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Beschaffungswesen mit dem PEPPOL-Standard

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Dessen ERP-System empfängt die Datei, überträgt die Bestellung in die zentrale Datenbank und bestätigt den Eingang an das Warenwirtschaftssystem der öffentlichen Institution. Für sämtliche Prozessschritte ist kein manueller Arbeitsschritt mehr nötig. Zudem wird zu keinem Zeitpunkt ein Papierdokument oder PDF erzeugt, das sich nur von Menschen lesen und interpretieren lässt, wie dies etwa bei einer Faxübertragung der Fall ist. Damit entstehen keine Medien­brüche mehr. Dies steigert deutlich die Effizienz und reduziert die Zahl von Eingabe- und Übertragungsfehlern erheblich.

Gleiches gilt natürlich auch für den anschließenden Lieferprozess. Dieser wird umgekehrt vom System des Zulieferers angestoßen, der dem EDI-System des Käufers den Zeitpunkt der Lieferung sowie den damit verbundenen Abrechnungsprozess automatisch übermittelt. Damit werden Nachfragen oder langwierige Diskussionen zwischen den Geschäftspartnern vermieden. Diese werden auf Wunsch durch die Systeme von den Vorgängen unterrichtet und können bei Bedarf manuell eingreifen. Doch dies ist bei gut implementierten und konfigurierten Systemen nur in Ausnahmefällen nötig.

Mehrwert durch PEPPOL?

PEPPOL ist aber mehr als nur ein weiterer EDI-Standard. Das Rahmenwerk bietet zusätzlich eine ­Infrastruktur für standardisierte Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozesse. Dazu zählt eine Plattform zur Vernetzung aller Beteiligten über eigens zertifizierte Zugangspunkte. Entsprechende Richtli­nien sorgen dafür, dass der Datenaustausch reibungslos erfolgt. Öffentliche Institutionen können den dafür nötigen EDI Integration Server im eigenen Haus betreiben oder als Dienstleistung von einem zertifizierten Anbieter nutzen.

Während bei EDI einzelne Verbindungen zu den Partnern nötig sind, funktioniert PEPPOL über einen einzigen Zugangspunkt, der von einem Anbieter zur Verfügung gestellt wird und die gesendeten Daten an den jeweiligen Geschäftspartner leitet. In der Regel fallen dabei nur Kosten für die einma­lige Installation der Verbindung zwischen Behörde und Zugangsanbieter und eine geringe Rate pro Daten­übertragung an.

Ein weiterer Vorteil von PEPPOL ist, dass die eingehenden Daten überprüft werden. Entspricht ein übermitteltes Dokument dabei nicht dem Standard oder tauchen Ungereimtheiten auf, wird dies dem Sender sofort mitgeteilt. Dabei ist auch ein automatischer Abgleich von Bestellung, Rechnung und Zustellbenachrichtigung möglich. Dies beschleunigt die Bezahlvorgänge und reduziert Lieferzeiten, wodurch wiederum weniger Produkte im Lager vorgehalten werden müssen. Eine einfachere Bestandsverwaltung und bessere Nachverfolgbarkeit der Waren vermeiden auch Abfall und Kosten. Zudem werden die Mitarbeiter im Beschaffungswesen von Routine­aufgaben wie Bestandsführung oder regelmäßigen Bestellungen entlastet.

Da es sich bei PEPPOL um einen internationalen Standard handelt, erleichtert und automatisiert er den grenzüberschreitenden Handel – für den gesamten Prozess von der Bestellung über die Lieferung bis zur Bezahlung. So lassen sich mit minimalem Aufwand neue Geschäftsbeziehungen auf nationaler und internationaler Ebene knüpfen. Angesichts knapper Budgets können öffentliche Institutionen damit schnell und effektiv günstigere Anbieter für die benötigten Produkte finden, um Kosten zu senken.

Fazit

Auch wenn in Deutschland derzeit noch keine verpflichtende Einführung von PEPPOL geplant ist, sollten sich öffentliche Institutionen schon jetzt damit beschäftigen. Denn einerseits bietet es beträchtliches Potenzial zur Einführung kosteneffizienter und weitgehend automatischer Prozesse im Beschaffungs- und Rechnungswesen. Andererseits bildet es in einigen Ländern schon eine Voraussetzung für internationale Ausschreibungsverfahren. Zudem erwarten Experten die Verabschiedung einer EU-weiten Gesetzgebung, welche die Standardisierung von Bestell-, Liefer- und Rechnungsprozessen für öffentliche Einrichtungen vorschreibt. Und dieser Standard dürfte PEPPOL sein.

Mehr Informationen zu PEPPOL gibt es auf der Webseite der Europäischen Kommission.

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