischen Kommission.

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